La gestion simultanée de plusieurs projets (également appelée gestion de portefeuille de projets) est donc une discipline qui peut être développée et maîtrisée. Les gestionnaires de portefeuille doivent être capables de prioriser les tâches au sein des projets, de suivre la performance de leur équipe et d’allouer efficacement les ressources.

Comment gérer plusieurs projets

Jongler avec plusieurs projets en parallèle requiert des compétences particulières. La vidéo suivante, présentée par Jennifer Bridges, PMP, vous propose des conseils et des techniques pour garder toutes ces balles en l’air.

Jennifer y aborde les défis et les difficultés liés au travail sur plusieurs projets en même temps. Elle partage des conseils concrets, issus de situations réelles, pour réussir à gérer efficacement cette multiplicité de tâches.

• Définir en détail les objectifs et les ressources nécessaires pour tous les projets avant de les démarrer
• Mettre en place un moyen de suivre l’avancement tout au long du cycle de vie du projet pour chaque projet
• Gérer les dépendances et prévoir un mécanisme permettant de suivre et de documenter les changements

Une planification en amont permet également d’éviter les pièges suivants :

• Ne pas suivre les dépendances
• Surcharger ou surengager les ressources
• Réaffecter des ressources critiques à des projets jugés plus prioritaires
• Fixer des échéances irréalistes
• Ne pas atteindre les objectifs de gestion financière du projet
• Ne pas mettre à jour les plans ni redéfinir les références
• Avoir des priorités ou des incitations contradictoires

Maintenant que nous avons couvert les bases, passons en revue 10 stratégies qui vous aideront à gérer efficacement plusieurs projets.

Qui est responsable de la gestion de plusieurs projets ?

Lorsqu’il s’agit de gérer efficacement plusieurs projets, différents rôles interviennent pour coordonner leur exécution.

Chef de projet

La principale responsabilité d’un chef de projet est de gérer des projets individuels au sein d’un programme ou d’un portefeuille afin d’atteindre les objectifs du projet. Ce rôle consiste à planifier, exécuter et clôturer un projet spécifique, tout en pouvant se coordonner avec d’autres chefs de projet afin d’aligner les efforts sur les objectifs globaux du programme ou du portefeuille. Le chef de projet se concentre sur la prise de décision pour livrer le projet dans les délais, dans le périmètre défini et dans le respect du budget.

Chef de programme

Un chef de programme gère plusieurs projets connexes regroupés au sein d’un programme. Le programme est aligné sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le chef de programme est chargé de coordonner les activités et les dépendances entre les projets afin d’atteindre les objectifs globaux du programme. En plus d’éléments tels que le suivi du temps et l’allocation des ressources, il aide à résoudre les conflits, à réduire les risques et à conserver une vision d’ensemble au-delà des résultats de chaque projet pris individuellement.

Gestionnaire de portefeuille de projets

Le gestionnaire de portefeuille de projets est également responsable de la gestion multiprojets. Un portefeuille de projets peut regrouper des projets liés ou non entre eux, mais tous sont alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le gestionnaire de portefeuille aide à sélectionner, prioriser et superviser l’ensemble des projets du portefeuille. Il utilise l’allocation des ressources et l’arbitrage entre risques et bénéfices afin de maximiser la performance globale de l’organisation.

Bureau de gestion de projet (PMO)

Le PMO fournit des normes, une gouvernance et une supervision pour la gestion de plusieurs projets au sein d’une organisation. Il veille à ce que les pratiques de gestion de projet soient standardisées et alignées sur les objectifs stratégiques globaux. En termes de responsabilités, le PMO soutient les chefs de projet et les chefs de programme à l’aide de processus, d’outils et de cadres méthodologiques. Il supervise également les projets en cours afin de garantir leur conformité aux meilleures pratiques et aux standards de l’organisation.

Responsables fonctionnels ou chefs de département

Les responsables fonctionnels et les chefs de département dirigent des services spécifiques tels que le marketing, l’informatique ou la finance. Ils veillent à ce que leurs équipes apportent le soutien et l’expertise nécessaires aux différents projets tout en maintenant l’efficacité du département. Dans certains cas, ils gèrent également des collaborateurs qui travaillent sur plusieurs projets simultanément.

Responsable des ressources

Comme son intitulé l’indique, le responsable des ressources supervise la gestion et l’allocation des ressources sur plusieurs projets, qu’il s’agisse de personnes ou d’équipements. Il veille à ce que les équipes projet disposent des ressources humaines et matérielles nécessaires pour livrer les projets dans les délais et conformément aux standards de qualité. Le responsable des ressources arbitre entre les demandes concurrentes de différents projets et gère les conflits de ressources afin de réduire les goulets d’étranglement et de maximiser les bénéfices issus des projets et des programmes.

Avantages de l’exécution simultanée de plusieurs projets

Nous avons présenté ci-dessous quelques exemples des avantages liés à l’exécution et à la gestion de plusieurs projets en parallèle.

Meilleure optimisation des ressources

Lorsque les organisations mènent plusieurs projets en même temps, elles peuvent mieux utiliser les ressources disponibles, qu’il s’agisse des équipements, des technologies ou du personnel. Cela améliore l’efficacité et réduit les temps d’inactivité. Les économies d’échelle entrent également en jeu, car les ressources peuvent être partagées entre les projets, ce qui réduit les coûts par projet. Enfin, la gestion multiprojets permet d’utiliser les ressources à pleine capacité sans surcharger un projet en particulier.

Exécution plus rapide des initiatives stratégiques

La gestion de plusieurs projets accélère également l’atteinte des objectifs stratégiques, puisque différents éléments du plan global sont traités simultanément. L’entreprise peut ainsi progresser vers plusieurs objectifs en parallèle et découper des objectifs majeurs en projets plus petits. Les équipes travaillent alors de manière plus efficace et livrent de la valeur de façon incrémentale, sans attendre la fin d’un projet avant d’en commencer un autre.

Renforce la maturité en gestion de projet de l’organisation

Lorsque plusieurs projets sont exécutés simultanément, l’organisation est confrontée à des défis, des méthodologies et des flux de travail variés. À long terme, cela favorise le développement de compétences avancées en gestion de projet, notamment en communication avec les parties prenantes, en planification des ressources et en gestion des risques. Cela encourage également l’adoption de bonnes pratiques et la mise en place de standards facilitant la gestion de portefeuilles plus complexes à l’avenir.

Diversification des risques

En gérant plusieurs projets à la fois, les organisations peuvent répartir leurs ressources entre différentes initiatives, ce qui réduit le risque global. Par exemple, si un projet connaît des retards, des dépassements de budget ou des difficultés de marché, d’autres projets peuvent continuer à générer de la valeur. Cela limite la dépendance au succès d’un seul projet et réduit le risque global d’échec.

15 stratégies pour gérer plusieurs projets

Lorsque vous avez plus d’un projet à gérer, vous devez être efficace dans la gestion de votre temps sous peine de vous épuiser. Les tâches sont nombreuses, variées et souvent simultanées. C’est tout à fait possible, mais cela nécessite de suivre quelques bonnes pratiques.

1. Mettre en place un bureau de gestion de projet (PMO)

Un bureau de gestion de projet exerce un fort niveau de contrôle sur les projets. Il communique avec les parties prenantes et les clients, et définit puis maintient les standards de gestion de projet de l’entreprise. La mise en place d’un PMO permet de s’assurer que tous les projets sont livrés dans les délais et dans le respect du budget. Il peut s’agir d’une entité interne ou externe.

2. Utiliser un logiciel de gestion de projet

Disposer d’outils de gestion de projet donne aux responsables une visibilité complète sur l’ensemble des projets qu’ils pilotent. ProjectManager propose des fonctionnalités de gestion de portefeuille de projets, telles que des tableaux de bord de portefeuille, des feuilles de route et des rapports d’état de portefeuille. Ces outils offrent une visibilité en temps réel sur tous vos projets, permettent d’équilibrer les ressources entre plusieurs projets pour améliorer la productivité, et fournissent des rapports pour suivre l’avancement et la performance tout en tenant les parties prenantes informées. Commencez dès aujourd’hui gratuitement avec ProjectManager.

3. Mettre en place un processus d’initialisation des projets

Un processus d’initialisation des projets correspond à l’ensemble des activités par lesquelles les propositions de projet sont soumises à un bureau de gestion de projet (PMO) pour évaluation. Le PMO examine leur alignement stratégique, leur rentabilité potentielle et les risques associés.

4. Éviter le chevauchement des ressources

La gestion de nombreux projets mobilise un volume important de ressources. Celles-ci doivent être allouées avec soin afin d’éviter les chevauchements. Dans le cas contraire, cela aura un impact sur les calendriers, les budgets et peut même compromettre la rentabilité, voire la réussite du projet.

La première étape pour éviter le chevauchement des ressources consiste à définir des critères de priorisation des projets afin d’évaluer les différents projets d’un portefeuille et de déterminer où allouer en priorité les ressources limitées de l’organisation, telles que les personnes, les équipements ou les machines.

5. Identifier le chemin critique de chaque projet

Le chemin critique représente la durée minimale nécessaire pour achever un projet. Il est déterminé en identifiant les tâches essentielles. Cela aide les responsables à prioriser et à équilibrer les ressources entre leurs projets.

6. Constituer la bonne équipe pour chaque projet

Chaque projet est unique et doit disposer d’une équipe qui reflète ses besoins spécifiques. Veillez à constituer une équipe capable de travailler efficacement ensemble, tout en possédant les compétences et l’expérience nécessaires pour mener le projet à bien.

7. Planifier en amont

De la même manière que pour un projet unique, il est indispensable de planifier lorsque vous gérez plusieurs projets. Commencer la semaine sans préparation est le meilleur moyen de perdre le contrôle. Même avec une grande expérience, des facteurs imprévus peuvent rapidement perturber l’organisation, notamment des facteurs environnementaux de l’entreprise. Établissez donc des plans hebdomadaires, analysez le travail à venir et hiérarchisez-le. Identifiez les échéances à venir, échangez avec votre équipe et les parties prenantes. Les priorités évolueront probablement au jour le jour, mais une structure claire reste essentielle.

8. Communiquer de manière claire

La communication est le moteur de tout projet. Le plan de projet, les rapports d’état et bien d’autres livrables sont avant tout des outils de communication. La gestion de plusieurs projets vous place au centre des échanges entre de nombreuses équipes et parties prenantes. Il est donc crucial de les tenir informées et de guider vos équipes avec clarté, que ce soit en réunion, via un outil de gestion de projet ou à travers la documentation. N’oubliez pas que communiquer, c’est aussi écouter : recueillez les retours et faites preuve de réactivité.

9. Réviser et ajuster régulièrement

Les plans évoluent et les imprévus sont inévitables. S’accrocher rigidement au calendrier peut entraîner des dérives de planning, des dépassements de coûts ou une baisse de la qualité. Comme pour un projet unique, et d’autant plus lorsqu’il s’agit de plusieurs projets, il est essentiel de suivre et d’évaluer régulièrement l’avancement et la performance. Prévoyez un processus de gestion du changement afin d’ajuster le calendrier, les coûts ou la portée du projet si nécessaire.

10. Déléguer le travail

Si vous pensez que tout doit passer par vous pour être bien fait, il est temps de changer d’approche. Une seule personne ne peut pas gérer efficacement plusieurs projets sans soutien. Acceptez l’aide disponible et déléguez les tâches pouvant l’être. De nombreuses activités administratives et tâches de suivi peuvent être prises en charge par d’autres membres de l’équipe. Supervisez-les, bien sûr, mais évitez la surcharge. La création d’actifs organisationnels peut également faciliter la formation des collaborateurs aux tâches administratives de gestion de projet.

11. Rester organisé

Évitez les notes adhésives ou les plannings éparpillés sur des feuilles volantes. Les dates et informations clés doivent être accessibles immédiatement. Un outil de gestion de projet en ligne est idéal pour recevoir des alertes automatiques sur les échéances à venir, centraliser les fichiers et planifier, ordonnancer, suivre et reporter l’avancement des projets.

12. Assurer l’alignement stratégique du portefeuille de projets

Tous les projets proposés ne constituent pas forcément une bonne opportunité pour l’entreprise. Il est préférable de prendre le temps de vérifier qu’un projet potentiel est aligné avec l’alignement stratégique global du portefeuille, plutôt que de s’engager précipitamment dans un projet inadapté. Pour cela, définissez des objectifs et des priorités clairs à long terme et encouragez une culture d’alignement stratégique.

13. Produire une documentation de gestion de projet détaillée

Plus la documentation de gestion de projet est détaillée, plus les chances de succès à long terme des projets et du portefeuille augmentent. Si la documentation est importante pour un projet unique, elle devient indispensable dans un contexte multiprojets. Parmi les documents clés figurent la charte de projet, le plan de projet, le document de exigences, le registre des risques ou les rapports d’état. Veillez à les maintenir à jour et bien organisés tout au long du projet.

14. Définir des critères de priorisation des projets pour le processus d’initialisation

Disposer de critères clairs de sélection et de priorisation des projets permet de garantir une allocation efficace des ressources et de s’assurer que seuls les projets à forte valeur ajoutée voient le jour. Impliquez les principales parties prenantes afin de mieux comprendre ce qui est important pour elles et pour l’organisation. Veillez également à définir des catégories de critères permettant d’évaluer dans quelle mesure les projets s’alignent sur les objectifs organisationnels. Les systèmes de notation sont également utiles pour évaluer chaque projet au regard de ces critères.

15. Utiliser une matrice d’affectation des responsabilités

Une matrice d’affectation des responsabilités (RAM), telle qu’un diagramme RACI, permet de définir clairement les rôles et responsabilités sur l’ensemble des projets. Chaque membre de l’équipe comprend ainsi mieux ses missions et ses responsabilités spécifiques. Cela réduit la confusion et améliore la coordination des équipes. La gestion de projet devient globalement plus efficace.

16. Définir des indicateurs et KPI de gestion de projet

Sans moyens de mesurer la réussite d’un projet, il est impossible d’évaluer ses résultats. Parmi les indicateurs clés de performance ou métriques de gestion de projet figurent le respect du calendrier, l’utilisation des ressources, les écarts de coûts et la satisfaction des parties prenantes. Ces indicateurs facilitent l’identification des tendances et le suivi de l’avancement sur l’ensemble des projets.

17. Mettre en place des bonnes pratiques de gestion de projet

Lorsque la gestion de plusieurs projets devient un enjeu majeur, il est essentiel d’établir des bonnes pratiques et des lignes directrices en gestion de projet afin que les équipes comprennent clairement ce qui est attendu d’elles et les standards à respecter. Cela contribue à renforcer la maturité en gestion de projet de l’organisation.

Modèle de suivi de plusieurs projets

Ce modèle gratuit de suivi de plusieurs projets pour Excel vous aide à suivre les tâches sur différents projets afin de surveiller simultanément leurs coûts et leur avancement.

Quels outils utiliser pour gérer plusieurs projets ?

Comme indiqué précédemment, les logiciels de gestion de projet proposent des outils conçus pour planifier, gérer et suivre les projets individuellement, ainsi qu’au niveau d’un programme ou d’un portefeuille. Voici quelques fonctionnalités clés pour mieux gérer plusieurs projets.

Tableaux de bord de projet

Un tableau de bord de projet offre une vue d’ensemble des projets en cours. Il présente des graphiques et des diagrammes illustrant les indicateurs clés de performance (KPI), permettant aux responsables de vérifier que tous les projets progressent conformément aux plans.

Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt se composent de deux parties : à gauche, un tableau de type feuille de calcul, et à droite, une chronologie visuelle qui reflète les données. Cela permet d’obtenir une vision complète du projet en un seul endroit. Une feuille de route est un diagramme de Gantt intégrant plusieurs projets, ce qui aide les responsables à mieux partager les ressources et à prendre de meilleures décisions pour la gestion de chaque projet.

Tableaux kanban

Les tableaux kanban permettent de visualiser le flux de travail et de représenter le cycle de production sous forme de colonnes sur un tableau virtuel. Les tâches sont représentées par des cartes qui regroupent des informations telles que les consignes, les personnes assignées, les priorités, etc. Cet outil favorise la collaboration au sein de l’équipe et offre aux responsables une visibilité sur le travail en cours afin d’identifier et de résoudre les goulets d’étranglement susceptibles de ralentir l’avancement.

Rapports de projet

Les fonctionnalités de reporting offrent un niveau de détail supérieur à celui des tableaux de bord et peuvent être partagées avec les parties prenantes ou les clients afin de les tenir informés de l’avancement. Il existe de nombreux rapports, notamment des rapports d’état de portefeuille qui regroupent l’ensemble des projets sur une période donnée et fournissent des données utiles pour prendre des décisions plus éclairées.

Gestion de plusieurs tâches vs gestion de plusieurs projets

La gestion d’un projet implique l’élaboration d’un plan, l’ordonnancement, la prise en compte des risques et des ressources, la gestion de l’équipe et le pilotage du budget. Les tâches sont moins complexes, mais elles bénéficient néanmoins d’un certain niveau de gestion.

Les projets, tout comme les tâches, ont un début et une fin. Tous deux démarrent souvent sous la forme d’une liste de tâches, mais là où les tâches peuvent généralement être réalisées à l’aide d’une simple liste de choses à faire, les projets nécessitent une coordination plus poussée. Il est nécessaire d’estimer le coût et le temps requis pour accomplir chaque tâche.

En pratique, les tâches peuvent être considérées individuellement, tandis qu’un projet doit structurer ces tâches. Elles doivent être priorisées. Les tâches nécessitent des ressources, et ces ressources doivent être affectées avant que le travail puisse commencer.

En général, on n’élabore pas un plan de gestion des risques pour traiter quelques tâches isolées. Il peut y avoir des risques, bien sûr, mais le risque fait partie de toute activité. En revanche, un projet doit analyser l’ensemble des tâches dans le contexte des risques liés à leur exécution. Ces risques dépassent largement le cadre des tâches elles-mêmes : le projet peut être affecté par la météo, les approvisionnements et bien d’autres facteurs.

Bien que les tâches puissent être assimilées à de petits projets, elles diffèrent suffisamment des contraintes d’un projet plus vaste pour nécessiter une approche de gestion distincte. À mesure que les projets gagnent en complexité, les tâches restent relativement simples, car elles sont décomposées en éléments plus petits et gérables. Ainsi, des listes de tâches et des priorités suffisent généralement pour gérer les tâches, tandis que les projets exigent une méthodologie plus détaillée.

Défis courants de la gestion de plusieurs projets

Même avec une bonne planification et une préparation adéquate, la gestion de plusieurs projets reste complexe. Les difficultés rencontrées dans ce contexte s’apparentent souvent à un revers des bonnes pratiques établies.

Communication insuffisante

Cela peut sembler évident, mais il est important de le rappeler : la communication peut faire le succès ou l’échec d’un projet. Si vous ne parvenez pas à expliquer clairement à votre équipe ce qui doit être fait, vous risquez de perdre du temps et de l’argent inutilement. De même, si vous ne communiquez pas efficacement l’état du projet aux parties prenantes, celles-ci risquent d’interférer avec la bonne gestion du projet.

Manque de confiance

Si vous ne faites pas confiance à votre équipe, elle ne vous fera pas confiance non plus. Sans instaurer un climat de confiance au sein du projet, vous mettez sa réussite en péril. Cela renvoie directement à la délégation. Si vous ne partagez pas les responsabilités du projet, les personnes avec lesquelles vous travaillez auront l’impression que vous ne leur faites pas confiance. Que cela soit vrai ou non, vous nuisez au moral et mettez en danger la réussite de vos projets.

Absence de rôles et responsabilités clairement définis

Comme pour un projet unique, et encore davantage lorsqu’il y en a plusieurs, le chaos s’installe si l’équipe ne sait pas qui fait quoi. Les projets devraient fonctionner comme des mécanismes bien huilés, chaque membre jouant son rôle à la manière d’un engrenage qui fait avancer l’ensemble. Si les rôles et responsabilités ne sont pas clairs, les blocages apparaissent rapidement. La création d’actifs organisationnels peut aider à structurer ces responsabilités.

Mauvaise planification

Si vous ne consacrez pas suffisamment de temps à la préparation avant l’exécution du plan de projet, vous devrez le faire en cours de route. C’est la recette idéale pour l’échec. Chaque projet que vous gérez doit disposer d’un plan de projet détaillé. En parallèle, vous devez également avoir un plan global pour gérer l’ensemble des projets simultanément. Cela représente un effort de planification important, mais il vaut mieux l’investir en amont plutôt que lorsque le temps et l’argent sont déjà engagés.

Comment gérer plusieurs projets avec ProjectManager

Les logiciels de gestion de projet permettent de gérer un ou plusieurs projets en organisant les tâches, en créant des calendriers, puis en suivant l’avancement et en produisant des rapports de performance. ProjectManager est un outil en ligne qui centralise toutes les fonctionnalités nécessaires pour mieux gérer plusieurs projets à partir d’une seule plateforme. Voici comment.

Créer des projets de synthèse

Visualisez tous vos projets sur une seule page. Personnalisez le tableau selon vos besoins et consultez le statut, l’avancement, les responsables, les équipes et bien plus encore.

Vue de haut niveau

Accédez aux indicateurs clés de l’ensemble de vos projets, tels que la santé, les coûts et la charge de travail, à partir d’un seul tableau de bord. Les calculs sont effectués automatiquement et les résultats sont affichés sous forme de graphiques clairs et faciles à lire.

Vue feuille de route

Identifiez des gains d’efficacité entre vos projets grâce à la feuille de route. Réduisez les coûts et resserrez les délais en visualisant tous les projets sur une seule chronologie.

Gérer les ressources

Améliorez la productivité de votre équipe en consultant la page de charge de travail. Identifiez en un coup d’œil les personnes surchargées et réaffectez les tâches depuis la même page pour équilibrer la charge.

Rendre compte aux parties prenantes

Présentez des rapports de portefeuille aux parties prenantes afin de les tenir informées. Les rapports peuvent être générés en un clic et filtrés pour afficher uniquement les données pertinentes pour chaque public.

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A scope of work in project management is a formal document that defines the specific tasks, deliverables, timelines and responsibilities required to complete a project. It establishes clear boundaries by outlining what is included and excluded, setting expectations for performance standards, acceptance criteria and work requirements.

The scope of work supports project planning, scheduling, budgeting and monitoring and reduces ambiguity between stakeholders and provides a contractual reference for managing changes, tracking progress and preventing scope creep throughout execution.

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Scope of Work Template

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What Is the Purpose of a Scope of Work?

The purpose of a scope of work (SOW) is to clearly define what a project will deliver, how the work will be performed and where responsibilities begin and end. It serves as a shared reference point for all stakeholders, helping align expectations before work starts and reducing the risk of misunderstandings later in the project. By documenting deliverables, timelines, assumptions and constraints, a scope of work creates transparency and supports more accurate planning, budgeting and scheduling.

A well-written SOW also functions as a control tool throughout execution. When questions arise or changes are requested, teams can refer back to the scope of work to determine whether the request is in or out of scope. This helps prevent scope creep, protects resources and supports objective decision-making. Ultimately, the scope of work provides structure and accountability, enabling teams to execute confidently and stakeholders to measure progress against agreed-upon criteria.

A scope of work is designed to:

• Define project deliverables and boundaries
• Clarify roles, responsibilities and expectations
• Establish timelines, milestones and assumptions
• Reduce risk, disputes and unplanned changes

When to Use a Scope of Work

A scope of work should be used whenever a project requires clear expectations, defined deliverables and accountability between parties. It’s especially important at the start of a project, before execution begins, to ensure everyone understands what work is included and how success will be measured. Projects involving multiple stakeholders, external vendors or complex deliverables benefit most from a scope of work, as it reduces ambiguity and supports smoother collaboration.

A scope of work is also critical when projects have fixed budgets, tight timelines or regulatory requirements, where changes can quickly increase risk and cost. Additionally, it should be created or updated when significant changes are introduced, such as revised objectives or expanded requirements. In these situations, a scope of work provides a documented baseline that helps teams manage change, prevent scope creep and maintain control throughout the project lifecycle.

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What Should Be Included in a Scope of Work Document?

Below is an overview of the main components of a scope of work. You can add or remove some of these elements to better adjust to your project stakeholders’ requirements.

Project Background

Project background provides context by outlining the reasons a project exists, the problem it aims to solve and any relevant history or business drivers influencing the work. In a scope of work document, this section establishes a shared understanding of purpose, helping stakeholders align on objectives, assumptions and constraints before defining deliverables, timelines and responsibilities.

Purpose Statement

A purpose statement clearly describes why a project is being undertaken and what it aims to achieve. In a scope of work document, the purpose statement sets the foundation for all project activities by aligning stakeholders on objectives, guiding decision-making and framing the expected outcomes. It ensures that deliverables, timelines, and responsibilities are connected to the project’s overall goal, providing clarity and direction throughout execution.

Roles & Responsibilities

This section defines the primary participants involved in delivering the work described in the scope of work and clarifies their respective responsibilities. Clearly assigning responsibilities helps prevent gaps, overlaps and misunderstandings during execution and establishes accountability for decision-making, approvals and deliverable acceptance throughout the project.

Client 

• Defines business objectives and success criteria
• Provides timely approvals and decisions
• Supplies required inputs, data and access
• Reviews and accepts deliverables
• Identifies a primary point of contact and escalation authority

Project Manager

• Plans and coordinates the work within the defined scope
• Manages task sequencing and dependencies at a high level
• Tracks progress against milestones and timeline
• Coordinates communication and reporting
• Escalates issues, risks and scope impacts as needed

Project Team/Delivery Team

• Executes assigned tasks and work packages
• Produces project deliverables in accordance with quality standards
• Provides status updates and technical input
• Supports reviews, revisions and rework if required

Stakeholders

• Provide input, feedback or approvals as defined
• Participate in reviews and milestone checkpoints
• Support alignment with business, operational or regulatory needs

Work Breakdown Structure (WBS)

A work breakdown structure (WBS) is a hierarchical decomposition of the total project scope into work streams, deliverables, subdeliverables and work packages. It organizes what work is included, not how it is scheduled.

In a scope of work, a WBS is important because it clarifies scope boundaries, aligns tasks to deliverables, reduces ambiguity, supports cost and schedule estimation and provides a common reference for acceptance, change control and contractual accountability across stakeholders, suppliers and project teams throughout delivery and governance processes globally.

Resource Requirements

Resource requirements identify the personnel, skills, tools, equipment, facilities and other assets needed to complete a project successfully. In a scope of work document, detailing these requirements ensures that the right labor categories and skill sets are assigned, necessary tools and equipment are available and any site or facility access is secured. It also clarifies which resources the client will provide, helping prevent delays and supporting smooth project execution.

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Project Deliverables

This is what your project delivers. Whether it’s a product or a service, it’s the reason you’re executing the project for your customer, stakeholder or sponsor. Whatever that deliverable is, and it can be some sort of document or report, software, product, build (or all of the above), you need to clearly identify each item here.

Project Milestones

A task list with dependencies identifies all project activities and illustrates the relationships and sequence between them. Within a scope of work document, it provides clarity on workflow, highlights critical steps, and flags potential bottlenecks. Showing how tasks rely on one another helps stakeholders understand timelines, assign responsibilities effectively and anticipate how delays in one area could affect overall project delivery.

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Project Constraints

Project constraints are the limitations or restrictions that affect how a project is planned and executed, such as budget, timeline, resources, or regulatory requirements. In a scope of work document, outlining these constraints helps set realistic expectations and guides decision-making. Identifying these limits allows stakeholders to plan effectively, manage risks and keep the project achievable within its established boundaries.

Project Assumptions

Project assumptions are conditions or factors considered true for planning purposes, even though they may not be fully verified, such as resource availability, technology reliability or stakeholder support. In a scope of work document, documenting assumptions helps set expectations and provides context for decisions.

They guide planning, highlight potential risks and serve as a reference point if conditions change, ensuring that project deliverables, timelines and responsibilities remain realistic and achievable.

Project Exclusions

Project exclusions are specific tasks, deliverables or responsibilities that are intentionally not included in a project. In a scope of work document, clearly stating exclusions helps prevent misunderstandings and sets boundaries for what the project will and will not cover. By defining what is out of scope, stakeholders can focus on agreed-upon objectives, reduce the risk of scope creep and maintain clarity around responsibilities and project expectations.

Acceptance Criteria

Acceptance criteria are the defined standards a project’s deliverables must meet to be considered complete and satisfactory. In a scope of work document, they outline the acceptance standards, specify the review and approval process, identify the acceptance authority, and set expectations for any required rework. Additionally, acceptance timelines clarify when deliverables must be evaluated. Together, these elements ensure that stakeholders have a clear, shared understanding of what constitutes successful project completion.

Project Timeline

Think of a timeline as a road leading from the start of a project to its end. It’s a section of the document that delineates the major phases across the schedule of the project’s duration. It should also mark the points in the project when your deliverables are ready. As you can guess, it’s essential to scope out the overall plan of any project. This is best presented visually, like a rolled-up Gantt chart plan, so the stakeholders can see the high-level timeline.

Project Milestones

Projects can be long and complex, which is why they’re laid out over a timeline and broken down into more manageable parts called tasks. Larger phases of the project are marked by what’s called a milestone. It’s a way to help you monitor the progress of the project to ensure it’s adhering to your planned schedule. Define your key milestones on a timeline in the scope of work document, including project kickoffs, meetings, hand-offs, etc.

Project Reports

You’ll be generating reports throughout the project, delivered to either your team or customer, stakeholder or sponsor. These can include status reports, progress reports, variance reports and more. They’re a formal record of the progress of your project, but they’re also a means of communication beyond whether the project’s on schedule or not.

Depending on how you customize reports, there’s a wealth of data that can serve a number of different audiences. Define how you’ll be reporting on the project and when the stakeholders can expect them and from whom.

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Scope of Work Template

Now that you know what’s included in this all-important document, download our free scope of work template for Word. It has everything you need to make a scope of work document for your own project, so your stakeholders know exactly what to expect in terms of schedule, deliverables and effort.

How to Write a Scope of Work

Now that we’ve listed the elements of a scope of work document, let’s go through the step-by-step process of writing one. These steps can help you create a scope of work for different industries such as construction or manufacturing.

1. Define the project goals: Before writing a scope of work, you should define what project goals will be accomplished through the execution of the project tasks that will be included in your scope of work.
2. Use a work breakdown structure to identify project tasks: The first step when writing a scope of work is to identify all your project tasks. This is done by using a work breakdown structure (WBS), a project management tool that lets you break down projects and work packages into individual tasks, so you can better plan and schedule them.
3. Determine your project deliverables: A project deliverable is a tangible or intangible output from tasks. They’re an important part of a scope of work as they’re the outcomes of the project.
4. Establish acceptance criteria for your project deliverables: Project deliverables must meet the acceptance criteria established by the project client, such as quality standards or functionality requirements.
5. Use the CPM method to create a project timeline: The critical path method is a project scheduling technique that allows project managers to create a project timeline and estimate project duration by identifying the longest sequence of tasks. It’s important that you use this or other project scheduling techniques to create a realistic schedule for your scope of work.
6. Establish payment terms for the project: You may include payment terms as a section of your scope of work.
7. Establish project reporting procedures: Effective communication between the project team and stakeholders is crucial, so your scope of work document should include a section that outlines how reporting will be conducted.

Scope of Work Example

This scope of work defines the specific construction activities, deliverables and boundaries for a municipal streetscape improvement project. It details the work required to upgrade pedestrian infrastructure, utilities and public amenities along a designated urban corridor.

Project Background

The city has identified deteriorating sidewalks, inadequate drainage and outdated street lighting along a high-traffic commercial corridor. These conditions present safety risks to pedestrians and limit accessibility. The project involves rehabilitating public right-of-way infrastructure to improve walkability, accessibility and stormwater management while maintaining traffic flow and business access during construction.

Purpose Statement

The purpose of this scope of work is to clearly define the construction tasks, deliverables and execution boundaries required to complete the streetscape improvement project. The purpose statement document establishes a shared understanding of what work is included, how it will be structured and what constitutes completion, serving as the basis for coordination, measurement and change management.

Work Breakdown Structure

The work breakdown structure organizes the total scope of work into manageable components and work packages. It provides a structured view of all construction activities required to deliver the project, supporting planning, coordination and progress tracking.

Task List With Dependencies

This task list breaks down the work packages into executable tasks and identifies key dependencies that govern sequencing. Dependencies reflect regulatory approvals, physical readiness and coordination requirements that must be satisfied before subsequent tasks can begin.

Project Milestones

Project milestones represent significant progress points used to track advancement and coordinate inspections, approvals and stakeholder communication throughout execution.

Project Constraints

Project constraints define the fixed limitations that restrict how the work described in this scope of work can be executed. These constraints establish non-negotiable conditions related to schedule, operations, regulatory requirements and the project environment. All work must be planned and performed within these limitations.

Project Acceptance Criteria

Acceptance criteria define the conditions that must be met for the completed work to be considered acceptable. These criteria provide objective measures for inspection, approval and formal handover.

Resource Requirements

Resource requirements identify the labor, equipment and materials necessary to complete the defined scope of work. These resources support planning, coordination and availability management.

Project Timeline

The project timeline summarizes the planned start and end dates for major phases of work. Dates are indicative and subject to adjustment based on field conditions and approvals.

Why Is It Important to Write a Scope of Work?

Here are some of the reasons why writing a scope of work is beneficial for projects.

Defines the Project Scope

The main purpose of a scope of work is to define the scope of a project. This means defining the work that’ll be done as well as project exclusions, activities or deliverables which aren’t part of a project.

Prevents Scope Creep

Scope creep is a risk that can affect any project. It occurs when additional project tasks are added to the initial project scope during the execution of a project.

These unplanned additions of tasks to the work plan cause extra costs and derail the project schedule. Scope creep can be avoided by having a clear scope of work that establishes what will and what won’t be executed. However, changes might be made to the project scope by using a change request, another important project management document.

Sets Clear Expectations for Project Stakeholders

Without a scope of work document, project stakeholders might have unrealistic expectations about a project, such as assuming certain tasks and deliverables will be done. Therefore, it’s important for project managers and project teams to make sure there’s a scope of work that lets stakeholders know what to expect.

For example, a scope of work is an important element of a project proposal, which is one of the project management documents that allow project management teams to explain stakeholders such as clients or project sponsors what they can expect from a project.

Related: Project Proposal Template

How to Manage Your Scope of Work With Project Management Software

It can feel overwhelming with so many tasks to keep track of, but project management software can simplify the process. In ProjectManager, you can import your spreadsheet or use one of our industry-specific templates to get you started.

A list of tasks is only a start. To bring order to that chaos, you’ll want to estimate duration by adding start and finish dates. We then automatically put your tasks on a timeline in our Gantt chart project view, so you can see the whole project in one place. Further rein in the tasks by prioritizing them, linking dependencies to prevent bottlenecks later in the project and setting milestones to break up the larger project into more manageable phases.

Collaborate at the Task Level

Tasks need people to execute them and move your project forward. You have your schedule, so onboard your team and start assigning them tasks. You can do this from any of our multiple project views. We offer collaborative tools that make teams more productive and help them work together. You can direct them with task descriptions and by attaching files to the task. Then, they can work together, commenting at the task level with other team members, who are notified by email. This is great for remote teams and even those working in the same room.

Track Progress to Stay On Time and Under Budget

Speaking of distributed teams, how can you keep track of their progress if you can’t check in on them? We solve that problem with great monitoring features, such as a real-time dashboard that shows you task progress, costs and other high-level views of the project. Our software takes status updates and automatically displays them in easy-to-read charts and graphs. You can even share them at stakeholder meetings to keep them in the loop.

For more in-depth data, we feature one-click reports that can be filtered to show just the data you’re looking for. Reports track project variance, workload and more. You’ll catch issues and resolve them quickly before they become problems that threaten to derail your project.

If you want that scope of work to be the beginning of a beautiful project, then try ProjectManager for free with our 30-day trial offer.

Video: Scope of Work Best Practices

In this video, Jennifer Bridges, PMP, shows you how to write a scope of work for project management. Follow her steps to get started or use our project plan and scope document template!

Here’s a shot of the whiteboard for your reference!

Scope of Work Tips

But before you get to writing, you need to make sure you follow these tips.

1. Be specific: explain the terms used clearly
2. Use visuals: a picture is worth a thousand words
3. Get sign-offs: make sure everyone who needs to okay the work, does

It’s not that difficult, but it needs to be thorough because you don’t want to have to play catch-up with paperwork when you’re in the heat of the project.
Pro tip: The SOW is essential to the project plan and is often included as part of the overall project plan, but it can be time-consuming to write. We’ve created dozens of project management templates to help you create all your project documents.

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If you need a tool that can help you manage and track your scope of work document, then sign up for our software now at ProjectManager.

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¿Qué es la capacidad de recursos?

La capacidad de recursos es la cantidad total de trabajo que puede realizarse con los recursos disponibles para una organización. Comprender esto permite a los responsables de la toma de decisiones determinar si existen recursos suficientes para ejecutar proyectos o actividades operativas.

Este concepto de capacidad de recursos o planificación de la capacidad aplica a prácticamente cualquier organización de industrias como construcción, manufactura, TI y servicios profesionales, por mencionar algunas.

Al gestionar la capacidad de recursos de un proyecto, negocio u organización sin fines de lucro, es importante considerar la diferencia entre la capacidad de diseño y la capacidad efectiva de la organización.

• Capacidad de diseño: La cantidad total de trabajo o entregables que pueden producirse utilizando la capacidad completa de recursos como mano de obra, equipos, maquinaria y otros activos de capital
• Capacidad efectiva: La capacidad real de recursos de una organización en un momento determinado, considerando que una parte de su capacidad de diseño está siendo utilizada

¿Qué es la planificación de la capacidad?

La planificación de la capacidad, o planificación de la capacidad de recursos, es el proceso de garantizar que una organización tenga suficientes recursos para operar, ejecutar proyectos y cumplir con el aumento de la demanda de los clientes.

Según la organización, puede haber múltiples roles responsables de gestionar la capacidad de recursos, desde ejecutivos hasta gerentes de departamento, pero idealmente el proceso de planificación de la capacidad debería estar supervisado por un especialista en esta área, conocido como capacity planner.

ProjectManager es el software de gestión de proyectos que tiene todo lo que necesitas para la planificación de la capacidad. Con potentes diagramas de Gantt y herramientas de gestión de recursos, puedes crear un cronograma que incorpore la disponibilidad del equipo en tiempo real. Tu equipo puede ejecutar el trabajo en múltiples vistas y tú puedes dar seguimiento a lo que importa con tableros y reportes de proyecto. Empieza hoy gratis.

Tipos de planificación de la capacidad

Existen varios enfoques de planificación de la capacidad que permiten a las organizaciones estar preparadas para enfrentar los desafíos únicos de su industria.

Planificación de la capacidad del proyecto

En dirección de proyectos, la planificación de la capacidad consiste en asegurar que la capacidad de recursos de la organización sea suficiente para cubrir los requisitos de recursos de un proyecto durante toda su ejecución.

Si no es así, la organización puede optar por adquirir más recursos, ampliar la línea de tiempo de proyecto o simplemente ejecutar un proyecto más viable.

El proceso de planificación de la capacidad es importante al gestionar proyectos debido a su impacto en áreas clave de conocimiento de la dirección de proyectos como:

• Gestión de los recursos
• Gestión del tiempo
• Gestión del equipo
• Gestión del trabajo

Planificación de la capacidad de los procesos

La capacidad de los procesos es el máximo nivel de producción que puede generar un proceso dentro de una determinada línea de tiempo. Esto aplica a todas las actividades que conforman las operaciones de una organización. Por ejemplo, un fabricante debe conocer la capacidad de procesamiento de cada uno de los procesos industriales necesarios para fabricar un producto, como el corte, la pintura o el moldeado.

Calcular esto ayuda a las organizaciones a monitorear la productividad de sus procesos comerciales, mejorarlos y comprender sus limitaciones al iniciar nuevos proyectos.

Planificación de la capacidad de producción

Este tipo de planificación de la capacidad permite a los fabricantes determinar qué nivel de capacidad de recursos se requiere para producir el volumen necesario para satisfacer la demanda del cliente.

También les ayuda a comprender claramente el número máximo de unidades de producto que pueden fabricarse con los recursos disponibles en ese momento para saber qué proyectos pueden asumir.

Planificación de la capacidad del equipo

La planificación de la capacidad del equipo, también conocida como capacidad del personal, capacidad de la fuerza laboral o planificación de la carga de trabajo, se encarga de los recursos humanos. Requiere determinar el total de horas que los empleados deberán trabajar para lograr un objetivo o meta específicos.

Para encontrar este número, multiplica la cantidad de trabajadores asignados al proyecto por el número de horas que trabajan por semana.

Planificación de la capacidad de las herramientas

La planificación de la capacidad de las herramientas ayuda a pronosticar cuántos recursos se necesitarán y cómo asignar esos recursos en el momento adecuado. En resumen, garantiza que tengas las herramientas correctas y la cantidad adecuada de herramientas necesarias para realizar el trabajo. Estas herramientas pueden incluir maquinaria, vehículos, piezas de líneas de ensamblaje, etc.

Planificación de la capacidad de ventas

Como su nombre lo indica, este tipo de planificación de la capacidad es específica para los equipos de ventas y se refiere al número estimado de empleados necesarios para alcanzar un objetivo de ventas.

Hay muchas variables que considerar al estimar la capacidad de ventas óptima, pero en términos generales, la mejor forma de calcularla es usar analítica de datos empresariales para estudiar datos históricos.

Planificación de la capacidad ágil

Ágil es una metodología de dirección de proyectos que permite a los equipos planificar proyectos en iteraciones cortas de trabajo de una o dos semanas conocidas como sprints, en lugar de crear un único plan de proyecto como ocurre en la mayoría de los casos.

Durante esos sprints, cada miembro del equipo trabajará en una parte específica del proyecto, lo que implica planificación de la capacidad de recursos. En este caso, los recursos son cada miembro del equipo de proyecto y los suministros que puedan necesitar para ejecutar sus tareas. Esto ayuda a los gestores de proyectos a asegurarse de que nadie reciba más trabajo del que puede realizar.

Afortunadamente, independientemente del tipo de planificación de la capacidad, el proceso es el mismo para la mayoría de las organizaciones y proyectos. Revisemos algunos pasos sencillos de planificación de la capacidad que cualquiera puede utilizar.

Proceso de planificación de la capacidad

Ya explicamos qué es la planificación de la capacidad y por qué es importante. El siguiente paso es comprender el proceso. La planificación de la capacidad se realiza de manera diferente según la empresa y la industria, pero siempre sigue estos cuatro pasos básicos.

Análisis de la capacidad

El primer paso en el proceso de planificación de la capacidad es evaluar la capacidad de recursos de una organización. Para hacerlo, primero determina su capacidad de diseño y su capacidad efectiva para tener una visión clara de los recursos disponibles y de lo que puede hacerse con ellos.

Pronóstico de la capacidad

Una vez establecida la capacidad de una organización, es importante compararla con los requisitos de recursos de sus proyectos o con los pronósticos de demanda de los clientes para asegurarse de que habrá suficientes recursos disponibles para ejecutar los proyectos y las actividades operativas. Utiliza asesoría de expertos, datos históricos y cualquier otra información que te ayude a conocer la capacidad necesaria para completar proyectos futuros.

Modelado de la capacidad

Como se mencionó anteriormente, es importante desarrollar un modelo de capacidad, que es un plan de acción que describe los procedimientos, lineamientos y estrategias que utilizará una organización para gestionar su capacidad de recursos.

Programación de la capacidad

Una vez que hayas pronosticado la capacidad, comenzarás el proceso de crear un plan de producción. Este debe incluir todas las operaciones necesarias para satisfacer la demanda del cliente. Para lograrlo, es necesario programar los recursos, ya sean materias primas, mano de obra, maquinaria, etc., y así asegurar que cuentas con los recursos necesarios para completar el proyecto.

Seguimiento de la capacidad

Para cumplir con tu programación de la capacidad, deberás hacer un seguimiento de los recursos a medida que avances en la producción. Esto implica monitorear los recursos no humanos y asegurarte de que tienes el inventario necesario para los trabajos próximos, además de conocer la disponibilidad de tus recursos humanos para que puedan asignárseles tareas y completar esas órdenes.

Informe de la capacidad

Para ayudar con el seguimiento y mantener informados a los interesados sobre los avances, es necesario elaborar informes de capacidad. Un informe de capacidad muestra la capacidad para entregar y asumir nuevo trabajo. Estas métricas se expresan en horas o como un porcentaje. Los informes también comparan tu capacidad planificada con tu capacidad real para ayudarte a mantenerte en el camino correcto.

¿Qué hace un planificador de capacidad?

La planificación de la capacidad suele ser responsabilidad de un planificador de capacidad. Es la persona encargada de planificar, analizar, equilibrar y asignar recursos según sea necesario para cumplir los requisitos y prioridades de la organización. También responde a la demanda del cliente, determinando la fuerza laboral y el periodo de producción necesarios para satisfacer esa demanda.

Dependiendo del tamaño de la organización, este puesto puede integrarse en las responsabilidades de un director de proyecto. Sin embargo, si es un puesto independiente, el planificador de capacidad trabaja con el equipo ejecutivo y otros interesados. Requiere excelentes habilidades de comunicación para colaborar eficazmente con estos diferentes departamentos.

El planificador de capacidad es una persona orientada a resultados, con sólidas habilidades estadísticas y de elaboración de informes. Debe recopilar y comprender datos de proyectos, además de conocer las tendencias que afectan a su industria para desempeñar bien su trabajo.

Además de supervisar el proceso de planificación de la capacidad, el planificador de capacidad también es responsable de desarrollar una estrategia de capacidad, un plan de capacidad y un modelo de capacidad para una organización o proyecto. Continúa leyendo para conocer más sobre cada uno de estos importantes conceptos de gestión de la capacidad.

Estrategias de planificación de la capacidad

Existen tres estrategias de planificación de la capacidad que ayudan a satisfacer la demanda, cubrir los requisitos de recursos y aumentar la productividad de los miembros del equipo. Para comprender mejor el procesos de planificación de la capacidad, veamos un ejemplo.

Ejemplo de planificación de la capacidad

Para comprender mejor la planificación de la capacidad, imaginemos que eres un minorista y se acercan las vacaciones. Necesitarás planificar según el aumento esperado en la demanda. Eso implicará varias cosas.

Primero, revisarás temporadas anteriores para ver cuántos artículos vendiste y lo compararás con la demanda del mercado actualmente para pronosticar tu demanda esperada. Una vez que tengas eso claro, deberás ponerte en contacto con los proveedores y asegurarte de tener acceso a la mayor cantidad de artículos que necesitas almacenar para satisfacer esa demanda.

Ahora, deberás evaluar tu fuerza laboral. Determina la capacidad de diseño de tu organización identificando el número máximo de horas que empleados minoristas como cajeros, supervisores de turno y asociados de ventas pueden trabajar.

Luego, determina la capacidad efectiva de tu equipo considerando vacaciones, bajas por enfermedad, rotación de personal y cualquier otra variable que pueda reducir el número real de horas laborales que pueden asignarse a los empleados. Es posible que necesites aumentar el personal. No es raro que los minoristas contraten trabajadores temporales para manejar el incremento de clientes durante un periodo festivo.

Finalmente, asegúrate de hacer un seguimiento de los artículos vendidos y los artículos almacenados. Esto te ayudará a obtener una lectura más precisa de la demanda y te permitirá reabastecer antes de que se agote el inventario, lo cual podría provocar pérdidas en ventas.

¿Qué es un software de planificación de la capacidad?

El software de planificación de la capacidad está equipado con herramientas de gestión de recursos que permiten a las organizaciones asignar recursos para la ejecución del trabajo, monitorear la utilización y disponibilidad de los recursos y hacer un seguimiento de los costos.

A continuación, se presentan algunas herramientas clave de planificación de la capacidad que debes buscar al elegir un software de planificación de la capacidad de recursos.

Importancia de la planificación de la capacidad en la dirección de proyectos

La dirección de proyectos es la planificación, gestión y control del trabajo durante un periodo determinado que resulta en un entregable. Esto se logra mediante la ejecución de tareas que requieren recursos humanos y no humanos.

La planificación de la capacidad es un componente fundamental de la dirección de proyectos al crear un calendario del proyecto y un presupuesto. Ayuda a los gestores de proyectos a determinar las capacidades necesarias en términos de recursos, especialmente de los miembros del equipo, para cumplir la fecha límite y mantenerse dentro del presupuesto.

Importancia de la planificación de la capacidad en la gestión de la producción

La gestión de la producción es el proceso de convertir materias primas, recursos humanos y capital en un resultado productivo. Implica planificar y controlar los procesos industriales para garantizar que la producción se realice sin interrupciones.

La planificación de la capacidad encaja en este proceso de tres maneras. Está la planificación de la capacidad de producción para asegurar que tengas suficientes productos o materiales para los entregables. La planificación de la capacidad del personal se ocupa de los recursos humanos y las horas de trabajo, mientras que la planificación de la capacidad de las herramientas garantiza que los trabajadores tengan lo que necesitan para realizar sus tareas.

Planificación de la capacidad vs. planificación de recursos

Si bien los términos “planificación de la capacidad” y “planificación de recursos” a veces se utilizan indistintamente, no son lo mismo. Para entender las diferencias, las enumeramos a continuación.

Planificación de la capacidad

• Es un proceso de planificación estratégica diseñado para ayudar a determinar si la organización tiene la capacidad de producción necesaria para satisfacer la demanda
• Analiza la disponibilidad de recursos a nivel de conjunto de habilidades o equipo
• Luego facilita el proceso de toma de decisiones para contratar recursos o aplazar, aprobar o cancelar proyectos
• La planificación de la capacidad se centra en la oferta y la demanda

Planificación de recursos

• Es un proceso de planificación estratégica que coordina y asigna recursos reales a las tareas del proyecto según los requisitos de recursos
• Proporciona a los gestores de proyectos un plan sobre qué recursos pueden usar para sus proyectos y cuándo
• La planificación de recursos se enfoca en la asignación de recursos

Beneficios de la planificación de la capacidad

La planificación de la capacidad de producción es un proceso de planificación estratégica importante por muchas razones. Estos son algunos de los principales beneficios de una planificación de la capacidad efectiva.

• Reduce costos
• Previene faltantes de inventario
• Reduce el tiempo de producción
• Elimina el exceso de capacidad
• Ayuda con la gestión de la cadena de suministro: Una comprensión clara de los requisitos de capacidad del proyecto te ayuda a obtener la cantidad adecuada de recursos, lo cual beneficia tu cadena de suministro.
• Ayuda con la gestión de recursos: Tener la capacidad de producción correcta para cumplir con tus requisitos de capacidad es clave para optimizar la planificación de recursos y la asignación de recursos.

Mejores prácticas de planificación de la capacidad

Aquí tienes algunos consejos y mejores prácticas de planificación de la capacidad para ayudarte a gestionar tus recursos y equipos.

1. Establece un equipo multifuncional: Para colaborar y comunicarse sobre la capacidad de producción y la gestión de recursos, crea un equipo multifuncional con distintos niveles y funciones.
2. Calcula la capacidad de los recursos: Antes de crear un plan de capacidad de producción, debes tener una idea de tu capacidad actual y de los recursos disponibles.
3. Determina los requisitos de recursos: Para cada proyecto, analiza el alcance y los recursos necesarios para ejecutar las tareas del proyecto.
4. Prioriza los proyectos: ¿Qué proyectos son más importantes y cuáles pueden aplazarse por ahora? No puedes hacerlo todo al mismo tiempo.
5. Asigna recursos según la prioridad del proyecto: Ahora asigna los proyectos priorizados y asegúrate de que estén alineados con los objetivos de la organización.
6. Mantén abiertas las líneas de comunicación: Comunícate entre ejecutivos, líderes de dirección de proyectos e interesados.
7. Documenta los riesgos conocidos: Supervisa riesgos como huelgas sindicales, clima y regulaciones gubernamentales que detengan un proyecto o generen otros inesperadamente.
8. Planifica cómo manejar el exceso o la falta de capacidad: Comprende dónde está y cómo resolverlo (como reasignación) o, en caso de capacidad insuficiente, dónde y cómo abordarlo.

ProjectManager es una excelente herramienta de planificación de la capacidad

La planificación de la capacidad requiere contar con las herramientas adecuadas de gestión de recursos para que los gestores obtengan información sobre su capacidad de producción. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que les proporciona datos en tiempo real para tomar decisiones empresariales realmente inteligentes.

Crea cronogramas interactivos de recursos

Los diagramas de Gantt de ProjectManager son ideales para crear cronogramas que permitan planificar recursos y controlar sus costos en tiempo real. Traza las tareas en una línea de tiempo visual, asígnalas a los miembros del equipo y realiza un seguimiento de sus horas de trabajo. Establece una línea base y luego utiliza los paneles en tiempo real para monitorear la utilización real de los recursos en comparación con los recursos planificados.

Haz seguimiento del progreso, el tiempo y los costos

Para obtener una visión completa de los costos involucrados, puedes agregar tarifas por hora para tus equipos y contratistas en todo tu proyecto o portafolio. A medida que los miembros del equipo registran sus horas usando las herramientas de gestión de tareas de ProjectManager, los costos de mano de obra se calculan automáticamente y se reflejan en las hojas de tiempo, los paneles y otras vistas de gestión de proyectos.

Equilibra la carga de trabajo de tu equipo

El gráfico de gestión de carga de trabajo codificado por colores de ProjectManager muestra cómo se distribuyen las tareas entre los miembros del equipo, lo que facilita identificar quién está sobreasignado o subasignado. Luego usa las herramientas de planificación de recursos de ProjectManager para equilibrar la carga de trabajo del equipo y mantener a los equipos trabajando a capacidad.

ProjectManager es un software galardonado que le ayuda a planificar la producción de forma más eficiente. Nuestra herramienta le permite planificar su ciclo de producción y gestionarlo, haciendo un seguimiento de su progreso y rendimiento en tiempo real. Empiece a usar ProjectManager hoy mismo de forma gratuita.

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Was ist ein Aktionsplan?

Im Projektmanagement ist ein Aktionsplan ein Dokument, das die Maßnahmen auflistet, die erforderlich sind, um Projektziele und -vorgaben zu erreichen. Er legt fest, welche Ressourcen benötigt werden, erstellt einen Zeitplan für die Maßnahmen und bestimmt, welche Teammitglieder erforderlich sind. In diesem Leitfaden definieren wir später, was Projektziele, Projektvorgaben, Maßnahmen und Handlungsschritte genau sind.

Ein Aktionsplan ähnelt einem Projektimplementierungsplan und ist besonders hilfreich während der Projektplanungs- und Umsetzungsphase. Denn er dokumentiert die Ausführung des Projektplans – eine detaillierte Liste der Arbeiten, die erledigt werden müssen, um die Projektziele vom Start bis zum Abschluss zu erreichen.

Aktionspläne online mit ProjectManager umsetzen

Neben den Handlungsschritten und dem Zeitplan müssen Sie auch festlegen, wer in Ihrem Projektteam an den Aufgaben arbeitet. Dafür benötigen Sie eine leistungsstarke Projektmanagementsoftware wie ProjectManager.

• Erhalten Sie mehrere Planungstools wie Gantt-Diagramme, Aufgabenlisten, Tabellen, Kanban-Boards und Kalender
• Projektplanungsansichten synchronisieren sich mit Dashboards, Zeiterfassungen und Arbeitslastdiagrammen für den Zugriff auf Live-Daten
• Verfolgen Sie Fortschritt, Ressourcen und Kosten in Echtzeit, um sicherzustellen, dass Pläne im Zeitplan bleiben. Jetzt kostenlos testen

Was ist der Zweck eines Aktionsplans?

Das Hauptziel eines Aktionsplans besteht darin, die Ressourcen und den Zeitplan festzulegen, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er hilft, die Ziele zu klären und eine klare Vision des gewünschten Ergebnisses zu schaffen. Wie der Name schon sagt, zerlegt er das Ziel in umsetzbare Schritte und weist Verantwortlichkeiten zu, damit alle Teammitglieder die wichtigsten Fristen und die Ressourcennutzung verstehen.

Über die Logistik hinaus bietet ein Aktionsplan auch einen Rahmen, um den Fortschritt zu überwachen und Anpassungen vorzunehmen, um auf Kurs zu bleiben. Wenn beispielsweise ein neues Produkt bis zum 1. November eingeführt werden soll, die Marktforschung jedoch erst am 25. Oktober abgeschlossen ist, muss der Plan entsprechend angepasst werden. Treten Risiken auf, können Notfallpläne negative Auswirkungen abmildern. Schließlich dient er als Grundlage zur Erfolgsmessung, sobald die Ziele erreicht sind.

Wer sollte Aktionspläne erstellen?

Während Projektmanager häufig Aktionspläne verwenden, können auch andere Teamleiter und Geschäftsmanager, die Projekte oder Prozesse umsetzen, sie nutzen. Aktionspläne können allein oder im Team erstellt werden; in Teamumgebungen entwickelt der Leiter den Plan und holt das Feedback aller Beteiligten ein.

Hier ist ein Überblick, wer an der Erstellung und Umsetzung beteiligt sein sollte:

• Projektmanagement-Profis: Projekt-, Programm- und Portfoliomanager sowie Projektmanagementbüros (PMOs)
• Teams des operativen Geschäfts: Abteilungsleiter, Funktionsmanager und Vorgesetzte
• Strategische Planungsteams: Geschäftsleitung, Führungskräfte, Vorstand und Projektsponsoren

Beispielsweise entwickelt der Projektmanager den Aktionsplan, um das Projekt von Anfang bis Ende zu steuern. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt im Zeitplan und innerhalb des festgelegten Umfangs bleibt. Projektsponsoren prüfen den Plan, um sicherzustellen, dass er mit den strategischen Zielen übereinstimmt, und Stakeholder nutzen ihn, um über den Gesamtfortschritt informiert zu bleiben und zu verstehen, wie dieser ihre Interessen beeinflusst.

Aktionsplan vs. Projektplan

Auch wenn Aktionspläne und Projektpläne zwei wichtige Werkzeuge im Projektmanagement sind, werden sie unterschiedlich verwendet. Ein Aktionsplan legt die konkreten Schritte fest, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Er wird häufig für kleinere Aufgaben oder Projektinitiativen genutzt. Zu den Bestandteilen eines Aktionsplans gehören Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen, Ressourcen und Status. Ein Beispiel: Ein Aktionsplan für die Markteinführung eines neuen Produkts umfasst Marktforschung, Produktentwicklung und einen Einführungsplan.

Ein Projektplan hingegen ist ein übergeordnetes Rahmenwerk, das beschreibt, wie ein Projekt von Anfang bis Ende gemanagt wird. Er ist umfassender und deckt alle Bereiche des Projekts ab. Zu den Bestandteilen gehören Zielsetzungen, Projektumfang, Projektstrukturplan (WBS), Zeitplan, Budget, Risikomanagementplan, Kommunikationsplan und Qualitätsplan.

Bestandteile eines Aktionsplans

Ein Aktionsplan beantwortet die Fragen „Wer?“, „Was?“ und „Wann?“. Diese Fragen werden durch die verschiedenen Elemente beantwortet, aus denen sich der Plan zusammensetzt. Die folgenden Bausteine sind essenziell für einen erfolgreichen Plan.

• Ziele und Vorgaben: Bevor Sie einen Plan erstellen, definieren Sie klare Ziele und Vorgaben. Es ist entscheidend zu wissen, was Sie erreichen wollen, bevor Sie die Schritte zur Umsetzung festlegen.
• Handlungsschritte: Diese Schritte beantworten die Frage „Was?“. Es sind die Aktivitäten, die zum Erreichen des Ziels führen. Je detaillierter diese beschrieben werden, desto besser.
• Maßnahmen: Maßnahmen sind die spezifischen, kleinen Aufgaben, die die einzelnen Handlungsschritte bilden. Sie führen zur nächsten Phase. Es ist wichtig, die Priorität dieser Aufgaben sowie die erwarteten Ergebnisse festzulegen.
• Zeitleiste: Eine Zeitleiste bildet den gesamten Aktionsplan von Anfang bis Ende ab. Sie zeigt die Gesamtdauer und enthält Start- und Enddaten aller Schritte und Aufgaben.
• Ressourcen: Ressourcen sind alles, was zur Umsetzung des Aktionsplans benötigt wird – Personal, Materialien, Ausrüstung usw. Diese sollten identifiziert und den entsprechenden Aufgaben zugeordnet werden.
• Kosten: Ressourcen wie Personal und Ausrüstung verursachen Kosten. Identifizieren Sie sowohl offensichtliche als auch versteckte Kosten in Ihrem Aktionsplan.
• Aktionsplan-Matrix: Eine Matrix hilft Ihnen, die Aufgaben und deren Reihenfolge zu bestimmen. Verwenden Sie unsere kostenlose Aktionsplan-Vorlage, um Schritte, Aufgaben, Zeitplan und Ressourcen klar zu strukturieren.
• Aktionsplan-Bericht: Sie müssen sicherstellen, dass Ihr tatsächlicher Fortschritt dem geplanten entspricht. Mit einem Aktionsplan-Bericht können Sie Fortschritt, Zeit und Kosten über einen bestimmten Zeitraum hinweg nachverfolgen.

Arten von Aktionsplänen

Es gibt viele verschiedene Arten von Aktionsplänen, die für unterschiedliche strategische Initiativen verwendet werden. Sie ähneln sich im Aufbau, unterscheiden sich jedoch in ihren Zielen. Hier sind einige Beispiele.

Geschäftsaktionsplan

Ein Geschäftsaktionsplan wird verwendet, um Ziele und Aufgaben festzulegen, wenn Sie ein Unternehmen gründen oder ein bestehendes Unternehmen ausbauen möchten. Er beschreibt die Vision des Unternehmens und die Maßnahmen, die zur Verwirklichung dieser Vision ergriffen werden.

Projektaktionsplan

Ein Aktionsplan für ein Projekt unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von einem allgemeinen Aktionsplan – der Unterschied liegt lediglich darin, dass am Ende ein konkretes Ergebnis wie ein Produkt oder eine Dienstleistung steht.

Persönlicher Aktionsplan

Ein persönlicher Aktionsplan unterscheidet sich ebenfalls kaum, außer im Ziel. Ein Beispiel: Eine Person möchte mehr Sport treiben. Das Ziel könnte sein, täglich eine halbe Stunde spazieren zu gehen – etwa in der Mittagspause.

Wie man in 10 Schritten einen Aktionsplan für das Projektmanagement erstellt

Die Vorteile eines Aktionsplans liegen auf der Hand: Sie haben nun festgelegt, welche Handlungsschritte und Ressourcen erforderlich sind, um Ihre Projektziele zu erreichen. Durch die Zusammenfassung dieser Informationen in einem einzigen Dokument können Sie Ihr Projekt besser planen und umsetzen.

Viele Menschen fühlen sich von der Projektmanagement-Terminologie überfordert, doch das Wort „Aktion“ versteht jeder. Die Grundlagen zur Erstellung eines Aktionsplans für jedes Projekt folgen diesen vier grundlegenden Schritten der Projektplanung:

1. Definieren Sie Ihre Projektziele

Es gibt einen Unterschied zwischen Projektzielen und Projektvorgaben. Projektziele beziehen sich auf die übergeordneten Ergebnisse, die das Projekt erreichen soll. Diese sind in der Regel mit der strategischen Planung und den Geschäftsstrategien einer Organisation abgestimmt.

2. Definieren Sie Ihre Projektvorgaben

Projektvorgaben sind viel spezifischer als Projektziele. Projektvorgaben beziehen sich auf die konkreten Ergebnisse und Meilensteine, die erreicht werden müssen, um die Projektziele zu erfüllen.

3. Definieren Sie Handlungsschritte

Handlungsschritte sind Gruppen verwandter Aufgaben oder Maßnahmen, die ausgeführt werden müssen, um die Projektergebnisse zu liefern.

4. Identifizieren und priorisieren Sie Maßnahmen

Maßnahmen sind kleine, einzelne Aufgaben, die die Handlungsschritte des Aktionsplans bilden. Zunächst müssen Sie Abhängigkeiten zwischen diesen Aufgaben identifizieren und ihnen anschließend Prioritäten zuweisen, damit sie in logischer Reihenfolge ausgeführt werden.

5. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

Nachdem Sie die Arbeit zur Umsetzung Ihres Aktionsplans aufgeteilt haben, müssen Sie die Maßnahmen den Teammitgliedern zuweisen und deren Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen.

6. Ressourcen zuweisen

Wie beim Projektplan erfordert auch Ihr Aktionsplan eine Ressourcenplanung. Durch die Identifizierung der Handlungsschritte und Maßnahmen können Sie genau bestimmen, welche Ressourcen für jede Aufgabe benötigt werden, und diese entsprechend zuweisen.

7. SMART-Ziele festlegen

Ihr Aktionsplan muss überwacht und gesteuert werden, um die Leistung zu messen. Daher ist es wichtig, SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und termingebunden) für Ihre Maßnahmen, Handlungsschritte und Projektvorgaben zu definieren.

8. Zeitplan für den Aktionsplan festlegen

Als Projektmanager müssen Sie die Dauer der Maßnahmen und Handlungsschritte so genau wie möglich schätzen. Sobald Sie dies getan haben, haben Sie einen Zeitplan. Sie können Projektmanagement-Techniken wie PERT-Diagramme oder die Critical-Path-Methode verwenden, um die Dauer Ihres Aktionsplans besser abzuschätzen.

9. Eine Aktionsplan-Vorlage erstellen

Erstellen oder verwenden Sie eine einfache Aktionsplan-Vorlage, um Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten zu erfassen. Hier werden alle aufgabenbezogenen Informationen Ihres Aktionsplans gesammelt, sodass Sie einen zentralen Überblick über alle wichtigen Details haben.

Das Erstellen einer Aktionsplan-Vorlage ist sinnvoll, da Sie dieses Format während des gesamten Projekts verwenden können. Deshalb haben wir eine kostenlose Aktionsplan-Vorlage entwickelt, die Sie herunterladen können. Darüber hinaus finden Sie zahlreiche weitere kostenlose Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die Sie in jeder Projektphase unterstützen.

10. Ein Projektmanagement-Tool verwenden

Nutzen Sie ein Projektmanagement-Tool, um den Überblick zu behalten. ProjectManager bietet Planungsfunktionen, mit denen Sie Fortschritt und Leistung Ihres Projekts überwachen und berichten können. Erhalten Sie mit unseren Live-Dashboards eine Übersicht über den gesamten Aktionsplan – ohne komplexe Einrichtung.

Sobald Sie Ihren Aktionsplan erstellt haben, können Sie mithilfe von Projektplanungs-Tools alle Details zu Handlungsschritten und Maßnahmen im Blick behalten. Mit ProjectManager können Sie verschiedene Kennzahlen wie Abweichungen, Arbeitslast und mehr berechnen. Diese werden in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken dargestellt und lassen sich mit Stakeholdern teilen, um diese über Fortschritte auf dem Laufenden zu halten.

Beispiel für einen Aktionsplan

Wir haben bereits viel über Aktionspläne gesprochen, aber am besten versteht man sie anhand eines Beispiels. Unten sehen Sie unsere kostenlose Aktionsplan-Vorlage. Sie wurde für die Entwicklung einer Website erstellt.

Beispiel für Ziele und Vorgaben

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Aktionsplans besteht darin, seine Ziele und Vorgaben klar zu definieren. Vorgaben sind die spezifischen Ergebnisse, die erreicht werden müssen, um die übergeordneten Ziele zu erfüllen, wie im folgenden Bild dargestellt.

Beispiel für Handlungsschritte

Nachdem diese definiert wurden, wird der Aktionsplan in vier Handlungsschritte unterteilt: Marktforschung, Website-Entwicklung, Website-Launch und Website-Wartung. Für jeden Handlungsschritt sind spezifische Aufgaben oder Maßnahmen aufgeführt, einschließlich einer Beschreibung der Aufgabe, der verantwortlichen Person, der Priorität und des Fortschrittsstatus.

Beispiel für eine Aktionsplan-Zeitleiste

Es gibt außerdem eine Zeitleiste, um die Startdaten der einzelnen Aufgaben innerhalb der Handlungsschritte festzulegen – einschließlich der geplanten Stunden. Dadurch können Sie die Dauer jeder Aufgabe sowie die Gesamtdauer des gesamten Aktionsplans von Anfang bis Ende bestimmen.

Beispiel für Ressourcen

Schließlich gibt es einen Bereich, in dem Sie Ihre Ressourcen hinzufügen können. Diese sind nach Abteilungen unterteilt, beispielsweise Marketing, Webentwicklung usw. Anschließend werden die für jede Aufgabe erforderlichen Materialien samt ihrer Kosten aufgelistet. Dies ermöglicht eine genaue Kostenschätzung für den gesamten Plan.

Wie man mit ProjectManager einen Aktionsplan erstellt

Sehen Sie, wie Aktionspläne typischerweise mit Projektplanungssoftware erstellt werden.

1. Planung mit mehreren Projektansichten

ProjectManager hilft Ihnen, Ihren Aktionsplan zu erstellen und umzusetzen. Sammeln Sie alle Handlungsschritte und Aufgaben in der Listenansicht, die weit mehr kann als einfache To-do-Apps, da Sie Ihren Plan anschließend mit Gantt-Diagrammen, Projektkalendern und Kanban-Boards visualisieren können. Diese leistungsstarken Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu priorisieren, Tags anzupassen und den Fortschrittsprozentsatz jeder Aufgabe anzuzeigen. Unsere Online-Projektmanagementsoftware liefert Echtzeitdaten, damit Sie Ihren Aktionsplan erstellen und konsequent umsetzen können.

2. Maßnahmen Ihren Teammitgliedern zuweisen

Sobald Sie die Schritte Ihres Aktionsplans mit den Projektplanungs-Tools von ProjectManager abgebildet haben, können Sie Aufgaben Ihren Teammitgliedern zuweisen und die erforderlichen Ressourcen für die Ausführung jeder Maßnahme festlegen. Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu und legen Sie Prioritäten fest, um eine ordnungsgemäße Umsetzung sicherzustellen.

3. Handlungsschritte und Ergebnisse festlegen

Es ist wichtig, alle Phasen der Projektzeitleiste zu dokumentieren, um zu wissen, wann welche Handlungsschritte und Aufgaben stattfinden. Darüber hinaus ermöglicht das Gantt-Diagramm von ProjectManager, Projektphasen zu identifizieren, den kritischen Pfad zu bestimmen und Fälligkeitstermine für Meilensteine und Ergebnisse festzulegen.

4. Fortschritt mit Echtzeit-Dashboards verfolgen

Sobald das Projekt gestartet ist, müssen Sie den Fortschritt der laufenden Arbeiten überwachen. Hier kommt das Echtzeit-Projekt-Dashboard ins Spiel, mit dem Sie überprüfen können, ob Ihr Aktionsplan im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.
ProjectManager bietet alle Tools, die Sie zur Erstellung und Umsetzung eines erfolgreichen Plans benötigen. Unabhängig davon, welche Art von Aktionsplan Sie erstellen möchten – unsere preisgekrönte Projektmanagementsoftware macht es einfach. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion.

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Qu’est-ce qu’un plan d’action ?

En gestion de projet, un plan d’action est un document qui répertorie les étapes à suivre pour atteindre les objectifs et buts du projet. Il précise donc les ressources nécessaires pour y parvenir, établit un calendrier pour les actions à entreprendre et détermine les membres de l’équipe requis. Nous définirons plus loin dans ce guide ce que sont les buts du projet, les objectifs du projet, les actions et les étapes d’action.

Un plan d’action est similaire à un plan de mise en œuvre de projet, et il est très utile pendant les phases de planification et d’exécution du projet. En effet, un plan d’action documente l’exécution du plan de projet ; il s’agit d’une liste détaillée des travaux à réaliser pour atteindre les objectifs du projet, du début à la fin.

Exécutez vos plans d’action en ligne avec ProjectManager

Vous ne vous contentez pas de déterminer les étapes et le calendrier : vous définissez également l’équipe de projet qui exécutera ces tâches. Cela nécessite un logiciel de gestion de projet performant comme ProjectManager.

• Accédez à plusieurs outils de planification tels que des diagrammes de Gantt, des listes de tâches, des feuilles, des tableaux kanban et des calendriers
• Les vues de planification du projet se synchronisent avec les tableaux de bord, feuilles de temps et graphiques de charge de travail pour un accès aux données en temps réel
• Suivez la progression, les ressources et les coûts du projet en temps réel pour garantir le respect du plan. Essayez-le gratuitement

Quel est l’objectif d’un plan d’action ?

Le principal objectif d’un plan d’action est de définir les ressources et la chronologie nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Il aide à clarifier les objectifs et fournit une vision claire du résultat attendu. Comme son nom l’indique, il divise les buts en étapes concrètes et attribue des responsabilités afin que chaque membre de l’équipe comprenne les échéances clés et la manière dont les ressources seront utilisées.

Au-delà de la logistique, un plan d’action fournit également un cadre pour suivre la progression et effectuer des ajustements afin de rester sur la bonne voie. Par exemple, si l’objectif est de lancer un nouveau produit le 1er novembre mais que l’étude de marché ne se termine que le 25 octobre, le plan devra être ajusté en conséquence. Si des risques apparaissent, des plans de contingence peuvent atténuer les effets négatifs. Enfin, il sert de base pour mesurer le succès une fois les objectifs atteints.

Qui doit élaborer un plan d’action ?

Bien que les chefs de projet utilisent les plans d’action, d’autres responsables d’équipe et gestionnaires peuvent également s’en servir lorsqu’ils dirigent un projet ou un processus. Les plans d’action peuvent être utilisés individuellement ou en équipe ; dans les cas collectifs, le responsable élabore le plan et recueille les avis de chacun.

Voici un aperçu des personnes qui devraient participer à la création et à la mise en œuvre :

• Professionnels de la gestion de projet : Chefs de projet, gestionnaires de programmes et de portefeuilles de projets, et bureaux de gestion de projets (PMO)
• Équipes de gestion des opérations : Chefs de département, gestionnaires fonctionnels et superviseurs
• Équipes de planification organisationnelle : Haute direction, cadres dirigeants, conseil d’administration et commanditaires de projet

Par exemple, le chef de projet élaborera le plan d’action afin de superviser le projet du début à la fin. Cela garantit que le projet est exécuté conformément au calendrier et à la portée définie. Les commanditaires du projet examineront le plan pour s’assurer qu’il est aligné sur les objectifs stratégiques, et les parties prenantes l’utiliseront pour suivre la progression générale et comprendre comment elle affecte leurs intérêts.

Plan d’action vs plan de projet

Bien que les plans d’action et les plans de projet soient deux outils essentiels de la gestion de projet, ils sont utilisés différemment. Un plan d’action précise les étapes nécessaires pour atteindre un objectif particulier. Il est souvent utilisé pour des tâches ou initiatives spécifiques. Les composantes d’un plan d’action incluent les tâches, les responsabilités, les échéances, les ressources et l’état d’avancement. Par exemple, un plan d’action pour le lancement d’un nouveau produit comprend l’étude de marché, le développement du produit et le plan de commercialisation.

Un plan de projet, en revanche, constitue un cadre global pour gérer un projet du début à la fin. Il est plus large dans sa portée et couvre tous les aspects du projet. Les composantes d’un plan de projet incluent les objectifs, l’énoncé de la portée, la structure de découpage du travail (WBS), le calendrier, le budget, le plan de gestion des risques, le plan de communication et le plan de qualité.

Composantes d’un plan d’action

Un plan d’action répond aux questions « qui », « quoi » et « quand » de ce que vous proposez. Ces questions sont couvertes par les différents éléments qui constituent le plan. Voici les principaux éléments d’un plan d’action réussi.

• Objectifs et buts : Avant d’établir un plan, définissez les buts et objectifs. Il est essentiel de comprendre ce que vous cherchez à accomplir avant de définir les étapes pour y parvenir.
• Étapes d’action : Ces étapes répondent à la question du « quoi ». Ce sont les activités qui mèneront à la réalisation de votre objectif. Plus les étapes sont détaillées, mieux c’est.
• Actions spécifiques : Les actions spécifiques sont les petites tâches qui composent les étapes du plan d’action. Ce sont les tâches qui, une fois exécutées, mènent à la suivante. Il est important de définir la priorité de ces actions ainsi que les livrables attendus.
• Calendrier : Une chronologie représente l’ensemble du plan d’action, du début à la fin. Elle montre la durée totale et chaque étape ou tâche y est inscrite, avec ses dates de début et de fin.
• Ressources : Les ressources sont tout ce qui est nécessaire à l’exécution du plan d’action : main-d’œuvre, matériel, équipements, etc. Vous devez identifier les ressources nécessaires et les associer aux tâches correspondantes.
• Coûts : Les ressources, comme les personnes et les équipements, ont un coût. Assurez-vous d’identifier les coûts évidents ou cachés dans votre plan d’action.
• Matrice de plan d’action : Une matrice est un outil qui aide à déterminer les tâches à accomplir et leur ordre.
• Rapport de plan d’action : Vous devez vous assurer que votre progression réelle correspond à celle prévue. Pour suivre l’avancement, utilisez un rapport de plan d’action, qui donne un aperçu de votre temps, de vos coûts et d’autres indicateurs sur une période donnée.

Types de plans d’action

Il existe plusieurs types de plans d’action utilisés dans divers contextes stratégiques. Chacun est similaire dans sa structure, mais diffère par ses objectifs. Voici quelques exemples courants.

Plan d’action commercial

Un plan d’action commercial est utilisé pour définir les objectifs et les tâches nécessaires à la création ou au développement d’une entreprise. Il décrit la vision de l’entreprise et les actions à entreprendre pour la concrétiser.

Plan d’action de projet

Un plan d’action de projet ne diffère pas beaucoup d’un plan d’action général. La seule différence est qu’il vise à produire un livrable à la fin du plan, qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service.

Plan d’action personnel

De même, un plan d’action personnel diffère peu des autres, si ce n’est par l’objectif. Par exemple, un plan d’action personnel peut viser à faire plus d’exercice. L’objectif pourrait être de marcher une demi-heure chaque jour, par exemple pendant la pause déjeuner.

Comment rédiger un plan d’action en gestion de projet en 10 étapes

Les avantages d’un plan d’action sont simples : il définit les étapes à suivre et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. En rassemblant toutes ces informations dans un seul document de gestion de projet, vous pouvez planifier et exécuter votre plan de projet plus efficacement.

Les gens sont souvent dépassés par le jargon de la gestion de projet lorsqu’ils doivent planifier un projet, mais le mot « action » est universellement compris. Les principes fondamentaux pour élaborer un plan d’action dans n’importe quel projet suivent ces quatre étapes de base de la planification de projet :

1. Définir les objectifs du projet

Il existe une différence entre les buts et les objectifs du projet. Les buts du projet se réfèrent aux objectifs de haut niveau que le projet vise à atteindre. Ils s’alignent généralement sur la planification stratégique et les objectifs commerciaux de l’organisation.

2. Définir les objectifs spécifiques du projet

Les objectifs du projet sont beaucoup plus précis que les buts. Les objectifs du projet font référence aux livrables et jalons à accomplir pour atteindre les buts fixés.

3. Définir les étapes d’action

Les étapes d’action sont un ensemble de tâches ou d’activités connexes qui doivent être exécutées pour produire les livrables du projet.

4. Identifier et hiérarchiser les actions

Les actions sont de petites tâches individuelles qui composent les étapes d’action décrites dans votre plan. Il faut d’abord identifier les dépendances entre elles, puis leur attribuer un niveau de priorité afin qu’elles soient exécutées dans le bon ordre.

5. Définir les rôles et responsabilités

Maintenant que vous avez réparti le travail nécessaire à la réalisation de votre plan d’action, vous devez attribuer les tâches à votre équipe de projet et définir les rôles et responsabilités de chacun.

6. Allouer les ressources

Tout comme pour votre plan de projet, votre plan d’action comporte des besoins en ressources. L’identification des étapes et actions vous aidera à déterminer les ressources nécessaires pour chaque tâche et à les attribuer correctement.

7. Définir des objectifs SMART

Votre plan d’action doit être surveillé et contrôlé pour mesurer sa performance. C’est pourquoi il est essentiel de définir des objectifs SMART pour vos tâches, vos étapes et vos objectifs de projet. SMART signifie spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis.

8. Établir une chronologie pour votre plan d’action

En tant que chef de projet, vous devez estimer la durée nécessaire à la réalisation de vos actions et étapes. Une fois cela fait, vous obtiendrez une chronologie. Vous pouvez utiliser des techniques de gestion de projet telles que les diagrammes PERT ou la méthode du chemin critique pour estimer plus précisément la durée de votre plan d’action.

9. Rédiger un modèle de plan d’action

Créez ou utilisez un modèle simple de plan d’action pour rassembler les tâches, les délais et les affectations. C’est l’endroit où tout ce qui concerne les tâches de votre projet doit être consigné afin d’avoir toutes les informations essentielles regroupées.

Rédiger un modèle de plan d’action est une excellente idée, car vous devrez utiliser ce format tout au long du projet. C’est pourquoi nous avons créé un modèle gratuit de plan d’action à télécharger. Il existe également des dizaines d’autres modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word qui peuvent vous aider à chaque phase de votre projet.

10. Utiliser un outil de gestion de projet

Utilisez un outil de gestion de projet pour rester organisé. ProjectManager propose des fonctionnalités de planification qui vous aident à suivre et à rendre compte de la progression et des performances du projet. Obtenez une vue d’ensemble de votre plan d’action grâce à nos tableaux de bord en temps réel. Contrairement à d’autres outils, nous ne vous obligeons pas à configurer le tableau de bord.

Une fois que vous avez élaboré votre plan d’action, vous pouvez utiliser des outils de planification de projet pour examiner en détail vos étapes et vos actions. Avec ProjectManager, vous pouvez calculer différents indicateurs tels que la variance du projet, la charge de travail et bien plus encore. Ces données sont présentées dans des graphiques clairs et faciles à lire. Partagez-les avec les parties prenantes pour leur fournir des mises à jour sur les étapes du plan d’action à tout moment.

Exemple de plan d’action

Nous avons beaucoup parlé des plans d’action, mais la meilleure façon de comprendre leur fonctionnement est d’en examiner un exemple. Ci-dessous, vous trouverez notre modèle gratuit de plan d’action. Il est conçu pour le développement d’un site Web.

Exemple d’objectifs et de buts

La première étape pour créer un plan d’action consiste à définir clairement ses buts et objectifs. Les objectifs sont les résultats spécifiques nécessaires pour atteindre les buts globaux, comme illustré dans l’image ci-dessous.

Exemple d’étapes d’action

Une fois ceux-ci définis, le plan d’action est divisé en quatre étapes : étude de marché, développement du site Web, lancement du site et maintenance du site. Vous verrez que des tâches précises ou actions sont décrites pour chaque étape, y compris la description de la tâche, la personne responsable, le niveau de priorité et l’état d’avancement.

Exemple de chronologie du plan d’action

Le plan comprend également une chronologie indiquant les dates de début de chaque tâche et le nombre d’heures prévues. Cela permet de déterminer la durée de chaque tâche ainsi que la durée totale du plan d’action, du début à la fin.

Exemple de ressources

Enfin, une section est prévue pour ajouter vos ressources. Elles sont classées par département, comme le marketing ou le développement Web. Les matériaux nécessaires à chaque tâche y sont listés, avec leurs coûts, ce qui permet d’estimer le coût global du plan.

Comment créer un plan d’action avec ProjectManager

Découvrez comment les plans d’action sont généralement structurés à l’aide d’un logiciel de planification de projet.

1. Planifiez avec plusieurs vues de projet

ProjectManager peut vous aider à construire et à exécuter votre plan d’action. Rassemblez toutes vos tâches et étapes dans notre vue en liste, qui va bien au-delà des simples applications de tâches grâce à la possibilité de visualiser votre plan sous forme de diagrammes de Gantt, de calendriers de projet et de tableaux kanban. Ces outils puissants vous permettent de hiérarchiser les actions, de personnaliser les étiquettes et d’afficher le pourcentage d’avancement de chaque tâche. Notre logiciel de gestion de projet en ligne vous fournit des données en temps réel pour créer un plan d’action et le suivre efficacement.

2. Attribuez les actions aux membres de l’équipe

Une fois vos étapes de plan d’action établies dans les outils de planification de projet de ProjectManager, vous pouvez attribuer des tâches à vos collaborateurs et indiquer les ressources nécessaires à leur exécution. Définissez leurs rôles, leurs responsabilités et les niveaux de priorité pour chaque tâche afin d’assurer une exécution efficace.

3. Définissez les étapes et livrables du plan d’action

Il est important de noter toutes les phases de la chronologie du projet afin de savoir quelles tâches et quelles actions seront menées et à quel moment. De plus, le diagramme de Gantt de ProjectManager vous permet d’identifier les phases du projet, de trouver le chemin critique et de fixer les dates limites pour les jalons et les livrables.

4. Suivez la progression avec des tableaux de bord en temps réel

Une fois le projet lancé, vous devez suivre la progression du travail en cours. Cela nous amène au tableau de bord en temps réel, où vous pouvez vérifier si votre plan d’action respecte le calendrier et le budget.

ProjectManager vous offre tous les outils nécessaires pour créer et mettre en œuvre un plan efficace. Quel que soit le type de plan d’action dont vous avez besoin, notre logiciel de gestion de projet primé facilite sa réalisation. Profitez dès aujourd’hui d’un essai gratuit de 30 jours.

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Une portée des travaux est un accord sur les tâches que vous allez exécuter dans le cadre du projet. La portée des travaux en gestion de projet comprend les livrables, un calendrier, des jalons et des rapports. Examinons de plus près chacun de ces éléments ci-dessous.

Que doit contenir une portée des travaux ?

Voici un aperçu des principaux composants d’une portée des travaux. Vous pouvez ajouter ou supprimer certains de ces éléments pour mieux vous adapter aux exigences de vos parties prenantes.

Livrables du projet

Ce sont les résultats que votre projet doit livrer. Qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service, c’est la raison pour laquelle vous réalisez le projet pour votre client, votre partie prenante ou votre commanditaire. Quel que soit ce livrable — document, rapport, logiciel, produit ou construction — il doit être clairement identifié ici. La création d’une structure de découpage du travail peut vous aider à cette étape. Assurez-vous également qu’il existe un critère d’acceptation pour les livrables du projet, comme des normes de qualité ou des exigences fonctionnelles.

Calendrier du projet

Considérez le calendrier comme une route reliant le début et la fin du projet. Cette section du document décrit les grandes phases sur la durée totale du projet. Elle doit également indiquer les moments où vos livrables seront prêts. Comme vous pouvez l’imaginer, il est essentiel de définir le plan global de tout projet. Cela se présente mieux sous une forme visuelle, comme un plan de diagramme de Gantt condensé, afin que les parties prenantes puissent voir le calendrier à haut niveau.

Jalons du projet

Les projets peuvent être longs et complexes, c’est pourquoi ils sont organisés selon un calendrier et divisés en parties plus gérables appelées tâches. Les phases plus importantes du projet sont marquées par ce qu’on appelle un jalon. Cela permet de suivre l’avancement du projet et de vérifier qu’il respecte le calendrier prévu. Définissez vos principaux jalons sur une chronologie dans la portée des travaux, y compris les lancements de projet, réunions, remises, etc.

Rapports du projet

Vous allez générer des rapports tout au long du projet, destinés à votre équipe ou à votre client, partie prenante ou commanditaire. Ceux-ci peuvent inclure des rapports d’état, des rapports d’avancement, de variance et bien d’autres. Ils constituent un enregistrement formel de la progression du projet, mais aussi un moyen de communication au-delà du simple respect du calendrier.

Selon la façon dont vous personnalisez les rapports, une grande quantité de données peut être exploitée pour différents publics. Définissez comment vous allez présenter ces rapports, à quelle fréquence les parties prenantes peuvent les attendre et qui en sera responsable.

Modèle de portée des travaux

Maintenant que vous savez ce que contient ce document essentiel, téléchargez notre modèle gratuit de portée des travaux pour Word. Il comprend tout ce dont vous avez besoin pour créer une portée des travaux adaptée à votre projet, afin que vos parties prenantes sachent exactement à quoi s’attendre en termes de calendrier, de livrables et d’effort.

Comment rédiger une portée des travaux

Maintenant que nous avons répertorié les éléments d’une portée des travaux, voyons étape par étape comment en rédiger une. Ces étapes peuvent vous aider à créer une portée des travaux pour différents secteurs tels que la construction ou la fabrication.

1. Définir les objectifs du projet : Avant de rédiger une portée des travaux, vous devez définir quels objectifs seront atteints grâce à l’exécution des tâches du projet qui y seront incluses.
2. Utiliser une structure de découpage du travail pour identifier les tâches : La première étape pour rédiger une portée des travaux consiste à identifier toutes vos tâches de projet. Cela se fait à l’aide d’une structure de découpage du travail (WBS), un outil de gestion de projet qui permet de décomposer les projets et lots de travail en tâches individuelles afin de mieux les planifier et les programmer.
3. Déterminer les livrables du projet : Un livrable de projet est un résultat tangible ou intangible issu des tâches. Ils constituent une partie essentielle de la portée des travaux puisqu’ils représentent les résultats attendus du projet.
4. Établir les critères d’acceptation des livrables : Les livrables du projet doivent répondre aux critères d’acceptation définis par le client du projet, tels que les normes de qualité ou les exigences fonctionnelles.
5. Utiliser la méthode du chemin critique pour créer un calendrier : La méthode du chemin critique est une technique de planification de projet qui permet aux chefs de projet d’élaborer un calendrier et d’estimer la durée du projet en identifiant la séquence de tâches la plus longue. Il est important d’utiliser cette méthode ou d’autres techniques de planification de projet pour établir un calendrier réaliste dans votre portée des travaux.
6. Définir les modalités de paiement du projet : Vous pouvez inclure les conditions de paiement comme une section de votre portée des travaux.
7. Établir les procédures de rapport du projet : La communication entre l’équipe de projet et les parties prenantes est très importante. Votre portée des travaux doit donc comporter une section expliquant comment les rapports seront produits.

Avec ProjectManager, créez une WBS, concevez des rapports et élaborez un calendrier de projet en quelques secondes grâce à notre générateur de diagrammes de Gantt en ligne. Cartographiez votre portée des travaux, créez un budget, assignez des tâches, ajoutez des dépendances et bien plus encore. Présentez ensuite votre plan à votre équipe et à vos parties prenantes pour démarrer le projet sur de bonnes bases. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui.

Exemple de portée des travaux

Pour comprendre l’objectif et l’importance d’une portée des travaux en gestion de projet, prenons un exemple simple : planifier un mariage. Un mariage est un projet et, selon la personnalité des mariés, il peut être plus vaste et plus complexe que la construction d’une autoroute ou d’un aéroport.

Prenons un aspect de ce grand projet, les invitations, et décomposons-le dans une portée des travaux. Nous allons définir les livrables, le calendrier, les jalons et les rapports dans cet exemple de portée des travaux.

Livrables

• Liste des invités
• Adresses des participants
• Invitations
• Enveloppes adressées
• Timbres

Calendrier

• 1er janvier : Décider de la liste des invités
• 1er février : Recueillir les adresses des participants
• 1er mars : Choisir le style d’invitation et lancer l’impression
• 1er avril : Adresser et poster les invitations
• 1er mai : Obtenir le nombre final d’invités
• 1er juin : Mariage

Jalons

• Sélection des invités et collecte des adresses
• Envoi des invitations
• Comptage final des participants

Rapports

• Suivi de l’état de la collecte des adresses
• Suivi de la progression de l’impression des invitations
• Vérification des réponses (RSVP) par rapport à la liste d’invitations

Exemple de portée des travaux pour la construction

Créons maintenant une portée des travaux pour un petit projet de construction : la construction d’une maison. Ce projet comporte de nombreuses étapes, mais pour des raisons pratiques, cet exemple de portée des travaux pour la construction se concentrera uniquement sur certains des principaux livrables, calendriers, jalons et rapports.

Livrables du projet : Ces livrables sont des résultats individuels et tangibles provenant de différentes activités de construction.

• Dégagement du terrain
• Nivellement du sol
• Semelles de fondation
• Fondation
• Lignes d’égout
• Ossature en bois
• Pose du contreventement
• Installation du système CVC
• Installation des panneaux électriques et du câblage
• Installation de la toiture
• Pose de l’isolation
• Installation des cloisons sèches
• Peinture intérieure, électroménagers, armoires et autres finitions

Calendrier du projet : Le calendrier de la portée des travaux dépend de la complexité de la conception et de l’accord conclu entre le propriétaire du projet et l’entrepreneur général, qui engagera des sous-traitants pour réaliser différents types de travaux de construction.

Jalons du projet : Les jalons de la portée des travaux marquent les réalisations importantes du projet au fur et à mesure que les tâches sont exécutées. Au lieu de faire référence à des livrables individuels, ils décrivent des phases du projet qui ont été menées à bien. En tant que chef de projet, vous pouvez choisir les jalons les plus pertinents pour votre projet.

• L’enveloppe du bâtiment est terminée
• Les inspections de la fondation, de la charpente, de la plomberie et de l’électricité ont été validées
• Les travaux extérieurs sont achevés
• Les travaux intérieurs sont achevés
• Le projet a été livré avec succès

Rapports du projet : Les rapports que vous utilisez pour suivre la portée des travaux peuvent varier, mais ceux-ci sont essentiels pour un projet de construction.

• Rapports d’état du projet
• Journaux quotidiens de construction
• Liste de travaux restants (punch list)

Pourquoi est-il important de rédiger une portée des travaux ?

Voici quelques raisons pour lesquelles la rédaction d’une portée des travaux est bénéfique pour les projets.

Définit la portée du projet

Le principal objectif d’une portée des travaux est de définir la portée du projet. Cela signifie préciser le travail qui sera effectué, ainsi que les exclusions, activités ou livrables qui ne font pas partie du projet.

Prévient l’élargissement de la portée (scope creep)

L’élargissement de la portée est un risque qui peut affecter tout projet. Il se produit lorsque des tâches supplémentaires sont ajoutées à la portée initiale pendant l’exécution du projet.

Ces ajouts non planifiés aux plans de travail entraînent des coûts supplémentaires et perturbent le calendrier du projet. L’élargissement de la portée peut être évité grâce à une portée des travaux claire qui précise ce qui sera exécuté et ce qui ne le sera pas. Cependant, des modifications peuvent être apportées à la portée du projet à l’aide d’une demande de changement, un autre document essentiel de la gestion de projet.

Fixe des attentes claires pour les parties prenantes

Sans portée des travaux, les parties prenantes du projet peuvent avoir des attentes irréalistes concernant le projet, comme supposer que certaines tâches ou livrables seront réalisés. Il est donc important que les chefs de projet et les équipes s’assurent qu’une portée des travaux existe pour informer les parties prenantes de ce à quoi s’attendre.

Par exemple, une portée des travaux est un élément clé d’une proposition de projet, l’un des documents de gestion de projet qui permet aux équipes de projet d’expliquer aux parties prenantes, comme les clients ou les commanditaires, ce qu’elles peuvent attendre du projet.

Conseils pour rédiger une portée des travaux

Avant de commencer la rédaction, assurez-vous de suivre ces conseils.

1. Soyez précis : expliquez clairement les termes utilisés
2. Utilisez des visuels : une image vaut mille mots
3. Obtenez les approbations : assurez-vous que toutes les personnes concernées valident le travail

Ce n’est pas très difficile, mais cela doit être fait avec rigueur, car vous ne voulez pas rattraper du retard administratif lorsque le projet est déjà en cours.

Astuce : La portée des travaux est essentielle au plan de projet et en fait souvent partie intégrante, mais sa rédaction peut être longue. Nous avons créé des dizaines de modèles de gestion de projet pour vous aider à créer tous vos documents de projet.

Comment gérer votre portée des travaux avec un logiciel de gestion de projet

Il peut être difficile de suivre toutes les tâches, mais un logiciel de gestion de projet peut simplifier le processus. Dans ProjectManager, vous pouvez importer votre feuille de calcul ou utiliser l’un de nos modèles adaptés à votre secteur pour démarrer.

Une simple liste de tâches n’est qu’un point de départ. Pour mettre de l’ordre dans tout cela, vous devrez estimer la durée en ajoutant des dates de début et de fin. Nous plaçons ensuite automatiquement vos tâches sur un calendrier dans notre vue de projet en diagramme de Gantt, afin que vous puissiez visualiser l’ensemble du projet en un seul endroit. Vous pouvez également hiérarchiser les tâches, relier les dépendances pour éviter les blocages et définir des jalons afin de diviser le projet en phases plus gérables.

Collaborez au niveau des tâches

Les tâches nécessitent des personnes pour être exécutées et faire progresser le projet. Vous avez votre calendrier, alors intégrez votre équipe et commencez à leur attribuer des tâches. Vous pouvez le faire depuis n’importe quelle vue de projet. Nous proposons des outils collaboratifs qui rendent les équipes plus productives et favorisent la collaboration. Vous pouvez les diriger avec des descriptions de tâches et en joignant des fichiers. Ensuite, les membres peuvent collaborer en commentant au niveau des tâches, et les autres sont notifiés par e-mail. C’est idéal pour les équipes à distance ou celles travaillant dans le même espace.

Suivez la progression pour respecter le temps et le budget

En parlant d’équipes distribuées, comment suivre leur progression si vous ne pouvez pas les voir ? Nous résolvons ce problème grâce à d’excellentes fonctions de suivi, telles qu’un tableau de bord en temps réel qui affiche l’avancement des tâches, les coûts et d’autres indicateurs clés du projet. Notre logiciel recueille les mises à jour et les affiche automatiquement dans des graphiques clairs et faciles à lire. Vous pouvez même les partager lors des réunions avec les parties prenantes pour les tenir informées.

Pour des données plus détaillées, nous proposons des rapports en un clic filtrables selon vos besoins. Les rapports suivent les écarts de projet, la charge de travail et plus encore. Vous pouvez ainsi détecter et résoudre rapidement les problèmes avant qu’ils ne compromettent le projet.

Si vous souhaitez que cette portée des travaux soit le point de départ d’un projet réussi, essayez ProjectManager gratuitement grâce à notre essai de 30 jours.

Si vous avez besoin d’un outil pour vous aider à gérer et à suivre votre portée des travaux, inscrivez-vous dès maintenant à notre logiciel sur ProjectManager.

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¿Qué es un gasto de proyecto?

Un gasto de proyecto es el costo de lo que necesitas para completar un proyecto. Debes cubrir todos los gastos asociados antes de ejecutar ese proyecto. Esto ocurre durante la fase de planificación, cuando estás desarrollando el presupuesto del proyecto.

Hay dos tipos principales de gastos que debes conocer al hacer seguimiento a los costos de tu proyecto: gastos directos y gastos indirectos. Los gastos directos son aquellos vinculados directamente al proyecto, como software especializado, horas de contratistas, viajes, comidas, kilometraje, etc. Ten en cuenta que los costos directos pueden ser fijos o variables.

Los costos indirectos son aquellos que no están directamente relacionados con el proyecto, pero igual deben pagarse. Son importantes, ya que a menudo los gerentes de proyecto los pasan por alto al definir tarifas o crear presupuestos. Algunos ejemplos de costos indirectos incluyen alquiler, salarios del personal de apoyo, servicios públicos, licencias de software, publicidad, suministros de oficina, contabilidad y honorarios legales, etc. Los costos indirectos también pueden ser fijos o variables.

¿Cómo hacer seguimiento a los gastos y costos del proyecto?

Lo último que quieres es que te reduzcan el pago o el bono por no cumplir con el presupuesto del proyecto, como algunos han aprendido por experiencia. Para evitarlo, veamos seis formas de hacer seguimiento a los gastos de tu proyecto.

El siguiente video explica cómo gestionar los costos, específicamente los gastos de proyecto. Siempre tendrás este tipo de desembolsos, pero para evitar excederte en el presupuesto, debes tener un sistema que te permita monitorearlos y controlarlos. Esa es la única manera de mantenerte dentro del presupuesto.

1. Establece sistemas de seguimiento de costos

La primera regla es tener un sistema que te permita controlar tus gastos y tenga la capacidad de hacerles seguimiento. Puede ser un software de gestión de proyectos con funciones dinámicas o algo más simple como una hoja de Excel.

Sea cual sea tu elección, necesitas al menos un formato o registro para recopilar datos de gestión de costos e identificar quién gasta, qué y cuándo. La mayoría de los gerentes de proyecto utilizan software con un panel de control del proyecto que les permite verificar el estado general.

Los paneles de gestión de proyectos suelen mostrar datos de costos, tareas y tiempo. Sin un sistema así, no hay forma de saber a dónde va el dinero.

Usar software de gestión de proyectos te ofrece más transparencia sobre cómo estás gastando los recursos del proyecto. ProjectManager es un software de trabajo y gestión de proyectos en la nube que realiza el seguimiento de tus costos en tiempo real. Nuestro panel en vivo no requiere configuraciones previas como las herramientas básicas. Siempre recopila datos del proyecto, procesa la información y muestra seis métricas clave, incluidos los costos, en gráficos y diagramas fáciles de leer. ¡Empieza hoy gratis con ProjectManager!

2. Proporciona acceso en línea

El siguiente paso lógico es contar con un sistema en línea. Poder acceder a tu sistema de seguimiento desde cualquier lugar y en cualquier momento ya no es un lujo, sino una parte esencial de todo plan de gestión de proyectos.

Tú o tu equipo podrían estar trabajando en el campo o fuera de la oficina. Una herramienta en línea te da acceso al sistema para que puedas registrar los gastos en el momento. Esperar hasta volver a la oficina aumenta las probabilidades de que algo se pierda o se omita.

3. Identifica los elementos del presupuesto

Un sistema de seguimiento de proyectos es importante, pero no sirve de nada hasta que hayas identificado los elementos de tu presupuesto. Debes saber en qué se están destinando los costos. Esta lista varía según el proyecto o la industria, pero detallarla es clave para cada iniciativa. Para crear un presupuesto, tendrás que estimar el costo de todas las tareas que componen el proyecto, incluidos los recursos necesarios para ejecutarlas. Nuestra plantilla de estimación facilita este proceso.

Por ejemplo, gastarás dinero en recursos como equipos y personal; también podrías tener costos inmobiliarios, legales o de viaje. Todos estos elementos deben identificarse y listarse para poder hacer un seguimiento adecuado de sus gastos. Puedes descargar nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto si necesitas ayuda para empezar.

4. Crea un presupuesto de proyecto

Ya puedes ver hacia dónde vamos. Todo esto forma parte de la creación de un presupuesto. Debes definir tus costos y gastos fijos y variables antes de poder hacerles seguimiento. El presupuesto será el marco general bajo el cual se cubrirán todos los gastos del proyecto.

Por supuesto, una vez que crees un presupuesto, deberás obtener su aprobación. Esto te permitirá establecer parámetros de gasto y controlar el presupuesto, ya que sabrás qué se puede gastar y cuándo los costos superan lo asignado para el proyecto.

5. Asigna a alguien para hacer seguimiento de los gastos

Tener un sistema, un presupuesto y todo lo relacionado con la gestión de los costos del proyecto no servirá de nada si no hay una persona encargada de supervisar este proceso. Debes asignar a alguien del equipo para operar el sistema que hayas definido y hacer seguimiento a los gastos.

Esta persona será fundamental. Estará en primera línea del presupuesto real y podrá dar la voz de alerta cuando los costos excedan lo aprobado. Debes elegir a alguien confiable para que se encargue de este proceso.

6. Controla los gastos en tiempo real

Por último, para optimizar el proceso de gestión de costos y hacerlo más eficiente, necesitas una herramienta en línea. Como mencionamos antes, el software de gestión de proyectos tiene una ventaja sobre Excel: se actualiza constantemente y refleja tus gastos reales. Por lo tanto, si notas un aumento en los gastos, no solo podrás detectarlo rápidamente, sino también actuar antes de poner en riesgo tu presupuesto.

Plantilla de presupuesto de proyecto

Nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto para Excel te permite registrar todos los detalles financieros relacionados con la ejecución del proyecto. También te ayuda a monitorear esos costos una vez que comiences las tareas, para mantenerte dentro del presupuesto.

Plantillas para el seguimiento de gastos del proyecto

La gestión de gastos del proyecto no es sencilla. Si aún no estás listo para usar un software de gestión de proyectos, tenemos docenas de plantillas gratuitas que puedes aprovechar. ProjectManager es el centro en línea para todo lo relacionado con el trabajo y la gestión de proyectos. Aquí tienes algunas de nuestras plantillas gratuitas de seguimiento de proyectos para Excel.

Plantilla de estimación de proyecto

Antes de crear un presupuesto y hacer seguimiento a los gastos del proyecto, debes estimar los costos de tu proyecto. Nuestra plantilla gratuita de estimación para Excel te ayuda a enumerar todos los costos relacionados con los recursos del proyecto, como mano de obra, materiales y equipos.

Plantilla de panel de control del proyecto

Otra herramienta para controlar tus gastos es nuestra plantilla gratuita de panel de control para Excel. A diferencia de nuestro software, tendrás que ingresar los datos manualmente para obtener las métricas del proyecto, pero si no utilizas un software de gestión de proyectos, esta plantilla gratuita es indispensable. Supervisa los costos, las tareas y la carga de trabajo.

Plantilla de seguimiento de tareas del proyecto

Es durante la ejecución de tareas donde se generan los gastos. Si no cumples con tu cronograma y extiendes la duración de las tareas, gastarás más dinero. Por eso, nuestra plantilla gratuita de seguimiento de tareas para Excel resulta útil, ya que describe cada tarea, indica las dependencias, los responsables, la prioridad, las fechas de inicio y finalización y la fecha de finalización planificada.

Cómo Projectmanager realiza el seguimiento de los gastos del proyecto

ProjectManager es un software de trabajo y seguimiento de proyectos basado en la nube que se actualiza en tiempo real para ayudarte a controlar los gastos con precisión. Nuestra herramienta te permite crear y monitorear presupuestos para registrar tus gastos y el estado de tu proyecto.

Crea presupuestos y controla gastos con el diagrama de gantt

Agrega fácilmente la información presupuestaria a tu proyecto, incluidos los gastos en la vista de diagrama de Gantt. Añade gastos fijos sin tarifas por hora, registra los costos planificados y establece la línea base para capturar tu presupuesto y compararlo con los costos reales una vez que el proyecto haya comenzado. Así podrás ver en tiempo real si estás dentro del presupuesto o excediéndolo y tomar medidas a tiempo.

Crea informes de proyecto en minutos

Los informes con un solo clic facilitan el análisis detallado de los datos y el seguimiento de los gastos hasta el nivel de tarea. Obtén informes de estado del proyecto que muestran qué tareas están retrasadas, los costos actuales, los costos planificados por tarea y los costos de los recursos planificados. Filtra los informes para ver solo los gastos que te interesen y compártelos fácilmente con los interesados para mantenerlos informados.

Los gastos cambian a lo largo del proyecto, y facilitamos la actualización del presupuesto en cualquier momento. Necesitas flexibilidad para adaptarte a las variaciones del proyecto, y nuestro software te permite hacerlo en tiempo real. Tu presupuesto no está grabado en piedra, ni mucho menos en una hoja de cálculo. Nuestra herramienta garantiza que tus previsiones de gastos sean precisas.

ProjectManager es un software de gestión de trabajo y proyectos galardonado que conecta equipos híbridos y realiza el seguimiento de sus gastos sin importar dónde trabajen, cómo trabajen o cuál sea su función en la organización. Mejora hoy tu control de gastos de proyecto: empieza gratis con ProjectManager.

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¿Qué es la planificación de eventos?

La planificación de eventos es el proceso de organizar y gestionar diferentes tipos de eventos, desde algo tan pequeño como una reunión hasta algo tan grande como una convención, y todo lo que hay entre ambos extremos. Planificar un evento implica considerar todos los aspectos, ya sea una fiesta de cumpleaños o un evento de networking.

Esto significa estimar presupuestos, crear cronogramas para programar el evento, reservar el lugar y a los ponentes o panelistas, obtener los permisos necesarios, gestionar la comida, el transporte y más. Si el evento tiene un tema, también lo desarrollarás. Además, serás responsable de asegurar los recursos necesarios para que el evento sea un éxito.

¿Qué es un plan de evento?

Un plan de evento define cómo se ejecutará el evento. Incluye todos los componentes como las fechas de inicio y fin, el presupuesto, el lugar, el marketing, los asistentes y más. La magnitud y complejidad del plan varían según el tamaño del evento, pero los retos fundamentales son los mismos.

Organizar todas esas partes, especialmente en eventos grandes, requiere un software de gestión de proyectos eficaz. ProjectManager es un software galardonado que te permite planificar, gestionar y dar seguimiento a tu evento para garantizar su éxito.

Nuestros potentes diagramas de Gantt te ayudan a enumerar todas las tareas y los recursos y costos asociados, asignarlos a tu equipo y establecer hitos para dar seguimiento al progreso. Todo el plan es visible en una línea de tiempo del proyecto y se puede guardar estableciendo una línea base. Así podrás comparar el progreso planificado con el real para asegurarte de que estás cumpliendo los plazos. Empieza hoy gratis con ProjectManager.

¿Quién crea y gestiona un plan de evento?

Generalmente, distintos profesionales de eventos son responsables de elaborar y gestionar un plan. El organizador o coordinador de eventos crea el plan trabajando con el cliente o la entidad organizadora para entender los objetivos, el público objetivo, el presupuesto y el resultado deseado. Luego, el gestor de eventos se encarga de ejecutar el plan, supervisando la logística en el lugar y asegurando que todo ocurra según lo previsto.

En eventos de gran tamaño o complejidad, puede haber un equipo dedicado a crear y gestionar el plan. Este equipo puede encargarse de la logística, patrocinios, recaudación de fondos, marketing, inscripciones, etc. También pueden participar partes interesadas clave como líderes comunitarios, patrocinadores o ponentes, quienes aportan ideas durante el proceso de planificación y deben estar informados sobre el plan.

Ejemplo de plan de evento

La mayoría tenemos algo de experiencia planificando eventos, ya sea en casa, en el trabajo o en nuestra comunidad. Para este ejemplo, nos centraremos en eventos grandes.

Una conferencia es un ejemplo común de evento de gran escala, así que, para fines de gestión, hablemos de una conferencia TEDx en la que participamos para ilustrar cómo planificar un evento. Este caso es útil para explicar la estructura y los retos de organizar un gran evento, así como las ventajas de planificarlo con software de gestión de proyectos.

Estos son otros componentes clave al organizar un evento:

• Cronograma del evento: Define primero una línea de tiempo que incluya la planificación previa, la ejecución y las actividades posteriores al evento.
• Presupuesto: Estima los costos y establece un presupuesto. Esto influirá en decisiones como el lugar, las estrategias de marketing y publicidad, etc.
• Ubicación: El evento debe realizarse en un lugar que implique gestión logística, catering y decoración.
• Marketing: Una vez elegido el lugar, diseña un programa de marketing que puede incluir un sitio web, campañas en redes sociales, email marketing y material impreso.
• Publicidad: Complementa el marketing con anuncios en radio, TV, prensa o revistas.
• Voluntarios: Un evento grande requiere un equipo amplio. Esto implica contratos, definición de roles, reuniones y programación de turnos.
• Ponentes: Un ponente principal o un grupo de ponentes atrae audiencia. Esto requiere contratos, curadores, un programa, biografías y ensayos.
• Patrocinadores: Gran parte del presupuesto proviene de patrocinadores, lo que implica contratos, marketing y logística.
• Producción: Incluye contratos y la organización de grabaciones, transmisión en vivo y equipo audiovisual.
• Escenario: El lugar del evento incluye un escenario con proyector, pantalla, micrófonos, internet, baterías, cables, etc.
• Asistentes: Es fundamental comunicarse con ellos para brindar información, gestionar pagos, enviar correos, dar indicaciones y entregar acreditaciones y accesos.

Proceso de planificación de eventos: pasos para planificar un evento

Hemos cubierto mucho sobre la planificación de eventos, así que vamos a convertir esos consejos en pasos concretos. Estos pasos te guiarán hacia el éxito. Continuemos con nuestro ejemplo de la conferencia TEDx.

1. Definir los objetivos y metas del evento

Para la conferencia TEDx, ¿cuáles serán los objetivos y metas? Esto ayudará a definir cómo medir el éxito del evento. ¿Por qué se realiza? ¿Qué problema intentas resolver? ¿Qué mensaje quieres transmitir? Considera los objetivos generales de la organización y cómo el evento se alinea con su misión, valores y objetivos estratégicos.

Siempre que sea posible, formula estas metas bajo los criterios SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo). Para este evento, los objetivos pueden incluir aumentar el reconocimiento de marca, recaudar un monto específico o generar un número determinado de clientes potenciales calificados.

2. Formar el equipo

Con las metas y objetivos claros, el siguiente paso es formar el equipo. ¿Qué roles clave se necesitan para organizar la conferencia TEDx? Algunos comunes son: gestor de eventos, planificador, coordinador de logística, responsable de comunicaciones, responsable financiero o director creativo. Si es necesario, contrata profesionales externos o aprovecha las habilidades del equipo interno según sus fortalezas y experiencia.

3. Establecer el presupuesto del evento

Define el presupuesto en función de los objetivos y metas. Considera categorías como el lugar, catering, bebidas, marketing, promociones, honorarios de ponentes, personal, mano de obra, tecnología y transporte. En este caso, gran parte del presupuesto podría destinarse al ponente principal, ya que es la atracción principal del evento.

4. Elegir la fecha y el lugar

Busca una fecha que funcione para tu organización y las partes clave. Idealmente, ofrece más de una opción como plan de respaldo. Antes de seleccionar el lugar, investiga y solicita varias cotizaciones que se ajusten al tamaño y estilo del evento. Las opciones pueden incluir salones de eventos, hoteles, instituciones culturales o espacios al aire libre si el clima lo permite.

5. Seleccionar a los ponentes

En este punto, probablemente ya tengas en mente quiénes serán los ponentes. Contáctalos y solicita un presupuesto. Si es necesario, ajusta el presupuesto o ten un plan alternativo en caso de que no sea viable.

6. Marketing y publicidad del evento

Con los detalles definidos, es momento de promocionar el evento. Lo ideal es contar con un sitio web o página de aterrizaje con toda la información, agenda, ponentes, ubicación, etc. Las redes sociales son útiles para generar expectativa con avances, presentaciones de ponentes o contenido detrás de cámaras. También considera email marketing, video marketing y estrategias de posicionamiento SEO. Usar un sistema de venta de entradas confiable puede agilizar el registro y mejorar la experiencia de los asistentes.

7. Ejecutar el evento

En este último paso, disfruta del trabajo realizado y ve cómo cobra vida el evento. Mientras se desarrolla, toma notas sobre lo que funciona bien y lo que no. Esta información ayudará a evitar errores en el futuro y a establecer pautas para próximos eventos.

Al dividir el alcance de tu plan de evento en pasos manejables, el proceso resulta menos abrumador.

Plantilla gratuita de plan de evento

Esta plantilla de plan de evento gratuita en Excel es una excelente herramienta para empezar a recopilar la información necesaria. Puedes personalizarla con los detalles de tu evento.

Roles en la planificación de eventos

Como era de esperar, hay muchos roles diferentes que trabajan juntos para dar vida a un evento. Es fácil confundirse. ¿Eres un gestor de eventos o un planificador de eventos? ¿Hay alguna diferencia entre ambos? Veamos algunos de los roles más comunes en la planificación de eventos y definámoslos.

Gestor de eventos

El gestor de eventos a menudo se confunde con el planificador de eventos, pero son dos funciones distintas. En pocas palabras, el gestor de eventos se encarga de las actividades de gestión de eventos, que implican coordinar e implementar el evento. Se ocupa de la configuración, incluido el diseño, y se asegura de que la visión del planificador se haga realidad.

Planificador de eventos

El planificador de eventos organiza, coordina y ejecuta el evento. Se encarga de generar la idea, supervisar el montaje y el desmontaje. Selecciona el lugar, crea el presupuesto y se asegura de que todo esté bajo control. Lo que lo diferencia es que diseña la estrategia del evento hasta el más mínimo detalle.

Productor de eventos

El productor de eventos desarrolla el plan estratégico del planificador. Es quien toma la idea y la convierte en un evento real. Se encarga de los aspectos técnicos, como audio/visual, diseño de escenario, etc. Trabaja con el planificador para programar el evento, pero utiliza sus conocimientos y experiencia para producirlo y dejar una gran impresión en los asistentes y el cliente.

Consejos para la planificación de eventos

Lamentablemente, siempre habrá variables fuera de tu control que afecten la planificación, como el clima, retrasos en las entregas, problemas técnicos y otros imprevistos. Como se dijo antes, no puedes cambiar la fecha del evento, así que debes estar lo más preparado posible para cualquier riesgo o problema que pueda surgir ese día.

Realiza una revisión posterior al evento

Una revisión posterior al evento, o post-mortem, es muy valiosa. Al analizar lo que funcionó y lo que no, podrás planificar mejor el próximo evento. Siempre hay lecciones aprendidas y aplicarlas en el siguiente proyecto evitará errores pasados y aumentará las probabilidades de éxito.

Usa plantillas para planificación de eventos

Contar con una plantilla ayuda a no olvidar elementos importantes del evento. Te permite organizar tareas, recursos, costos y más. Utiliza nuestra plantilla gratuita de plan de evento para empezar con buen pie.

Usa herramientas para planificación de eventos

Una plantilla es útil, pero limitada. Debes actualizarla manualmente y no es muy colaborativa. Herramientas como diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas y calendarios facilitan la planificación y ejecución del evento. También permiten hacer seguimiento para garantizar que se cumpla el plan.

Prepara un plan B

Por muy importante que sea tu plan, pueden surgir problemas. Puede haber fenómenos climáticos u otras causas que afecten el evento. Por eso es fundamental contar con un plan B. Puede que nunca lo uses, pero si lo necesitas, estarás preparado.

Usa una lista de verificación

Otro consejo es crear una checklist. Así podrás reunir todas las tareas y sus razones en un solo lugar. Usar una lista de verificación puede combinarse con herramientas de planificación de proyectos. Cuantas más medidas preventivas, mejor. Además, pocas cosas son tan satisfactorias como tachar una tarea completada.

Lista de verificación para planificación de eventos

Hay mucho que gestionar en la planificación de un evento, así que es clave contar con una lista que incluya todo lo que debe figurar en tu plan de gestión de eventos. A continuación, una lista general para comenzar. Cuantas más preguntas te hagas, mejor será tu checklist. Siéntete libre de añadir tus propias responsabilidades y tareas.

Metas y objetivos

• ¿Cuál es la razón de ser de tu evento?
• ¿Cuáles son las metas que se espera que logre este evento?
• ¿Cuáles son los objetivos de ingresos?
• ¿Quién es tu público objetivo?
• ¿Cuántas personas asistirán?
• ¿Hay un costo asociado a la venta de boletos y cuál es?
• ¿Dónde se llevará a cabo el evento?
• Crea un cronograma del evento.

Presupuesto del evento

• Determina cuáles serán los costos
• Si realizaste eventos similares, usa y ajusta un presupuesto anterior como referencia
• ¿Qué software de boletos y registro se utilizará?
• Finaliza las contribuciones de los patrocinadores
• Fija el precio de los boletos

Fecha y lugar

• ¿Cuándo se llevará a cabo el evento?
• Ten una fecha alternativa en caso de problemas
• ¿Existe el mejor lugar para el evento?
• ¿Es el lugar adecuado para el número de asistentes previsto?
• Decide la infraestructura necesaria: wifi, capacidad, baños, cercanía a tiendas y restaurantes, etc.
• Contrata un servicio de catering
• Asegura el equipo que necesitarás
• ¿Cuáles son tus necesidades de seguridad?
• ¿Necesitas permisos, licencias o seguros?
• Crea señalización para el evento y planes de comunicación para los asistentes

Ponentes

• Investiga posibles ponentes
• Crea una lista de ponentes relevantes
• Elabora una propuesta para los ponentes
• Contacta a los ponentes
• Finaliza la selección, consigue biografías y fotos y organiza viajes y alojamiento

Patrocinadores

• Elabora una lista de patrocinadores y lo que puedes ofrecerles
• Verifica si hay patrocinadores que hayan colaborado en eventos similares
• Contacta a posibles patrocinadores

Sitio web

• Aprobación del diseño
• Actualiza el sitio o crea uno nuevo exclusivo
• Asegúrate de que el sitio soporte el tráfico esperado
• Que el sitio sea compatible con dispositivos móviles

Marketing y publicidad del evento

• ¿Cuál es tu mensaje principal?
• Coordina con herramientas digitales y redes sociales
• Agrega el evento a calendarios en línea
• Promociona el evento con publicaciones en blogs y otros medios como videos y anuncios en línea
• Envía recordatorios a todos los involucrados uno o dos meses antes de la fecha

Últimos pasos

• Cronograma
• Catering
• Ponentes y guiones
• Lugar
• Equipo
• Decoración
• Contratos

Consejo profesional: Hay mucho que coordinar y planificar, por lo que existe la necesidad de software de gestión de proyectos con las funciones adecuadas para la gestión de eventos. Este proporciona un portal común donde puedes seguir los costos y tareas con alertas automáticas. También ofrece una plataforma de comunicación y colaboración que reduce la necesidad de correos innecesarios. El software reúne todos tus archivos en un solo lugar y simplifica los reportes del equipo al añadir eficiencia y reducir el estrés.

ProjectManager ofrece potentes herramientas para la planificación de eventos

ProjectManager es un software en línea ideal para la planificación de eventos. Contamos con herramientas de gestión de proyectos para eventos que te ayudan a mantener organizadas todas las partes, desde la gestión de proveedores hasta la promoción. Nuestro software de planificación te permite dar seguimiento a todos los elementos que conforman tu plan de evento.

Mantén informados a los interesados con calendarios de eventos

Nuestras múltiples vistas de proyecto permiten que planificadores y gerentes de eventos utilicen calendarios de proyectos, diagramas de Gantt, listas de tareas y tableros kanban para los equipos. Aunque los informes pueden mantener informados a los interesados, es posible que quieran tener acceso directo al proyecto. Comparte la vista de calendario con ellos para que puedan ver las fechas de inicio y fin de todas las tareas, así como los hitos. Esto ayuda a gestionar sus expectativas.

Profundiza en las actividades del evento con tableros kanban

Utiliza el tablero kanban de ProjectManager para gestionar las actividades diarias que deben ejecutarse para planificar, programar y dar seguimiento a tu plan de evento. Mueve las tareas de una columna a otra mientras colaboras con tu equipo, lo que facilita detectar cuellos de botella y asegurar que todo se complete a tiempo para el evento.

Haz seguimiento de los costos de mano de obra del evento con hojas de tiempo y tableros en tiempo real

Además, las hojas de tiempo facilitan la facturación de todos tus eventos. Se pueden enviar y aprobar con solo presionar una tecla. Nuestro software también ofrece varias vistas, desde una lista hasta un calendario e incluso un tablero kanban, que ayuda a visualizar el flujo de trabajo para mantener las tareas al día.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que te ayuda a planificar y supervisar los detalles de tu evento. Desde potentes herramientas de planificación hasta informes y tableros en tiempo real que capturan todos los detalles, puedes usar nuestro software para cumplir con el calendario y mantenerte dentro del presupuesto planificado. Prueba nuestro software hoy con una prueba gratuita de 30 días.

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Was ist ein Projektbudget?

Ein Projektbudget sind die insgesamt veranschlagten Kosten, die benötigt werden, um ein Projekt in einem definierten Zeitraum abzuschließen. Es wird genutzt, um die Kosten des Projekts für jede Phase zu schätzen. Die Erstellung eines Projektbudgets ist ein entscheidender Teil des Projektplanungsprozesses.

Das Projektbudget umfasst unter anderem Arbeitskosten, Materialbeschaffungskosten und Betriebskosten. Es ist jedoch kein statisches Dokument. Ihr Projektbudget wird während des Projekts regelmäßig überprüft und aktualisiert – idealerweise mit Hilfe von Projektbudgetierungssoftware.

Kostenlose Projektbudgetvorlage für Excel

Laden Sie diese kostenlose Projektbudgetvorlage für Excel herunter, um die Planung und Überwachung Ihres Projektbudgets an einem Ort zu vereinfachen.

Warum Sie ein Projektbudget brauchen

Die offensichtliche Antwort lautet: Projekte kosten Geld – aber es steckt mehr dahinter. Das Projektbudget ist der Motor, der die Finanzierung Ihres Projekts antreibt. Es vermittelt den Stakeholdern, wie viel Geld benötigt wird und wann es benötigt wird. Projektbudgets sind in jeder Branche wichtig, zum Beispiel im Bauwesen, Marketing oder in der Fertigung.

Ein Projektbudget ist jedoch nicht nur ein Mittel, um die benötigten Ressourcen zu beschaffen. Ja, Sie müssen Teams bezahlen sowie Geräte und Materialien kaufen oder mieten, aber das ist nur die halbe Geschichte. Der andere Teil der Bedeutung eines Projektbudgets ist, dass es ein Instrument zur Kostenkontrolle ist. Das Budget, das Teil Ihres Projektplans ist, dient als Basis, um Ihre Leistung zu messen, sobald Sie die tatsächlichen Kosten erfassen, nachdem das Projekt gestartet wurde.

Wer ist an der Erstellung und Verwaltung eines Projektbudgets beteiligt?

In der Regel sind mehrere Schlüsselpersonen an der Erstellung und Verwaltung von Projektbudgets beteiligt. Zunächst sichert und genehmigt der Projektsponsor (z. B. ein leitender Angestellter oder Manager) die anfängliche Projektfinanzierung. Er legt die finanziellen Erwartungen und Grenzen des Projekts fest. Der Sponsor hat außerdem die Befugnis, größere Budgetänderungen oder die Verwendung von Rücklagen zu genehmigen.

Dann erstellt der Projektmanager ein detailliertes Budget. Er entwickelt einen Budgetplan, bricht den Projektumfang auf und schätzt die Kosten für Aufgaben, Ressourcen und Ergebnisse. Während des Projekts verwaltet er das Budget und erstellt regelmäßig Finanzberichte für den Sponsor und andere Stakeholder. Auch das Projektteam kann beteiligt sein, da Teammitglieder mit spezifischem Fachwissen bei der Schätzung der Kosten für ihre Aufgaben und benötigten Ressourcen unterstützen können.

Was ist Projektbudgetierung?

Projektbudgetierung ist der Prozess der Schätzung aller Kosten eines Projekts von Anfang bis Ende. Der Budgetierungsprozess umfasst Folgendes:

• Budgetplanung: Kosten schätzen und ein Budget auf Grundlage der Projektschätzung erstellen
• Budgetverfolgung: Überwachung der Projektausgaben während der Ausführungsphase
• Budgetmanagement: Festlegung von Richtlinien und Kontrollverfahren, um sicherzustellen, dass die Kosten das Budget nicht überschreiten

Ansätze zur Projektbudgetierung

Es gibt vier Ansätze zur Projektbudgetierung: analog, parametisch, Top-down und Bottom-up. Der analoge Ansatz ist eine Schätztechnik, die historische Daten verwendet, um die Kosten des aktuellen Projekts zu ermitteln. Es werden ähnliche abgeschlossene Projekte betrachtet, um die Kosten und die Dauer des neuen Projekts abzuschätzen. Dieser Ansatz wird oft gewählt, wenn nur wenige Daten für das Projekt vorliegen und genaue Schätzungen schwierig sind.

Parametrische Schätzung ist ein statistischer Ansatz zur Schätzung von Zeit, Kosten und Ressourcen für ein Projekt. Dabei werden historische und statistische Daten kombiniert, um eine genauere Schätzung zu erstellen. Bei der Top-down-Schätzung legt die Organisation die Kosten und/oder die Dauer des Projekts fest. Mit dieser Vorgabe holt der Projektmanager dann Expertenmeinungen ein, um das Budget zu bestimmen. Schließlich basiert die Bottom-up-Schätzung auf dem niedrigstmöglichen Detaillierungsgrad. Sie baut die Schätzung aus den einzelnen Arbeitspaketen auf.

Was ist Projektbudgetmanagement?

Projektbudgetmanagement ist ein Prozess, bei dem die finanziellen Aspekte des Projekts verwaltet und überwacht werden. Es geht über die Schätzung der Projektkosten hinaus und umfasst das Verfolgen dieser Kosten und vieles mehr. Zu den Aspekten des Projektbudgetmanagements gehören, wie Sie die Projektkosten schätzen und wie diese Kosten über den Projektlebenszyklus verteilt werden. Sie müssen die Kennzahlen und die Methode festlegen, mit denen Sie die Kosten überwachen, um im Budget zu bleiben.

Auch die Berichterstattung über das Budget gehört zum Projektbudgetmanagement, einschließlich der Frage, wie und wie oft Sie berichten. Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihr Budget überschreiten, müssen Sie einen Plan entwickeln, um das Budget wieder in den Griff zu bekommen. Sie sollten auch einen Prozess definieren, um aus historischen Daten zu lernen.

Projektmanagementsoftware vereinfacht die Budgetierung und das Projektbudgetmanagement erheblich. Nehmen Sie ProjectManager; öffnen Sie einfach die Einstellungen in Ihrem Gantt-Diagramm und legen Sie eine Budget-Baseline fest. So haben Sie den geplanten Aufwand gespeichert und können Tracking-Funktionen wie Echtzeit-Dashboards nutzen, um ihn mit Ihrem tatsächlichen Aufwand während der Projektausführung zu vergleichen. Sie können die Baseline so oft wie nötig während des Projekts zurücksetzen, um immer die Projektabweichung messen zu können. Starten Sie noch heute kostenlos.

Wie erstellt man ein Projektbudget?

Wie bereits erwähnt, gibt es viele Komponenten, die für die Erstellung eines Budgets erforderlich sind, darunter direkte und indirekte Kosten, fixe und variable Kosten, Arbeits- und Materialkosten, Reisen, Ausrüstung und Räumlichkeiten, Lizenzen und alles andere, was sich auf Ihre Projektausgaben auswirkt.

Um den finanziellen Anforderungen Ihres Projekts gerecht zu werden, muss ein Projektbudget gründlich erstellt werden, ohne einen Aspekt auszulassen, der finanziert werden muss. Wir haben sieben wichtige Schritte zur Erstellung und Verwaltung Ihres Projektbudgets zusammengefasst:

1. Verwenden Sie historische Daten

Ihr Projekt ist wahrscheinlich nicht das erste, das ein bestimmtes Ziel erreichen möchte. Ein Blick auf ähnliche Projekte und deren Budgets ist eine gute Möglichkeit, den Einstieg in die Budgeterstellung zu erleichtern.

2. Nutzen Sie Lessons Learned

Um die historischen Daten weiter auszuwerten, können Sie aus deren Erfolgen und Fehlern lernen. Sie bieten einen klaren Weg, der zu genaueren Schätzungen führt. Sie können auch lernen, wie sie auf Änderungen reagiert und ihr Budget unter Kontrolle gehalten haben.

3. Ziehen Sie Experten hinzu

Eine weitere Ressource für den Aufbau eines Projektbudgets sind Menschen mit Erfahrung und Fachwissen – sei es als Mentoren, andere Projektmanager oder Experten auf dem Gebiet. Die Beratung durch diejenigen, die bereits Rough-Order-of-Magnitude-Schätzungen und Budgets erstellt haben, kann Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben und unnötige Fallstricke zu vermeiden.

4. Überprüfen Sie die Genauigkeit

Sobald Sie Ihr Budget erstellt haben, sind Sie noch nicht fertig. Sie sollten es überprüfen und sicherstellen, dass Ihre Zahlen korrekt sind. Sie können dafür unsere Budgetvorschlagsvorlage verwenden. Ziehen Sie auch Experten und andere Teammitglieder hinzu, um das Budget zu prüfen und sicherzustellen, dass es korrekt ist.

5. Baseline setzen und neu festlegen

Ihr Projektbudget ist die Baseline, anhand derer Sie den Fortschritt Ihres Projekts messen, sobald es gestartet ist. Es ist ein Instrument, um die Abweichung des Projekts zu messen. Aber, wie gesagt, Sie sollten die Baseline neu festlegen, wenn sich in Ihrem Projekt Änderungen ergeben. Sobald das Change Control Board eine Änderung genehmigt, müssen Sie die Baseline anpassen.

6. In Echtzeit aktualisieren

Wenn wir von Änderungen sprechen: Je früher Sie davon erfahren, desto besser. Wenn Ihre Projektplanungssoftware nicht cloudbasiert ist und sich nicht aktualisiert, sobald Ihr Team seinen Status ändert, verschwenden Sie wertvolle und teure Zeit.

7. Wieder auf Kurs kommen

Der Vorteil einer Projektmanagementsoftware, die in Echtzeit verfolgt, wie ProjectManager, besteht darin, dass Sie die Informationen erhalten, die Sie benötigen, um schneller wieder auf Kurs zu kommen. Dinge ändern sich, und Projekte geraten immer wieder aus der Spur. Erfolgreich sind die Projekte, die schneller wieder auf Kurs kommen.

Wenn Sie Ihre Projektausgaben mit diesen Bausteinen verwalten, schaffen Sie eine solide Grundlage für den Erfolg Ihres Projekts.

Beispiel für ein Projektbudget

Um zu veranschaulichen, wie ein Projektbudget erstellt wird, nehmen wir an, wir entwickeln eine App. Zunächst müssen Sie die Kosten für Arbeit und Materialien ermitteln. Sie benötigen Programmierer, Designer, Content-Entwickler, ein Entwicklerteam usw. Es hilft, alle Aufgaben aufzulisten und dem Team zuzuweisen – ein Kennzeichen guten Task-Managements. So wird jeder Cent berücksichtigt.

Nachdem die Aufgaben für das Projekt aufgeschlüsselt und Ihr Team zusammengestellt ist, müssen Sie als Nächstes die benötigten Materialien berücksichtigen. Werden Laptops, andere Geräte und Ausrüstung benötigt? Das muss eingeplant werden.

Notieren Sie nun weitere Positionen. Es kann Reisekosten und Mietkosten für Büroräume geben. Dann gibt es feste Posten, die für jedes Projekt gelten. Dies sind Dinge, deren Kosten feststehen und sich im Verlauf des Projekts nicht ändern. Sie sollten auch eine Spalte für sonstige Kosten haben, die in keine andere Kategorie des Budgets passen.

Ihr Budget muss eine Spalte für „geplant“ und „tatsächlich“ enthalten. Wenn Sie die App entwickeln, werden Sie wahrscheinlich Anpassungen vornehmen müssen, was sich auf das Budget auswirkt. Diese Spalten helfen dabei, die Ausgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie im Budget bleiben.

Wie man ein Projektbudget verwaltet

Beim Management eines Projektbudgets sollten Sie einen kontinuierlichen Prozess aus Planung, Verfolgung, Steuerung und Anpassung der Finanzen anwenden. In der Planungsphase definieren Sie den Projektumfang und verstehen die Ergebnisse, Aufgaben und Anforderungen. Ein Work Breakdown Structure (WBS) hilft, das Projekt in kleinere, besser zu verwaltende Aufgaben zu zerlegen, um die Kosten genauer zu schätzen. Jede Projektaktivität sollte ebenfalls Kostenschätzungen für Arbeit, Material, Reisen, Ausrüstung, Subunternehmer oder Software enthalten.

Wie bereits erwähnt, sind Dokumente für die Nachverfolgung unerlässlich. Verwenden Sie unbedingt Stundenzettel, Rechnungen von Lieferanten und Subunternehmern, Quittungen für Materialien und Spesenabrechnungen.

Die Analyse der Budgetleistung kann darin bestehen, geplante und tatsächliche Kosten zu vergleichen und die Abweichung zwischen ihnen zu berechnen. So lassen sich Trends erkennen und feststellen, ob bestimmte Kostenarten regelmäßig über- oder unterschritten werden.

Ein Projektbudget steuern

Wenn Sie ein Projektbudget steuern, sollten Sie Änderungsverfahren festlegen, also einen formellen Prozess zur Verwaltung von Änderungen am Umfang, Zeitplan und Budget. Zur Steuerung können auch regelmäßige Budgetüberprüfungen, bessere Verhandlungen mit Lieferanten und Risikomanagement gehören. Komplexere Projekte können vom Einsatz von Earned Value Management (EVM) profitieren, um die Projektleistung gleichzeitig gegen den Basiszeitplan und das Budget zu verfolgen.

Wenn eine Budgetüberschreitung absehbar ist, sollten Sie einen Plan zur Anpassung des Projektbudgets entwickeln. Dies kann Kostensenkungsmaßnahmen, Anpassungen des Umfangs (nach Genehmigung) oder die Beschaffung zusätzlicher Mittel bedeuten.

Projektbudget vs. Projektschätzung

Wir haben viel über Projektschätzungen gesprochen, aber wie unterscheiden sie sich vom Projektbudget? Eine Projektschätzung ist das, was Sie denken, dass das Projekt kosten wird. Sie ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektbudgets, daher sollte sie so genau wie möglich sein. Nachdem Sie recherchiert, historische Daten betrachtet und alle Aktivitäten und Ressourcen berücksichtigt haben, legen Sie diese Schätzung zur Genehmigung als Budget vor. Es ist jedoch nur eine Richtlinie, während das Projektbudget eine feste Zahl ist.

Projektbudget vs. Budgetvorschlag

Wenn Sie über ein Projektbudget sprechen, meinen Sie alle Ausgaben, die erforderlich sind, um das Projekt zu liefern. Es definiert, wie die Mittel für das Projekt aufgeteilt werden. Ein Budgetvorschlag hingegen ist die beste Schätzung der Kosten, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Er ähnelt der oben genannten Projektschätzung, ist aber die endgültige Projektschätzung, die den Stakeholdern vorgelegt wird. Diese entscheiden dann, ob der Betrag aus ihrer Sicht machbar ist, und genehmigen oder lehnen ihn ab.

Tipps zur Projektbudgetierung

Ein Projektbudget ist äußerst wichtig; ohne die Mittel zur Durchführung eines Projekts ist es von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Wir haben erklärt, was ein Projektbudget ist, wie man eines erstellt und Beispiele gegeben. Aber wenn Sie mitten im Geschehen sind, brauchen Sie Tipps. Diese helfen Ihnen bei der Budgetierung Ihres Projekts.

1. Dokumentieren Sie Ihren Prozess bei der Erstellung des Budgets. Dokumente sind unerlässlich, um das Projekt zu verfolgen und die Ergebnisse zu überprüfen.
2. Erstellen Sie Notfallpläne. Haben Sie einen Plan B. Es wird immer unerwartete Kosten, Verzögerungen und andere Probleme geben, die Ihr Budget beeinflussen.
3. Projektbudgetierung ist Teamarbeit. Holen Sie sich Rat von Ihrem Team, denn sie haben Erfahrung mit der Umsetzung von Projekten. Treffen Sie sich mit Experten, die Sie beraten können. Jede Person oder Organisation mit Einblick sollte für ihr Fachwissen genutzt werden.
4. Kennen Sie Ihre Ressourcen und deren Kosten. Dazu gehören auch Wartungskosten für Ausrüstung. Vergessen Sie nicht, dass auch Ihr Team eine Ressource ist. Kennen Sie deren Verfügbarkeit, mögliche Überstunden und andere Gemeinkosten.
5. Vergessen Sie bei der Kostenschätzung nicht die Aufgabendauer. Diese sind ebenfalls Schätzungen und können das Budget erheblich beeinflussen.
6. Das Budget ist ein hervorragendes Werkzeug zur Leistungsüberwachung. Es kann sogar als Kommunikationsmittel für Teams in verschiedenen Abteilungen dienen.

ProjectManager hilft, Projekte im Budget zu halten

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware. Das bedeutet, dass wir Daten sofort auf unser Echtzeit-Dashboard liefern, sodass Sie Ihr Projekt anhand von sechs Kennzahlen überwachen können. Wenn die tatsächlichen Kosten vom geplanten Budget abweichen, wissen Sie es schneller und können schneller reagieren.

Sie können Ihr Budget auch direkt in unserer Software planen, Ausgaben hinzufügen und anschließend mit unserer Ressourcenmanagementfunktion Ressourcen, Personal und Stundensätze zuweisen, die automatisch zu Ihrem Projekt hinzugefügt werden. Fügen Sie Ausgaben auf Aufgabenebene mit unserem Gantt-Diagramm hinzu und erstellen Sie auch Berichte auf Aufgabenebene.

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Es gibt viele verschiedene Arten von Projekten, aber interessanterweise haben sie alle eines gemeinsam. Sie durchlaufen alle denselben Zyklus, bekannt als Projektlebenszyklus oder Project Management Life Cycle.

Der Projektlebenszyklus besteht aus verschiedenen Phasen, die ein Projekt von der Entstehung bis zum Abschluss durchläuft. Er ist hilfreich, da er Projektmanagern einen strukturierten Ansatz bietet, der bei Planung, Ausführung und Kontrolle unterstützt. Während es viele verschiedene Versionen des Projektlebenszyklus gibt, ist die gebräuchlichste in fünf Phasen unterteilt: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss.

Wer verwaltet den Projektlebenszyklus?

In der Regel ist der Projektmanager für die Verwaltung des Lebenszyklus eines Projekts verantwortlich. Wenn jedoch eine Organisation mehrere Projekte gleichzeitig umsetzt, ist in der Regel ein Projektmanagementbüro beteiligt, das aus Projektmanagern, Programmmanagern und Projektportfoliomanagern besteht. Diese arbeiten zusammen, um organisatorische Ressourcen zuzuweisen und die Arbeit der Mitarbeiter effektiv zu koordinieren.

Wichtig ist auch zu beachten, dass es in den Projektphasen weitere Schlüsselrollen gibt, wie den Projektsponsor, der die Erstellung eines Projektvorschlags initiiert und diesen den entscheidenden Stakeholdern vorlegt, die das Projekt genehmigen und finanzieren. Darüber hinaus gibt es die Projektteammitglieder, die die Arbeit ausführen.

Die Mitglieder des Projektmanagementteams, die den Projektlebenszyklus überwachen, können je nach Größe der Organisation und Komplexität des Projekts variieren. Jedes Projektmanagementteam benötigt jedoch eine Projektmanagement-Software, um die Projektphasen zu steuern.

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Die 5 Phasen des Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus besteht aus fünf Projektphasen: Projektinitiierung, Projektplanung, Projektausführung, Überwachung & Kontrolle sowie Projektabschluss. Jede dieser Phasen ist notwendig für die effektive Lieferung des Projekts.

Hier folgt eine allgemeine Beschreibung der Phasen des Projektlebenszyklus und was in jeder Phase für eine erfolgreiche Projektdurchführung zu tun ist. Zum Beispiel musst du in jedem Schritt wichtige Projektdokumentationen erstellen.

1. Phase der Projektinitiierung

Dies ist ohne Zweifel eine der wichtigsten Projektphasen, da hier ein Projektsponsor, der ein Projektvorhaben befürwortet, damit beginnt, Informationen zu sammeln, um einen Projektvorschlag zu erstellen, der einer Gruppe von Stakeholdern vorgelegt wird, die darüber entscheiden, ob das Projekt durchgeführt wird oder nicht.

Diese Projektphase beginnt in der Regel mit einem Business Case, einer Machbarkeitsstudie, einer Kosten-Nutzen-Analyse und anderen Untersuchungen, um festzustellen, ob das Projekt machbar ist und durchgeführt werden sollte. Hier beginnt auch die Arbeit des Projektmanagers, der vom Projektsponsor ernannt wird und dafür verantwortlich ist, das Projekt auf hoher Ebene zu definieren und gemeinsam mit dem Projektsponsor eine Projektcharta zu erstellen.

Stakeholder liefern ebenfalls Input während dieses Prozesses, und wenn die Projektcharta genehmigt wird, wird ein Projektteam zusammengestellt und ein Projekt-Kickoff-Meeting abgehalten. Danach beginnt der Projektmanager mit der Erstellung eines Projektplans, was den Beginn der Projektplanungsphase markiert.

Nach der Projektinitiierung nimmt der Projektsponsor in den verbleibenden Projektphasen eine sekundäre Rolle ein, während der Projektmanager für die Überwachung der Phasen Planung, Ausführung, Überwachung & Kontrolle sowie Abschluss verantwortlich ist.

2. Phase der Projektplanung

In dieser Phase eines Projekts wird der Projektplan vom Projektmanager erstellt. Der Projektplan oder Projektmanagementplan ist ein Dokument, das im Detail erklärt, wie das Projekt durchgeführt wird. Es gibt zwar einige Richtlinien für die Erstellung von Projektplänen, wie sie beispielsweise vom Project Management Institute (PMI) im Project Management Body of Knowledge (PMBOK) oder anderen Organisationen veröffentlicht wurden, jedoch können sich Projektpläne von Organisation zu Organisation unterscheiden.

Jeder Projektmanagementplan sollte jedoch diese Schlüsselaspekte abdecken:

• Projektziele: Der Projektplan beginnt mit der Festlegung von SMARTen (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch, terminiert) Zielen. Die Projektaufgaben und Projektergebnisse sind auf die Erreichung dieser Ziele ausgerichtet.
• Projektumfangsmanagement: Der Begriff Projektumfang bezieht sich auf alle Aufgaben, die zur Fertigstellung eines Projekts ausgeführt werden. Diese werden in einem Umfangsmanagementplan definiert, einem Unterabschnitt des Projektplans, der erklärt, wie die Aufgaben ausgeführt werden, welche Ergebnisse oder Deliverables zu erwarten sind und welche Erfolgskriterien gelten, neben vielen anderen wichtigen Details.
• Stakeholdermanagement: Dies ist der fortlaufende Prozess der Identifizierung, Analyse, Planung, Verwaltung und Verfolgung von Interaktionen mit Personen oder Gruppen, die vom Erfolg des Projekts betroffen sein könnten.
• Ressourcenmanagement: Hierbei geht es darum, deine Ressourcen bestmöglich zu nutzen, um deine Projektziele zu erreichen. Dazu gehört die Planung und Zuweisung von Personal, Ausrüstung, Materialien und anderen Ressourcen.
• Budgetmanagement: Dies ist der Prozess der Erstellung eines Projektbudgets sowie der Planung, Verfolgung und Steuerung der finanziellen Ressourcen des Projekts.
• Terminmanagement: Hierbei wird bestimmt, welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erledigt werden muss, damit das Projekt im Zeitplan bleibt.
• Changemanagement: Der Prozess, Menschen durch Veränderungen zu führen, die ihre Rollen innerhalb eines Projekts beeinflussen könnten. Er hilft ihnen, sich reibungslos anzupassen, wenn es z. B. neue Aufgaben, Fristen oder Prozesse gibt.
• Risikomanagement: Identifizierung und Umgang mit potenziellen Problemen, die das Projekt beeinflussen könnten. Ziel ist es, Probleme zu erkennen und deren Auswirkungen im Falle des Eintretens zu minimieren.
• Qualitätsmanagement: Hierbei wird sichergestellt, dass das Projekt die richtigen Ergebnisse liefert, die geforderten Qualitätsstandards einhält und den Kunden zufriedenstellt.

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3. Phase der Projektausführung

Nun beginnt die Phase des Projekts, die die meisten Menschen als das eigentliche Projekt betrachten: die Ausführung der Aufgaben, Deliverables und Meilensteine, die im Projektplan definiert sind.

Einige Aufgaben, die die Projektausführungsphase ausmachen, umfassen die Teamentwicklung und Ressourcenzuweisung mithilfe von Key Performance Indicators, die Umsetzung des Projektplans, Beschaffungsmanagement sowie die Verfolgung und Überwachung des Fortschritts. Bei Bedarf können Statusmeetings anberaumt und Zeitpläne sowie Pläne überarbeitet werden.

In dieser Phase ist es wichtig, eine Projektmanagement-Software zu verwenden, um Projektaufgaben zu verwalten, Ressourcen zuzuweisen, Kosten zu überwachen und wichtige Projektkennzahlen zu verfolgen.

4. Phase der Projektüberwachung und -steuerung

Die Phase der Projektüberwachung und -steuerung findet gleichzeitig mit der Projektausführungsphase statt und besteht darin, Kontrollen und Key Performance Indicators (KPIs) einzurichten, um die Effektivität der Projektausführung zu messen.

Überwachung und Steuerung ist eine der wichtigsten Phasen des Projektmanagements, um sicherzustellen, dass die Ausführung wie geplant verläuft.

Um Projekte effektiv zu überwachen, stellen Projektmanager in der Regel sicher, dass diese Schritte durchgeführt werden:

• Erstellung von Projekt-Baselines: Die Baseline ist ein fester Referenzpunkt, der den ursprünglichen Projektplan festhält, in der Regel einschließlich des Umfangs, des Zeitplans und der Kosten-Baseline. Sie dient als hilfreiche Grenze, um die Effektivität der Projektausführung zu bewerten.
• Festlegung von Projektkennzahlen und KPIs: Danach wird festgelegt, welche Projektmetriken und KPIs verfolgt werden sollen. Übliche Beispiele sind Zeitplanabweichung, Kostenabweichung, Return on Investment und mehr.
• Einrichtung von Projektkontrollen: Anschließend werden Projektkontrollen eingerichtet, also Prozesse, Tools und Techniken zur Überwachung eines Projekts. Dazu gehören Dinge wie Zeitplan, Kosten, Qualität, Umfang und Risiko.
• Verwendung von Projekt-Dashboards: Diese sind unverzichtbare Tools zur Verfolgung verschiedener Projektmetriken. Sie bieten eine visuelle Darstellung von Kennzahlen wie Kosten, Zeit, Fortschritt und mehr. Viele Projekt-Dashboards sind anpassbar und einige sind Portfoliodashboards, die Daten aus mehreren Projekten anzeigen.
• Erstellung von Projektmanagement-Berichten: Berichte helfen dabei, Projektinformationen schnell und einfach mit Stakeholdern zu teilen. Projektmanager verwenden anpassbare Berichte über Status, Aufgaben, Arbeitszeiten, Arbeitslast, Abweichungen und mehr.

5. Phase des Projektabschlusses

Die Phasen des Projektmanagements müssen abgeschlossen werden, und der Lebenszyklus endet erst mit der Projektabschlussphase.

Es ist natürlich entscheidend, die Deliverables zur Zufriedenheit der Stakeholder abzuschließen. Der Projektmanager muss jedoch auch das für das Projekt eingerichtete System wieder abbauen. Das bedeutet, die Arbeit mit Auftragnehmern abzuschließen, sicherzustellen, dass alle bezahlt wurden, und alle Projektdokumente abzeichnen und archivieren, um bei der Planung künftiger Projekte zu helfen.

Sobald diese Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus abgeschlossen ist, führt der Projektmanager häufig ein Nachbereitungstreffen mit dem Projektteam durch, um hervorzuheben, was funktioniert hat und was nicht, damit Erfolge wiederholt und Fehler vermieden werden.

Basierend auf den Erkenntnissen und Schlüsselergebnissen aus diesem Treffen erstellen Projektmanager dann ein Lessons Learned-Dokument, das die Herausforderungen, Misserfolge und erfolgreichen Ergebnisse des Projekts festhält, damit das Projektteam daraus für zukünftige Projekte lernen kann.

Wie ProjectManager den Projektlebenszyklus unterstützt

ProjectManager ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die für jede Phase des Projektlebenszyklus mehrere Ansichten und Funktionen bietet. Hier sind einige der wichtigsten Projektmanagement-Tools.

Planen, terminieren und verfolgen mit Gantt-Diagrammen

Unser Online-Gantt-Diagramm hilft dir, die Phasen des Projektmanagements zu planen, indem deine Aufgabenliste in einer Zeitachse dargestellt wird. Die Dauer jeder Aufgabe kann festgelegt und jeder Aufgabe ein Teammitglied zugewiesen werden. Die Zusammenarbeit findet auf Aufgabenebene direkt im Gantt-Diagramm statt, wo Teammitglieder Kommentare hinterlassen sowie relevante Dokumente und Bilder hinzufügen können. Sie können sogar Personen markieren, die der Aufgabe nicht zugewiesen sind, und diese werden per E-Mail benachrichtigt.

Vielfältige Projektmanagement-Tools

Das Gantt-Diagramm ist nur eine der Ansichten von ProjectManager, die die Phasen des Projektmanagements abbildet. Du kannst auch die Kanban-Ansicht, Dashboards, Arbeitslastdiagramme, Stundenzettel und weitere Tools nutzen. Mit Kanban-Boards visualisierst du den Workflow, wobei Karten die Aufgaben darstellen, damit Teammitglieder wissen, woran sie arbeiten, und Projektmanager den Überblick behalten. Ressourcen können neu zugewiesen werden und wichtige Termine wie Feiertage oder Urlaubstage werden markiert, um zu wissen, wer wann verfügbar ist.

Projektberichte in Minuten erstellen

Mit nur einem Klick erhalten Projektmanager die Daten, um Stakeholder über verschiedene Aspekte der Projektphasen zu informieren. Diese Berichte können gefiltert werden, um genau die Informationen anzuzeigen, die benötigt werden, und erlauben bei Bedarf tiefere Einblicke. Das Echtzeit-Dashboard zeigt Projektmetriken in übersichtlichen und leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken an und gibt dir so das genaueste Bild über den Fortschritt deines Projekts.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Lösung, die dich in allen Bereichen des Projektmanagements unterstützt. Online-Planungstools und webbasierte Aufgabenmanagement-Funktionen ermöglichen dir die Zusammenarbeit von unterwegs und schnelle Anpassungen. Erstelle dann umfassende Berichte aus den Daten mit nur wenigen Klicks. Probiere es selbst mit dieser kostenlosen 30-tägigen Testversion aus.

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