This guide defines what project documentation is and why it’s important in addition to outlining the top 25 project documents that you should always create to plan and execute your projects.

What Is Project Documentation?

The term project documentation refers to the project management documents that are created throughout the project life cycle. These documents, such as the project plan, project schedule or project budget, define activities, procedures and guidelines that the project team should follow.

Project documentation has several purposes such as project planning, cost management or risk management. In addition, there are certain project documents that must be created at a specific project phase as they set the stage for the next step. For example, the project management plan must be created before the project execution phase can begin.

Project management software can help you organize and share information that is crucial to the success of your project. ProjectManager is project management software with advanced planning, tracking and reporting that has unlimited file storage and makes it easy to share product documentation with your team and stakeholders. All of its multiple project views share one source of information to keep everyone on the same page. Get started for free.

Let’s take a look at which project documents should be created at each project management phase.

Project Documentation by Project Phase

Projects vary in size and complexity and some require more comprehensive project documentation than others. Here’s an overview of some of the project documents that are usually created throughout the project life cycle.

• Project Initiation: Project charter, project summary, business case, project kickoff meeting agenda
• Project Planning: Project management plan, work breakdown structure, project budget, project schedule, change management plan, scope management plan, risk management plan
• Project Execution: Project status report, project execution plan, lessons learned template, timesheets, change requests, change orders
• Project Monitoring and Control: Project status report, lessons learned template, timesheets
• Project Closure: Project closure template, punch list

Now that you have an idea of the right project documentation for each phase of your project life cycle, let’s dive into some critical project management documents.

Top 25 Project Documents to Include in Your Project Documentation

Here’s a brief description of the important project documents and a corresponding project management template for each of them. Don’t forget to check our library of free project management templates, where you’ll find dozens of templates to build your project documentation.

1. Project Plan Document for Word

The project plan is the most comprehensive of all project management documents because it compiles the project documents that are created during the project planning phase. For example, your project plan should include your project budget and your project schedule.

2. Project Charter Document

The project charter is written during the project initiation phase and it sets the stage for the project plan. Project managers use project charters to provide a quick overview of the project to stakeholders, sponsors and clients.

3. Business Case Document

Just like the project charter, a business case is a document that’s created during the initiation phase to convince project stakeholders of the project’s value by explaining the potential benefits it could have for their organization.

4. Project Schedule

At a basic level, the project schedule defines the timeline for the execution of all project tasks. It can also include more details such as the resources needed for each task, who’s responsible for it, the float or slack your project has and the critical path. ProjectManager’s Gantt chart is the perfect tool for creating a detailed project schedule.

ProjectManager offers four kinds of dependencies, baseline tracking and real-time resource availability when assigning work. You can break down you project into subtasks and track costs for each phase to ensure you stay on track. Get started with ProjectManager for free and build a better project schedule.

5. Work Breakdown Structure (WBS)

A work breakdown structure (WBS) is a fundamental example of project documentation. It breaks down the project’s scope into smaller, more manageable components. At the top is the overall project goal that is progressively broken down into smaller pieces. This tool helps organize complex projects and ensures they stay on track.

6. RACI Chart Document

RACI stands for responsible, accountable, consulted and informed. A RACI chart, also known as a RACI matrix, helps define roles and responsibilities for different tasks and deliverables within a project or process. It aims to eliminate confusion about who is responsible for what and improve communication. This is a valuable tool for projects of all sizes, especially those with multiple stakeholders and complex workflows.

7. Risk Register Document

This document allows you to register all potential project risks and includes a brief description of their potential impact and likelihood. A risk register is an important project document as it provides important information for your risk management plan that contains all risk management documents, strategies and guidelines.

8. Scope Statement Document

A scope statement defines the activities that will be executed to complete a project. It’s used by project managers to let stakeholders know what will be done and what won’t be done so that expectations are clear from the beginning. It’s part of the scope management plan, a comprehensive document that explains the procedures and guidelines related to the project scope.

9. Project Budget Document

The project budget is a critical project management document. To create one, you’ll need to estimate your project costs, which include labor, materials, equipment and anything that’s needed to execute the project.

10. Project Communication Plan

A communication plan sets all the guidelines for communication among team members and project stakeholders. It defines the communication channels to be used, the communication schedule and roles and responsibilities among other details to streamline the communication process throughout the project life cycle.

11. Project Execution Plan

A project execution plan (PEP) lays out exactly how a project will be delivered, including the tasks, timeline, resources and budget needed to move from plan to reality. This Excel template brings all execution‑phase details together: scope definitions, task lists, start and end dates, assigned team members, resource needs (labor, materials, equipment) and cost estimates.

12. Project Status Report Document

Project status reports are a must-have project management tool because they allow you to check the health of your project at any point in time and share data with stakeholders to keep them updated. Status reports are brief and include the most relevant information only.

13. Statement of Work Document

A statement of work (SOW) is a formal document that defines the full scope, deliverables, timeline and responsibilities for a project before any work begins. This template provides a structured format to capture all essential project details, including the project background, objectives, scope, deliverables, schedule and assigned responsibilities.

14. Project Closure Document

It’s always necessary to create project documentation at the end of the project closure phase. That’s because project managers need to close contracts, create a “lessons learned” document and get formal approval from stakeholders, among other important tasks. All of this must be documented so that nothing falls through the cracks.

15. Project Proposal Document

A project proposal is a project management document that provides a quick overview of the key areas of a project. Its main purpose is to convince potential stakeholders of the value of the project during the initiation phase. It should be a persuasive document that highlights the main benefits, goals and requirements.

16. Procurement Plan Document

A procurement plan is a detailed roadmap for acquiring goods and services that a project will depend on. This free template defines what must be procured, when and how purchases will be made, what contract types and vendor‑selection criteria will be used and how supplier relationships and deliveries will be managed.

17. Project Plan Document for Excel

Project plans are undoubtedly important, and sometimes, teams prefer to work in a familiar Excel format. This template ensures everyone involved knows what must be done, when and by whom, setting expectations clearly and aligning the team around a shared structure. With a solid project plan, you reduce risks of confusion, scope creep or missed deadlines and give your project the best chance of finishing on time and within budget.

18. Issue Log Document

An issue log is an example of project documentation that helps manage problems or obstacles that come up during a project. It’s a list or spreadsheet that’s used to document, monitor and resolve issues that could potentially impact the project’s schedule, budget, scope or quality. An issue log helps establish responsibility for resolving issues and creates a historical record for future reference.

19. Change Request Form

A change request form is a standardized project document that formally proposes, evaluates and approves alterations to a project’s original plan. It helps manage modifications to scope, budget, schedule or other project aspects in a controlled manner. This form helps mitigate the negative impact of uncontrolled changes and keeps the project on track with its overall goals.

20. Project Brief Document

A project brief is a summarized version of your project plan, geared towards an audience such as cross-functional teams or stakeholders who don’t need to dive into all the details of a project management plan but still need to have an understanding of the project goals, budget, roles & responsibilities, among other key aspects.

21. Project Requirements Document

Project requirements are the goals and specifications that are expected from a project to make sure all stakeholders are satisfied. Our free requirements gathering template will help you document all your project requirements.

22. Project Charter Document

A project charter is the foundational document that formally kicks off a project. It defines the project’s purpose, high‑level objectives, scope, key stakeholders, roles and responsibilities and initial constraints or assumptions. The Excel template provides a clear framework to document all essential project initiation details, including project name, sponsor, objectives, scope, deliverables, stakeholders and high-level schedule and budget estimates.

23. Project Overview Document

A project overview is a 1-page document that outlines the most critical aspects of a project, such as its timeline, milestones, budget, status and the team members’ roles & responsibilities.

24. Team Charter Document

A team charter is a project management document that shows the roles, responsibilities, deliverables and resources of a project team. It helps project managers understand the workload and objectives of each team member for better resource planning.

25. Stakeholder Analysis Document

Stakeholder analysis helps identify individuals with a vested interest in a project. A stakeholder analysis template is the ideal type of project documentation to use before the project’s execution phase. It analyzes the stakeholders who can be impacted by a project, decision or initiative. Use this template to better understand stakeholder needs, expectations and influence to develop effective communication and engagement strategies.

What’s Worth Documenting for a Project?

No matter your organization’s structure, the ability to record and document all aspects of a project is vital to being a successful project manager. Multiple reports, charts, graphs, documents, change requests and status updates need to be maintained throughout the project life cycle, and documentation works to stitch the disparate pieces of a project together and bring it to a successful finish.

However, your time is limited, and so is patience in most organizations for tedious paperwork. How can you maintain efficiency and effectively document the project? Consider the following to determine what’s worth documenting:

• Client-Related Everything – Imagine that a client suddenly questions a decision that was made months ago. The client says that they chose one direction but your company decided to go down another path during implementation. Clear documentation on client meetings, including notes with dates, times and attendees, helps resolve misunderstandings.
• Legal Dictates – For certain projects, legal teams are required to review documentation during the project. For public projects, there might be oversight and review processes that analyze a project after its completion. Know the documentation requirements your legal team needs before your project begins. Playing catch-up is risky in this kind of environment.
• The Right Amount of Process – While you don’t want to get lost in documenting so much of the plan and process that you’re not actually processing, you do want some definition around the project plan and goals. Let your organizational structure guide how many processes to document. For example, trying to operate process-free on a project that requires legal documentation will only get your project in trouble. When in doubt, the best approach is to document.
• Changes to the Project – Ongoing project reports are essential to document, especially as project goals shift. Ideally, you’ll have a real-time online project management tool so your resources and task changes are scheduled live and issues are captured as they occur. However, larger impacts to the project plan should be added to project documentation in a version-controlled manner.

Project Documentation Best Practices

So what are the best strategies you should use to keep your documentation effective, efficient and timely? To align your documentation according to best practices, you should:

• Take the Time – Use your calendar! Many people think that calendars are only for scheduling meetings. It’s not. Use it to schedule 2-3 hour blocks of uninterrupted time to assemble an essential document. Instead of taking calls or conversing with a coworker, take the time to get in the zone of writing. With focused time and attention, you’ll be able to make significant progress. Likewise, schedule 10-15 minute blocks in your calendar each week to review and update documentation.
• Have the Right Level of Detail – Putting documentation together for engineers is different from the documents you present to executives. Engineers need details you can provide, while executives don’t have time to be bogged down with details. They just want bullet points, the bottom line and the next steps. It’s up to you to determine the right level of documentation for the right audience.
• Use Smart Storage – Your documentation needs to be easy to locate. Documentation is useless if it’s buried under a rock where nobody can find it. This includes making sure that the infrastructure is in place to access the documentation online and that the folder structure and hierarchy are easy and intuitive to understand.
• Share with Others – Most people hate putting documentation together but love it when it’s packaged up for them. You’ll be pleasantly surprised that people actually read the documentation! Use your online project management software to store your documents online with the project, ideally in a collaborative, secure environment.
• Version Control and Up-to-Date – Keeping project documentation current and updated is challenging. It’s easy to get to the point of the initial version, but it’s painful to go back and update documentation and maintain version control. The biggest help is the document repository infrastructure you have in place. Automatic version control allows you to manage this process and the consumers of your documentation always trust that they have the latest version.

How ProjectManager Helps With Project Documentation

ProjectManager is work and project software that connects hybrid teams and fosters collaboration. All project documents can be stored on the tool and everyone who needs access to documents will have it. You can create project plans and so much more, making ProjectManager the only software you need for project success.

Make Project Plans on Interactive Gantt Charts

One of the most important project documents is your project plan. You can make and share this with our Gantt chart, which organizes all your tasks, links dependencies and plots milestones to help you stay on schedule. It even filters for the critical path. Our online Gantt charts deliver real-time data and are easy to share so everyone is always working from the most current data.

Monitor Your Project With Real-Time Dashboards

Your project documentation only sets the stage for the execution of your project. To keep to those plans, you need to have a way to monitor progress and performance in real time. Our live dashboard automatically collects, calculates and delivers real-time metrics for time, workload and more. Unlike other tools, there’s no setup necessary. You see what’s happening as the project unfolds.

Go Deeper Into the Data With One-Click Reporting

When a high-level view isn’t enough, you can generate project reports with a keystroke. Get more information on your costs, progress and more. All reports can be filtered to show only the data you want to see. You can attach reports to stakeholder emails or print them out for presentations.

ProjectManager is a flexible tool that allows you to update your project documentation as needed as projects change. Everyone is updated with email notifications or in-app alerts, so there’s never any confusion about what’s expected. Use a tool that manages your project plan, resources, cost and team while storing all the project documentation you have to deliver success.

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Sure, documentation can be the bane of your project, but you need it. Some tools can help you do it easier, better and faster. The online software suite from ProjectManager is a great collaborative tool to create and store your project documentation for easier access and document sharing with your team. Get started for free.

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Man kann daher argumentieren, dass das magische Dreieck eines der wichtigsten Konzepte in der Geschichte des Projektmanagements ist. In Kombination mit leistungsfähiger Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Projekte sicher zum Erfolg zu führen.

Was ist das magische Dreieck im Projektmanagement?

Was genau ist das magische Dreieck? Ganz einfach: Es ist ein Modell, das die grundlegenden Beschränkungen bei der Durchführung eines Projekts beschreibt. Diese Beschränkungen bestehen aus drei Elementen:

1. Kosten: Die finanziellen Rahmenbedingungen eines Projekts, auch als Projektbudget bezeichnet
2. Umfang: Die Aufgaben, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen
3. Zeit: Der Zeitplan, der festlegt, wann das Projekt abgeschlossen sein soll

Das magische Dreieck besagt im Grunde, dass der Projekterfolg direkt von den Faktoren Kosten, Zeit und Umfang beeinflusst wird. Als Projektmanager behalten Sie die Kontrolle über das magische Dreieck, indem Sie diese drei Parameter durch geeignete Trade-offs ausbalancieren. Wie diese Abwägungen funktionieren, erläutern wir im nächsten Abschnitt.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Das magische Dreieck gilt nicht nur für einzelne Projekte, sondern auch für Programme und sogar ganze Projektportfolios.

Daher benötigen Projektmanager häufig die Unterstützung eines Project Management Office (PMO), um sicherzustellen, dass Kosten, Zeitplan und Umfang ihres Projekts nicht im Widerspruch zu anderen Projekten oder Programmen innerhalb des Projektportfolios der Organisation stehen.

Auch wenn das magische Dreieck ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Projektplans ist, bestimmt es den Erfolg allein nicht. Projekte bestehen aus vielen Elementen – weit mehr als den drei Faktoren des magischen Dreiecks. Deshalb haben einige Projektmanagement-Experten das Modell um drei weitere Einschränkungen erweitert, um die kritischsten Bereiche eines Projekts besser abzubilden. Diese sind:

• Qualität: Für jedes Projekt gelten Qualitätsstandards, unabhängig davon, ob das Endergebnis ein materielles oder immaterielles Produkt ist. Projektmanager benötigen einen Qualitätsmanagementplan, um die Qualität zu steuern.
• Risiko: Risiko ist in jedem Projekt vorhanden. Deshalb müssen Projektmanager einen Risikomanagementplan erstellen, der beschreibt, wie Projektrisiken behandelt werden.
• Nutzen: Projekte bieten unterschiedliche Nutzenarten. Projektmanager müssen sicherstellen, dass die Projektbeteiligten den bestmöglichen finanziellen Nutzen erhalten.

Wie funktioniert das magische Dreieck?

Wie oben beschrieben, können Projektmanager Kosten, Zeit und Umfang eines Projekts durch gezielte Trade-offs erhöhen oder reduzieren, um das Projekt im Zeitplan zu halten und das Budget einzuhalten. Sehen wir uns an, wie diese Trade-offs im magischen Dreieck funktionieren.

• Zeit und Umfang: Durch die Reduzierung des Projektumfangs können Sie die Projektdauer verkürzen, wenn Sie hinter dem Zeitplan liegen. Umgekehrt können Sie den Zeitplan verlängern, wenn Stakeholder zusätzliche Aufgaben einbringen.
• Kosten und Umfang: Weniger Umfang bedeutet weniger Aufgaben und dadurch geringere Kosten. Ein größerer Projektumfang führt hingegen zu höheren Kosten.
• Kosten und Zeit: In manchen Projekten hängen Kosten und Zeit direkt zusammen. Zum Beispiel steigen Miet- oder Arbeitskosten proportional zu der Zeit, in der Sie diese Ressourcen benötigen.

All diese Szenarien nutzen das magische Dreieck zur Steuerung des Projekts. Es gibt jedoch viele weitere mögliche Trade-offs, die auch Qualität, Risiko und Nutzen betreffen. Projektmanager treffen solche Entscheidungen selten allein, sondern greifen auf die Unterstützung ihres Projektmanagementbüro (PMO) zurück.

Mit einem Projektmanagement-Dashboard behalten Projektmanager den Projektfortschritt im Blick. Kennzahlen wie Zeitplan, Kosten und Umfang lassen sich leicht verfolgen. Auf dieser Basis können Probleme früh erkannt und Anpassungen im magischen Dreieck vorgenommen werden, bevor daraus größere Risiken entstehen.

Triple-Constraint-Diagramm: das magische Dreieck

Das untenstehende Triple-Constraint-Diagramm zeigt die drei miteinander verbundenen Einschränkungen Umfang, Zeit und Kosten. Die Umfangs­einschränkung steht für die Liefergegenstände, Funktionen und Merkmale des Projekts. Die Zeiteinschränkung repräsentiert den Projektzeitplan und die Fristen, und die Kosteneinschränkung steht für das Budget und die benötigten Ressourcen.

Eine Veränderung einer dieser Einschränkungen wirkt sich auf die Projektqualität aus. Der Raum innerhalb des Dreiecks entspricht der Projektqualität. Ändert sich die Form des Dreiecks, verändert sich auch die Qualität des Projekts.

Wie man das magische Dreieck steuert

Das magische Dreieck wirkt auf den ersten Blick einfach, aber jedes seiner drei Elemente lässt sich weiter aufschlüsseln und gewinnt dadurch an Tiefe.

Kosten

Die finanziellen Verpflichtungen eines Projekts hängen von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören die Ressourcen wie Materialien und Personal, die alle Kosten verursachen.

Ebenso gibt es fixe und variable Kosten wie Ausrüstung oder Arbeitskosten, die kalkuliert werden müssen. Das spielt insbesondere bei Vertragsarbeit oder Outsourcing eine große Rolle.

So kontrollieren Projektmanager die Kosten:

• Schätzen der Kosten für alle Aufgaben im Projektumfang
• Erstellen eines Projektbudgets auf Basis der geschätzten Kosten
• Verwenden des Projektbudgets als Kostenbaseline zur Kostenkontrolle während der Projektausführung
• Überwachen und Steuern aller Projektkosten, um die Ausgaben unter dem Projektbudget zu halten
• Anpassen des Projektbudgets bei Bedarf

Umfang

Wie erwähnt umfasst der Projektumfang sämtliche Arbeiten, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Die Steuerung dieser Arbeiten ist entscheidend für den Projekterfolg. Bei der Steuerung des Umfangs ist es wichtig, Aufgaben zu priorisieren, um Ressourcen effektiv planen und zuweisen zu können.

So steuern Projektmanager den Umfang:

• Erstellen eines Umfangsmanagementplans, um klar zu definieren, welche Projektaktivitäten durchgeführt werden
• Teilen des Umfangsmanagementplans mit allen Stakeholdern, damit alle denselben Informationsstand haben
• Nutzen von Change Requests, um Scope Creep zu vermeiden und alle Änderungen am Projektumfang nachzuverfolgen
• Steuern der Erwartungen der Stakeholder, um den Projektumfang zu wahren
• Einsatz von Aufgabenmanagement-Tools und -Techniken, um sämtliche Projektaktivitäten im Umfang nachzuverfolgen

Diese Maßnahmen im Umfangsmanagement sind entscheidend, da der Zeitaufwand jeder Aufgabe starken Einfluss auf die Kosten und die Qualität des Endprodukts hat. Das kann den Zeitplan und die Kosten erheblich beeinflussen, besonders bei groß angelegten Projekten.

Zeit

Der Projektzeitplan ist im Kern die geschätzte Zeitspanne, die zur Fertigstellung des Projekts oder zur Lieferung des Endergebnisses vorgesehen ist. Üblicherweise wird er erstellt, indem zunächst die Dauer jeder Projektaufgabe geschätzt wird.

Eine Arbeitsstrukturplan (WBS) wird genutzt, um alle Projektaktivitäten zu identifizieren. Danach können Projektmanager verschiedene Terminierungsverfahren wie die kritische Pfadmethode (CPM) oder PERT-Diagramme anwenden, um die Gesamtdauer des Projekts zu bestimmen.

So steuern Projektmanager die Zeit:

• Verwenden eines Gantt-Diagramms, um den Projektzeitplan zu visualisieren, Aufgabenreihenfolgen zu definieren und die Dauer jeder Aufgabe zu überwachen
• Erstellen von Richtlinien, Verfahren und Dokumentation für die Planung, Ausführung und Überwachung des Zeitplans
• Effiziente Ressourcenzuteilung mithilfe eines Ressourcenzeitplans, um Engpässe zu vermeiden
• Vergleichen der Zeitplan-Baseline mit dem tatsächlichen Fortschritt, um festzustellen, ob Projekte im Plan liegen

Beispiele für das magische Dreieck in der Praxis

Schauen wir uns einige Beispiele für das magische Dreieck an, um besser zu verstehen, wie es in realen Projektszenarien angewendet wird.

• Beispiel für das magische Dreieck im Bauwesen: Angenommen, ein kleines Einzelhandelsgeschäft mit etwa 2.000 Quadratfuß soll gebaut werden. Der Zeitrahmen beträgt 6 Monate und das Budget 300.000 US-Dollar. Wenn der Kunde eine späte Änderungsanfrage stellt und zusätzliche 500 Quadratfuß wünscht, vergrößert sich der Umfang. Damit das Projekt weiterhin erfolgreich sein kann, muss entweder der Zeitplan verlängert oder das Budget erhöht werden.
• Beispiel für das magische Dreieck in IT-Projekten: Ein Vertriebsteam benötigt ein neues CRM-System. Dafür stehen 9 Monate und 250.000 US-Dollar zur Verfügung. Der Umfang umfasst Lead-Management, Vertriebsreporting und Kontaktverfolgung. Wenn das Vertriebsteam verlangt, dass das System bereits in 6 Monaten fertiggestellt wird, muss entweder der Umfang reduziert oder das Budget erhöht werden.
• Beispiel für das magische Dreieck in der Fertigung: Ein Hersteller produziert 5.000 Einheiten eines neuen Smart-Home-Geräts. Es soll App-Integration und Sprachsteuerung beinhalten, die Produktionskosten dürfen 50 US-Dollar pro Einheit nicht überschreiten und der Produktionszeitraum beträgt 3 Monate. Wenn sich die Kostenstruktur ändert und pro Einheit maximal 40 US-Dollar möglich sind, muss entweder die Produktion verlangsamt werden (längerer Zeitrahmen) oder der Umfang reduziert werden.

Nun, da wir wissen, wie Projektmanager das magische Dreieck steuern, werfen wir einen Blick auf die Projektmanagement-Tools, die diesen Prozess unterstützen.

Vorlagen zur Steuerung des magischen Dreiecks

Um das magische Dreieck während des gesamten Projekts besser zu steuern, können Sie eine der vielen Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word nutzen, die auf unserer Website verfügbar sind. Hier sind drei besonders hilfreiche Vorlagen.

Projektbudget-Vorlage

Das Projektbudget ist einer der wichtigsten Einflussfaktoren im Projekt. Laden Sie diese kostenlose Excel-Vorlage herunter, um eine realistische Kostenbasis zu berechnen und den Budgetierungsprozess zu vereinfachen.

Dashboard-Vorlage

Diese kostenlose Excel-Dashboard-Vorlage hilft Ihnen, Aufgabenstatus, Budget sowie den Gesamtfortschritt Ihres Projekts zu verfolgen. Auf einen Blick können Sie wichtige KPIs überwachen und fundierte Entscheidungen treffen, um das Projekt erfolgreich voranzubringen.

Das magische Dreieck mit ProjectManager steuern

Wie bereits zu Beginn dieses Beitrags erwähnt, ist die Kombination aus dem magischen Dreieck und einer Projektmanagementsoftware der beste Weg, um ein Projekt zu steuern und erfolgreich abzuschließen. ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware mit Echtzeitdaten, die Projektmanagern ermöglicht, jede Seite des magischen Dreiecks zu kontrollieren: Kosten, Zeit und Umfang.

Kosten

ProjectManager hilft Ihnen dabei, Ihre Projektkosten zu überwachen und sicherzustellen, dass Sie nicht über Ihr Budget hinausgehen. Sie können Budgets erstellen, Projektkosten erfassen und Stundensätze für alle Ressourcen hinterlegen. Das Echtzeit-Dashboard verfolgt Kosten sowie fünf weitere Kennzahlen Ihres Projekts und zeigt sie sofort in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken an. So behalten Sie Ihre Kosten im Blick und stellen sicher, dass Sie im Rahmen Ihres Budgets bleiben. Budgetprobleme lassen sich erkennen, bevor sie zu echten Risiken werden.

Zeit

Ein Projektzeitplan kann schnell aus dem Ruder laufen – aber nicht mit ProjectManager. Sobald Aufgaben aktualisiert werden, spiegeln sich diese Änderungen sofort in der gesamten Software wider. Das bedeutet, dass Ihre Berichte und Dashboards immer korrekt und aktuell sind. Sie können sogar den Fortschritt einzelner Aufgaben im Online-Gantt-Diagramm verfolgen, bei dem der Dauerbalken anzeigt, wie weit eine Aufgabe bereits fortgeschritten ist.

Projekt-Stundenzettel sind mit den Aufgaben des Teams synchronisiert, sodass Teammitglieder ihre Aufgabe einfach auswählen und die Zeit eintragen können. Diese Zeiten werden automatisch in den Stundenzettel übernommen, der anschließend mit wenigen Klicks geprüft und genehmigt werden kann.

Umfang

Der Projektumfang wird sich im Laufe des Projekts ändern – und ProjectManager bietet die passenden Werkzeuge, um flexibel darauf reagieren zu können. Es gibt mehrere Projektansichten, sodass Sie vom Gantt-Diagramm zur Kanban-Ansicht wechseln können, um mehr Transparenz über Ihren Workflow zu erhalten. Kanban-Karten, die Aufgaben darstellen, sind nach Priorität sortiert – diese Prioritäten können sich ändern, wenn Aufgaben mehr oder weniger relevant werden.

Das Besondere an Kanban-Boards ist, dass Aufgaben nur dann an Teammitglieder weitergegeben werden, wenn Ressourcen und Kapazitäten dafür vorhanden sind. Wenn sich der Umfang ändert, kann das Kanban-Board sofort reagieren.

Sollten Sie erkennen, dass Teams unter- oder überlastet sind, können Sie dies auf der Workload-Seite ausgleichen. Dort zeigen farbcodierte Diagramme auf einen Blick, wer überlastet ist und wer noch Kapazitäten frei hat. Sie können Aufgaben schnell neu zuweisen, um sicherzustellen, dass das Projekt im geplanten Umfang bleibt.

Das magische Dreieck hilft Ihnen dabei, Ihr Projekt erfolgreich zu steuern. Eine vorausschauende Planung von Zeitplan, Umfang und Kosten unterstützt Sie dabei, Ihre Projektziele und -ergebnisse zu erreichen. ProjectManager, eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware, stellt Ihnen die Werkzeuge zur Verfügung, um dieses Modell effektiv einzusetzen. Erfahren Sie, wie unsere Echtzeit-Dashboards und interaktiven Gantt-Diagramme Ihnen helfen können, indem Sie die kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.

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Dieser Leitfaden definiert, was Projektdokumentation ist und warum sie wichtig ist. Außerdem werden die 15 wichtigsten Projektdokumente beschrieben, die Sie immer erstellen sollten, um Ihre Projekte zu planen und umzusetzen.

Was ist Projektdokumentation?

Der Begriff Projektdokumentation bezieht sich auf die Projektmanagement-Dokumente, die während des Projektlebenszyklus erstellt werden. Diese Dokumente, wie z. B. der Projektplan, der Projektzeitplan oder das Projektbudget, definieren Aktivitäten, Verfahren und Richtlinien, denen das Projektteam folgen sollte.

Projektdokumentation hat mehrere Zwecke, wie Projektplanung, Kostenmanagement oder Risikomanagement. Darüber hinaus gibt es bestimmte Projektdokumente, die in einer bestimmten Projektphase erstellt werden müssen, da sie die Grundlage für den nächsten Schritt schaffen. Zum Beispiel muss der Projektmanagementplan erstellt werden, bevor die Phase der Projektausführung beginnen kann.

Projektmanagement-Software kann Ihnen helfen, Informationen zu organisieren und zu teilen, die für den Projekterfolg entscheidend sind. ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software mit erweiterten Funktionen für Planung, Verfolgung und Reporting, die über unbegrenzten Speicherplatz verfügt und es einfach macht, Produktdokumentationen mit Ihrem Team und Stakeholdern zu teilen. Alle Projektansichten greifen auf eine gemeinsame Informationsquelle zu, sodass alle auf demselben Stand sind. Starten Sie noch heute kostenlos.

Sehen wir uns nun an, welche Projektdokumente in jeder Phase des Projektmanagements erstellt werden sollten.

Projektdokumentation nach Projektphase

Projekte unterscheiden sich in Größe und Komplexität, und einige erfordern umfassendere Projektdokumentation als andere. Hier ein Überblick über einige der Projektdokumente, die normalerweise während des Projektlebenszyklus erstellt werden.

Projektinitiierung

• Projektauftrag
• Projektübersicht
• Dossier de justification
• Agenda für das Kick-off-Meeting
• Stakeholder-Register
• Stakeholder-Analyse
• Machbarkeitsstudie
• Vorläufige Umfangserklärung
• Anforderungsregister (Requirements Gathering)

Projektplanung

• Projektmanagementplan
• Projektstrukturplan (PSP)
• Projektbudget
• Projektzeitplan
• Scope-Management-Plan
• Risikomanagementplan
• Change-Management-Plan
• Ressourcenmanagementplan
• Projektkommunikationsplan
• RACI-Matrix
• Beschaffungsplan
• Qualitätsplan
• Stakeholder-Management-Plan
• Terminmanagementplan
• Kostenmanagementplan

Projektausführung

• Projektausführungsplan
• Änderungsanträge
• Change Orders
• Stundenzettel
• Projektstatusbericht
• Issue-Log
• Entscheidungsprotokoll
• Sitzungsprotokolle
• Formular für Service- oder Arbeitsanfragen
• Aktualisiertes Risikoregister
• Lieferobjekte-Register
• Berichte zur Ressourcennutzung
• Projektkommunikationen

Projektüberwachung und -steuerung

• Projektstatusbericht
• Änderungsregister
• Aktualisiertes Risikoregister
• Issue-Log
• Entscheidungsprotokoll
• Abweichungsbericht
• Stundenzettel
• Anforderungs-Traceability-Matrix
• Qualitäts-Checkliste
• Projektaudits
• Compliance-Berichte
• Projekt-Dashboard

Projektabschluss

• Dokument mit Lessons Learned
• Mängelliste
• Abschlussbericht des Projekts
• Projektabschlussprotokoll
• Formale Freigabe der Ressourcen
• Teamleistungsbewertung
• Bestätigung des Umfangsabschlusses
• Abschluss-Checkliste
• Dem Kunden übergebene Dokumentation
• Genehmigung durch Kunde oder Sponsor
• Archiv der endgültigen Dokumentation

Jetzt, da Sie eine Vorstellung von den passenden Projektdokumenten für jede Phase Ihres Projektlebenszyklus haben, sehen wir uns einige der wichtigsten Projektmanagement-Dokumente genauer an.

Die 20 wichtigsten Projektdokumente für Ihre Projektdokumentation

Hier finden Sie eine kurze Beschreibung der wichtigsten Projektdokumente sowie die entsprechende Projektmanagement-Vorlage. Vergessen Sie nicht, unsere Bibliothek mit kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen zu besuchen, wo Sie Dutzende von Vorlagen für Ihre Projektdokumentation finden.

1. Projektplan

Der Projektplan ist das umfassendste aller Projektmanagement-Dokumente, da er die Dokumente zusammenfasst, die während der Projektplanungsphase erstellt werden. Zum Beispiel sollte Ihr Projektplan Ihr Projektbudget und Ihren Projektzeitplan enthalten.

2. Projektauftrag

Der Projektauftrag wird in der Initiierungsphase erstellt und bildet die Grundlage für den Projektplan. Projektmanager nutzen Projektaufträge, um Stakeholdern, Sponsoren und Kunden einen schnellen Überblick über das Projekt zu geben.

3. Dossier de justification

Ähnlich wie der Projektauftrag wird ein Dossier de justification in der Initiierungsphase erstellt, um Projekt-Stakeholder vom Wert des Projekts zu überzeugen, indem die potenziellen Vorteile für ihre Organisation dargestellt werden.

4. Projektzeitplan

Auf einer grundlegenden Ebene definiert der Projektzeitplan die Zeitleiste für die Ausführung aller Projektaufgaben. Er kann auch weitere Details enthalten, wie die für jede Aufgabe benötigten Ressourcen, die Verantwortlichen, den Puffer oder die Flexibilität des Projekts sowie den kritischen Pfad. Das Gantt-Diagramm von ProjectManager ist das ideale Tool, um einen detaillierten Projektzeitplan zu erstellen.

ProjectManager bietet vier Arten von Abhängigkeiten, Baseline-Tracking und Echtzeit-Ressourcenverfügbarkeit bei der Arbeitszuweisung. Sie können Ihr Projekt in Teilaufgaben gliedern und die Kosten für jede Phase verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie im Plan bleiben. Starten Sie kostenlos mit ProjectManager und erstellen Sie einen besseren Projektzeitplan.

5. Projektstrukturplan (PSP)

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein grundlegendes Beispiel für Projektdokumentation. Er unterteilt den Projektumfang in kleinere, leichter handhabbare Komponenten. An der Spitze steht das Gesamtziel des Projekts, das schrittweise in kleinere Teile heruntergebrochen wird. Dieses Tool hilft, komplexe Projekte zu organisieren und sicherzustellen, dass sie im Zeitplan bleiben.

6. RACI-Matrix

RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Eine RACI-Matrix, auch RACI-Chart genannt, hilft dabei, Rollen und Verantwortlichkeiten für verschiedene Aufgaben und Ergebnisse innerhalb eines Projekts oder Prozesses zu definieren. Ziel ist es, Unklarheiten darüber zu vermeiden, wer wofür verantwortlich ist, und die Kommunikation zu verbessern. Dies ist ein wertvolles Tool für Projekte jeder Größe, insbesondere für solche mit mehreren Stakeholdern und komplexen Workflows.

7. Risikoregister

Dieses Dokument ermöglicht es Ihnen, alle potenziellen Projektrisiken zu erfassen, einschließlich einer kurzen Beschreibung ihrer potenziellen Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeit. Ein Risikoregister ist ein wichtiges Projektdokument, da es wesentliche Informationen für den Risikomanagementplan liefert, der alle Risikomanagement-Dokumente, Strategien und Richtlinien umfasst.

8. Projektumfang

Ein Scope Statement definiert die Aktivitäten, die zur Fertigstellung eines Projekts ausgeführt werden. Projektmanager nutzen es, um Stakeholdern mitzuteilen, was getan wird und was nicht – damit die Erwartungen von Anfang an klar sind. Es ist Teil des Scope-Management-Plans, eines umfassenden Dokuments, das Verfahren und Richtlinien im Zusammenhang mit dem Projektumfang erläutert.

9. Projektbudget

Das Projektbudget ist ein entscheidendes Projektdokument. Um eines zu erstellen, müssen Sie die Projektkosten schätzen, einschließlich Arbeitskosten, Materialien, Ausrüstung und allem, was für die Projektausführung benötigt wird.

10. Projektkommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan legt alle Richtlinien für die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Projekt-Stakeholdern fest. Er definiert die zu verwendenden Kommunikationskanäle, den Kommunikationszeitplan sowie Rollen und Verantwortlichkeiten, um den Kommunikationsprozess während des gesamten Projektlebenszyklus zu optimieren.

11. Projektstatusbericht

Projektstatusberichte sind ein unverzichtbares Projektmanagement-Tool, da sie es ermöglichen, die Gesundheit des Projekts jederzeit zu überprüfen und Daten mit Stakeholdern zu teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten. Statusberichte sind knapp und enthalten nur die wichtigsten Informationen.

12. Vorlage für Projektabschluss

Es ist immer notwendig, am Ende der Projektabschlussphase Projektdokumentation zu erstellen. Projektmanager müssen Verträge schließen, ein Dokument mit Lessons Learned erstellen und die formale Genehmigung durch Stakeholder einholen – zusammen mit anderen wichtigen Aufgaben. All dies muss dokumentiert werden, damit nichts übersehen wird.

13. Projektvorschlag

Ein Projektvorschlag ist ein Projektdokument, das einen schnellen Überblick über die wichtigsten Bereiche eines Projekts gibt. Sein Hauptzweck besteht darin, potenzielle Stakeholder in der Initiierungsphase vom Wert des Projekts zu überzeugen. Er sollte ein überzeugendes Dokument sein, das die wichtigsten Vorteile, Ziele und Anforderungen hervorhebt.

14. Issue-Log-Dokument

Ein Issue-Log ist ein Beispiel für Projektdokumentation, das hilft, Probleme oder Hindernisse zu verwalten, die während eines Projekts auftreten. Es handelt sich um eine Liste oder Tabelle, in der Probleme dokumentiert, überwacht und gelöst werden, die sich potenziell auf Zeitplan, Budget, Umfang oder Qualität des Projekts auswirken könnten. Ein Issue-Log trägt dazu bei, Verantwortlichkeiten für die Problemlösung festzulegen und schafft eine historische Referenz für die Zukunft.

15. Änderungsantrag

Ein Änderungsantrag ist ein standardisiertes Projektdokument, das formell Änderungen am ursprünglichen Projektplan vorschlägt, bewertet und genehmigt. Es hilft, Anpassungen an Umfang, Budget, Zeitplan oder anderen Projektaspekten kontrolliert zu steuern. Dieses Formular trägt dazu bei, die negativen Auswirkungen unkontrollierter Änderungen zu vermeiden und das Projekt auf Kurs mit seinen übergeordneten Zielen zu halten.

Was sich bei einem Projekt dokumentieren lohnt

Unabhängig von der Struktur Ihrer Organisation ist die Fähigkeit, alle Aspekte eines Projekts zu erfassen und zu dokumentieren, entscheidend, um als Projektmanager erfolgreich zu sein. Zahlreiche Berichte, Diagramme, Grafiken, Dokumente, Änderungsanträge und Status-Updates müssen während des gesamten Projektlebenszyklus gepflegt werden. Dokumentation verknüpft die einzelnen Teile eines Projekts und führt es zu einem erfolgreichen Abschluss.

Allerdings ist Ihre Zeit begrenzt – und die Geduld in den meisten Organisationen für mühsame Papierarbeit ebenfalls. Wie können Sie effizient bleiben und dennoch das Projekt effektiv dokumentieren? Berücksichtigen Sie Folgendes, um zu entscheiden, was sich dokumentieren lohnt:

• Kundenbezogenes – Stellen Sie sich vor, ein Kunde stellt plötzlich eine Entscheidung in Frage, die vor Monaten getroffen wurde. Der Kunde sagt, er habe eine Richtung gewählt, aber Ihr Unternehmen sei während der Umsetzung einen anderen Weg gegangen. Klare Dokumentation zu Kundengesprächen, einschließlich Notizen mit Datum, Uhrzeit und Teilnehmern, hilft, Missverständnisse zu klären.
• Rechtliche Vorgaben – Bei bestimmten Projekten muss die Rechtsabteilung Dokumente während des Projekts prüfen. Bei öffentlichen Projekten kann es Kontroll- und Prüfprozesse geben, die ein Projekt nach Abschluss analysieren. Klären Sie die Anforderungen Ihrer Rechtsabteilung, bevor Ihr Projekt beginnt. Nachträgliches Aufholen ist in diesem Umfeld riskant.
• Das richtige Maß an Prozessen – Sie sollten sich nicht in so viel Dokumentation verlieren, dass Sie den eigentlichen Prozess vernachlässigen. Aber Sie brauchen klare Definitionen für Projektplan und Ziele. Lassen Sie sich von der Struktur Ihrer Organisation leiten, wie viele Prozesse zu dokumentieren sind. Zum Beispiel wird der Verzicht auf Prozesse bei Projekten, die rechtliche Dokumentation erfordern, Ihr Projekt nur in Schwierigkeiten bringen. Im Zweifel ist Dokumentation der beste Weg.
• Projektänderungen – Laufende Projektberichte sind entscheidend, insbesondere wenn sich Projektziele ändern. Idealerweise nutzen Sie ein Echtzeit-Online-Projektmanagement-Tool, sodass Ressourcen und Aufgabenänderungen live geplant und Probleme sofort erfasst werden. Größere Auswirkungen auf den Projektplan sollten jedoch versioniert in der Projektdokumentation festgehalten werden.

Best Practices für Projektdokumentation

Welche Strategien sollten Sie anwenden, um Ihre Dokumentation effektiv, effizient und zeitnah zu gestalten? Um Ihre Dokumentation an Best Practices auszurichten, sollten Sie:

• Zeit einplanen – Nutzen Sie Ihren Kalender! Viele denken, Kalender seien nur für Meetings. Das stimmt nicht. Planen Sie 2–3 Stunden ununterbrochene Zeit ein, um ein wichtiges Dokument zu erstellen. Statt Anrufe entgegenzunehmen oder mit Kollegen zu plaudern, konzentrieren Sie sich auf das Schreiben. Mit fokussierter Zeit und Aufmerksamkeit machen Sie große Fortschritte. Ebenso können Sie wöchentliche 10–15-Minuten-Blöcke einplanen, um Dokumente zu prüfen und zu aktualisieren.
• Das richtige Detaillierungsniveau – Dokumentation für Ingenieure unterscheidet sich von der für Führungskräfte. Ingenieure brauchen detaillierte Informationen, während Führungskräfte nur Stichpunkte, die Quintessenz und nächste Schritte erwarten. Sie müssen das richtige Niveau für das jeweilige Publikum bestimmen.
• Intelligente Ablage – Dokumentation ist wertlos, wenn sie nicht auffindbar ist. Dazu gehört, dass die Infrastruktur vorhanden ist, um Dokumente online zugänglich zu machen, und dass die Ordnerstruktur einfach und intuitiv ist.
• Mit anderen teilen – Die meisten hassen es, Dokumente zu erstellen, aber alle freuen sich, wenn sie gut aufbereitet vorliegen. Oft werden sie dann auch wirklich gelesen! Nutzen Sie Ihre Online-Projektmanagement-Software, um Dokumente online mit dem Projekt zu speichern – idealerweise in einer sicheren, kollaborativen Umgebung.
• Versionskontrolle & Aktualität – Es ist eine Herausforderung, Projektdokumente stets aktuell zu halten. Die erste Version ist schnell erstellt, aber sie später zu pflegen und zu versionieren ist mühsam. Am hilfreichsten ist eine geeignete Dokumentenablage-Infrastruktur. Automatische Versionskontrolle erleichtert den Prozess und gibt den Nutzern Vertrauen, dass sie immer die neueste Version haben.

Wie ProjectManager bei der Projektdokumentation hilft

ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektsoftware, die hybride Teams verbindet und Zusammenarbeit fördert. Alle Projektdokumente können im Tool gespeichert werden, und jeder mit Zugriffsrechten hat Zugang. Sie können Projektpläne und vieles mehr erstellen – ProjectManager ist die einzige Software, die Sie für den Projekterfolg brauchen.

Projektpläne auf interaktiven Gantt-Diagrammen erstellen

Eines der wichtigsten Projektdokumente ist Ihr Projektplan. Sie können ihn mit unserem Gantt-Diagramm erstellen und teilen, das alle Aufgaben organisiert, Abhängigkeiten verknüpft und Meilensteine darstellt, damit Sie im Zeitplan bleiben. Es filtert sogar den kritischen Pfad. Unsere Online-Gantt-Diagramme liefern Echtzeitdaten und sind leicht zu teilen, sodass alle stets mit den neuesten Informationen arbeiten.

Projekt mit Echtzeit-Dashboards überwachen

Ihre Projektdokumentation legt nur die Grundlage für die Ausführung. Um diese Pläne einzuhalten, brauchen Sie eine Möglichkeit, Fortschritt und Leistung in Echtzeit zu überwachen. Unser Live-Dashboard sammelt, berechnet und liefert automatisch Echtzeitkennzahlen zu Zeit, Arbeitslast und mehr. Im Gegensatz zu anderen Tools ist keine Einrichtung erforderlich – Sie sehen, was passiert, während sich das Projekt entfaltet.

Mit One-Click-Reporting tiefer in die Daten eintauchen

Wenn ein Überblick nicht reicht, können Sie Projektberichte mit einem Klick generieren. Erhalten Sie detaillierte Informationen zu Kosten, Fortschritt und mehr. Alle Berichte können gefiltert werden, um nur die gewünschten Daten anzuzeigen. Sie können Berichte an Stakeholder-E-Mails anhängen oder für Präsentationen ausdrucken.

ProjectManager ist ein flexibles Tool, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Projektdokumentation bei Bedarf anzupassen, wenn sich Projekte ändern. Alle werden per E-Mail-Benachrichtigung oder In-App-Alerts informiert, sodass es nie Unklarheiten darüber gibt, was erwartet wird. Nutzen Sie ein Tool, das Projektplan, Ressourcen, Kosten und Team verwaltet und gleichzeitig alle Projektdokumente speichert, um den Erfolg zu sichern.

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Ce guide définit ce qu’est la documentation de projet et pourquoi elle est importante, tout en présentant les 15 documents de projet les plus utilisés que vous devriez toujours créer pour planifier et exécuter vos projets.

Qu’est-ce que la documentation de projet ?

Le terme documentation de projet fait référence aux documents de gestion de projet qui sont créés tout au long du cycle de vie du projet. Ces documents, tels que le plan de projet, le calendrier de projet ou le budget de projet, définissent les activités, procédures et lignes directrices que l’équipe projet doit suivre.

La documentation de projet a plusieurs finalités, comme la planification du projet, la gestion des coûts ou la gestion des risques. De plus, certains documents doivent être créés à une phase spécifique du projet, car ils conditionnent l’étape suivante. Par exemple, le plan de management du projet doit être élaboré avant que la phase d’exécution du projet ne puisse commencer.

Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à organiser et à partager les informations essentielles à la réussite de votre projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet doté de fonctionnalités avancées de planification, de suivi et de reporting, avec un espace de stockage illimité et qui facilite le partage de la documentation avec votre équipe et vos parties prenantes. Toutes ses vues de projet partagent une source unique d’information afin de garder tout le monde aligné. Commencez gratuitement.

Voyons quels documents de projet doivent être créés à chaque phase de la gestion de projet.

Documentation de projet par phase

Les projets varient en taille et en complexité et certains nécessitent une documentation plus complète que d’autres. Voici un aperçu de quelques documents de projet qui sont généralement créés tout au long du cycle de vie du projet.

• Démarrage du projet : acte de constitution du projet, résumé de projet, dossier de justification, ordre du jour de la réunion de lancement
• Planification du projet : plan de management du projet, structure de découpage du projet, budget de projet, calendrier de projet, plan de gestion des changements, plan de gestion du périmètre, plan de gestion des risques
• Exécution du projet : rapport d’état du projet, plan d’exécution du projet, modèle de leçons apprises, feuilles de temps, demandes de changement, ordres de modification
• Surveillance et maîtrise du projet : rapport d’état du projet, modèle de leçons apprises, feuilles de temps
• Clôture du projet : modèle de rapport de clôture de projet, liste des réserves

Maintenant que vous avez une idée des documents de projet à produire à chaque phase du cycle de vie, examinons plus en détail certains documents essentiels de gestion de projet.

Les 15 principaux documents à inclure dans votre documentation de projet

Voici une brève description des documents de projet les plus importants, accompagnés d’un modèle de gestion de projet correspondant. N’oubliez pas de consulter notre bibliothèque de modèles gratuits de gestion de projet où vous trouverez des dizaines de modèles pour constituer votre documentation.

1. Plan de projet

Le plan de projet est le document de gestion de projet le plus complet, car il regroupe les documents produits pendant la phase de planification. Par exemple, votre plan de projet doit inclure votre budget et votre calendrier.

2. Charte de projet

La charte de projet est rédigée lors de la phase de démarrage et prépare le terrain pour le plan de projet. Les chefs de projet utilisent la charte de projet pour fournir une vue d’ensemble rapide aux parties prenantes, aux commanditaires et aux clients.

3. Dossier de justification

Tout comme l’acte de constitution du projet, le dossier de justification est élaboré lors de la phase de démarrage afin de convaincre les parties prenantes de la valeur du projet en expliquant les bénéfices potentiels qu’il peut apporter à l’organisation.

4. Calendrier de projet

À un niveau de base, le calendrier de projet définit la chronologie de l’exécution de toutes les tâches. Il peut aussi inclure plus de détails tels que les ressources nécessaires, les responsables, les marges (flottement ou slack) et le chemin critique. Le diagramme de Gantt de ProjectManager est l’outil idéal pour créer un calendrier détaillé.

ProjectManager propose quatre types de dépendances, le suivi de la ligne de base et la disponibilité des ressources en temps réel lors de l’affectation des travaux. Vous pouvez décomposer votre projet en sous-tâches et suivre les coûts de chaque phase pour garantir le respect du plan. Commencez gratuitement avec ProjectManager et créez un meilleur calendrier de projet.

5. Structure de découpage du projet

La structure de découpage du projet est un exemple fondamental de documentation. Elle décompose le périmètre du projet en éléments plus petits et plus faciles à gérer. Au sommet se trouve l’objectif global du projet, progressivement décliné en composants plus détaillés. Cet outil aide à organiser les projets complexes et à assurer leur bonne exécution.

6. Matrice RACI

RACI signifie responsable, approbateur, consulté et informé. Une matrice RACI aide à définir les rôles et responsabilités pour les différentes tâches et livrables d’un projet ou d’un processus. Elle vise à éliminer toute confusion sur « qui fait quoi » et à améliorer la communication. C’est un outil précieux pour les projets de toute taille, en particulier ceux qui impliquent plusieurs parties prenantes et des flux de travail complexes.

7. Registre des risques

Ce document permet d’enregistrer tous les risques potentiels du projet et inclut une brève description de leur impact et de leur probabilité. Un registre des risques est un document essentiel, car il fournit des informations clés pour le plan de gestion des risques qui regroupe l’ensemble des documents, stratégies et lignes directrices en matière de gestion des risques.

8. Énoncé de la portée du projet

L’énoncé de la portée du projet définit les activités qui seront réalisées pour mener à bien le projet. Il est utilisé par les chefs de projet pour informer les parties prenantes de ce qui sera inclus et de ce qui sera exclu, afin que les attentes soient claires dès le départ. Il fait partie du plan de gestion de la portée, un document complet qui décrit les procédures et lignes directrices liées à la portée du projet.

9. Budget de projet

Le budget de projet est un document de gestion de projet essentiel. Pour le créer, vous devez estimer les coûts du projet, y compris la main-d’œuvre, les matériaux, l’équipement et tout ce qui est nécessaire à son exécution.

10. Plan de communication du projet

Un plan de communication définit toutes les règles de communication entre les membres de l’équipe et les parties prenantes du projet. Il précise les canaux de communication, la fréquence des échanges, ainsi que les rôles et responsabilités afin de fluidifier la communication tout au long du cycle de vie du projet.

11. Rapport d’état du projet

Les rapports d’état du projet sont indispensables, car ils permettent de vérifier la santé du projet à tout moment et de partager les données avec les parties prenantes pour les tenir informées. Ils sont concis et incluent uniquement les informations les plus pertinentes.

12. Proposition de projet

Une proposition de projet est un document de gestion de projet qui fournit une vue d’ensemble rapide des principaux aspects du projet. Son objectif principal est de convaincre les parties prenantes potentielles de la valeur du projet lors de la phase de démarrage. Il s’agit d’un document persuasif qui met en avant les bénéfices, objectifs et exigences essentiels.

13. Registre des problèmes

Un registre des problèmes est un exemple de documentation de projet qui aide à gérer les problèmes ou obstacles rencontrés. C’est une liste ou un tableau utilisé pour documenter, suivre et résoudre les problèmes pouvant affecter l’échéancier, le budget, le périmètre ou la qualité. Il permet d’attribuer les responsabilités pour leur résolution et de créer un historique utile pour référence future.

14. Ordre de changement

Un ordre de changement est un document normalisé qui propose, évalue et approuve officiellement les modifications apportées au plan initial du projet. Il permet de gérer de façon contrôlée les ajustements de portée, de budget, d’échéancier ou d’autres aspects du projet, afin de limiter les impacts négatifs des changements non maîtrisés.

15. Charte d’équipe

Une charte d’équipe est un document qui décrit les rôles, responsabilités, livrables et ressources de l’équipe projet. Elle aide les chefs de projet à comprendre la charge de travail et les objectifs de chaque membre pour une meilleure planification des ressources.

Qu’est-ce qui vaut la peine d’être documenté dans un projet

Quelle que soit la structure de votre organisation, la capacité à enregistrer et documenter tous les aspects d’un projet est essentielle pour réussir en tant que chef de projet. De nombreux rapports, graphiques, diagrammes, documents, demandes de changement et mises à jour d’état doivent être maintenus tout au long du cycle de vie, et la documentation permet de relier toutes ces pièces disparates pour mener le projet à son terme avec succès.

Cependant, votre temps est limité, et la patience de la plupart des organisations l’est aussi face aux tâches administratives fastidieuses. Comment maintenir l’efficacité tout en documentant correctement le projet ? Considérez les points suivants pour déterminer ce qui mérite d’être documenté :

• Tout ce qui concerne le client – Imaginez qu’un client remette soudainement en question une décision prise plusieurs mois auparavant. Le client affirme avoir choisi une direction, mais votre entreprise en a suivi une autre pendant l’exécution. Une documentation claire des réunions clients, incluant les notes avec dates, heures et participants, aide à résoudre ce type de malentendu.
• Exigences légales – Pour certains projets, les équipes juridiques doivent examiner la documentation. Dans le cas de projets publics, il peut y avoir des procédures de contrôle et de révision qui analysent un projet après son achèvement. Identifiez les exigences documentaires de votre équipe juridique avant le lancement du projet. Essayer de rattraper le retard dans ce contexte est risqué.
• Le juste niveau de processus – Bien que vous ne vouliez pas passer plus de temps à documenter qu’à exécuter, il est important de définir un cadre autour du plan et des objectifs du projet. Laissez votre structure organisationnelle guider le degré de processus à documenter. Par exemple, tenter d’opérer sans processus sur un projet nécessitant une documentation légale mènera à des problèmes. En cas de doute, la meilleure approche est de documenter.
• Changements du projet – Les rapports de projet réguliers sont essentiels, en particulier lorsque les objectifs évoluent. Idéalement, vous disposerez d’un outil de gestion de projet en ligne en temps réel, afin que les changements de ressources et de tâches soient immédiatement planifiés et que les problèmes soient enregistrés dès leur apparition. Toutefois, les impacts majeurs sur le plan de projet doivent être ajoutés à la documentation de manière contrôlée, avec gestion des versions.

Bonnes pratiques pour la documentation de projet

Quelles sont les meilleures stratégies pour garder votre documentation efficace, efficiente et à jour ? Pour aligner votre documentation sur les bonnes pratiques, vous devriez :

• Prendre le temps – Utilisez votre calendrier ! Beaucoup pensent qu’il ne sert qu’à planifier des réunions. Ce n’est pas le cas. Utilisez-le pour bloquer des plages de 2 à 3 heures afin de rédiger un document essentiel sans interruption. Au lieu de prendre des appels ou de discuter avec un collègue, concentrez-vous sur la rédaction. Avec du temps ciblé, vous progresserez rapidement. De la même façon, programmez des créneaux de 10 à 15 minutes par semaine pour relire et mettre à jour la documentation.
• Avoir le bon niveau de détail – Rédiger une documentation pour des ingénieurs est différent d’un document destiné aux dirigeants. Les ingénieurs ont besoin de détails techniques, tandis que les dirigeants veulent seulement l’essentiel, des points clés et les prochaines étapes. C’est à vous de déterminer le bon niveau de détail pour le bon public.
• Utiliser un stockage intelligent – Votre documentation doit être facile à localiser. Elle est inutile si elle est introuvable. Cela inclut une infrastructure permettant l’accès en ligne, ainsi qu’une structure et une hiérarchie de dossiers claires et intuitives.
• Partager avec les autres – La plupart des gens n’aiment pas créer de la documentation, mais apprécient lorsqu’elle leur est présentée de manière claire. Vous serez agréablement surpris de constater qu’ils la lisent réellement ! Utilisez votre logiciel de gestion de projet en ligne pour stocker vos documents dans un environnement collaboratif et sécurisé.
• Contrôle de version et mise à jour – Garder la documentation à jour est un vrai défi. Il est facile de créer une première version, mais fastidieux de la réviser. La clé réside dans l’infrastructure de gestion documentaire. Le contrôle automatique des versions facilite ce processus et garantit que les utilisateurs consultent toujours la dernière version.

Comment ProjectManager aide à la documentation de projet

ProjectManager est un logiciel de travail et de gestion de projet qui connecte les équipes hybrides et favorise la collaboration. Tous les documents de projet peuvent y être stockés et chaque personne qui a besoin d’y accéder en disposera. Vous pouvez créer des plans de projet et bien plus encore, ce qui fait de ProjectManager le seul logiciel dont vous avez besoin pour garantir la réussite de vos projets.

Créez des plans de projet sur des diagrammes de Gantt interactifs

L’un des documents de projet les plus importants est le plan de projet. Vous pouvez le créer et le partager grâce à notre diagramme de Gantt, qui organise toutes vos tâches, relie les dépendances et trace les jalons pour vous aider à respecter votre calendrier. Il identifie même le chemin critique. Nos diagrammes de Gantt en ligne fournissent des données en temps réel et sont faciles à partager afin que chacun travaille toujours à partir des informations les plus récentes.

Suivez votre projet avec des tableaux de bord en temps réel

Votre documentation de projet ne fait que poser les bases de l’exécution. Pour respecter ces plans, vous devez disposer d’un moyen de suivre l’avancement et la performance en temps réel. Notre tableau de bord en direct collecte, calcule et fournit automatiquement des indicateurs pour le temps, la charge de travail et bien plus encore. Contrairement à d’autres outils, aucune configuration n’est nécessaire : vous voyez ce qui se passe au fur et à mesure du déroulement du projet.

Approfondissez les données avec des rapports en un clic

Lorsqu’une vue d’ensemble ne suffit pas, vous pouvez générer des rapports de projet en un clic. Obtenez plus d’informations sur vos coûts, votre progression et bien plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données que vous souhaitez. Vous pouvez les joindre à des e-mails destinés aux parties prenantes ou les imprimer pour vos présentations.

ProjectManager est un outil flexible qui vous permet de mettre à jour votre documentation au fur et à mesure que le projet évolue. Tout le monde est informé grâce aux notifications par e-mail ou aux alertes intégrées, ce qui évite toute confusion sur les attentes. Utilisez un outil qui gère votre plan de projet, vos ressources, vos coûts et votre équipe, tout en stockant l’ensemble de la documentation nécessaire pour mener votre projet à bien.

Certes, la documentation peut sembler fastidieuse, mais elle est indispensable. Heureusement, il existe des outils pour la rendre plus simple, plus efficace et plus rapide. La suite logicielle en ligne de ProjectManager est un excellent outil collaboratif pour créer et stocker votre documentation, la rendre facilement accessible et la partager avec votre équipe. Commencez gratuitement.

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Los gestores de proyectos utilizan un diagrama de flujo de proyecto para ofrecer una imagen clara del proceso y encontrar formas de mejorar la eficiencia del proyecto. Un diagrama de flujo representa gráficamente el objetivo del proyecto y busca ordenar de manera lógica las actividades que lo componen. Además, puede ayudar a supervisar el progreso e incluso a generar reportes de estado.

Un diagrama de flujo de proyecto es uno de los muchos diagramas y herramientas de gestión de proyectos que necesitas como gestor para mantener el control. Con el software de gestión adecuado, tu trabajo puede ser aún más productivo y eficiente. ProjectManager cuenta con tableros kanban para flujos de trabajo, listas de tareas para una ejecución ágil y diagramas de Gantt en línea para una programación detallada. Establece líneas base, haz seguimiento de costos, define dependencias e incluso filtra la ruta crítica. Comienza hoy gratis.

¿Qué describe un diagrama de flujo de proyecto?

Un diagrama de flujo de gestión de proyectos puede describir lo que necesites. Puedes hacer uno para el proceso de iniciación, que comenzaría con la fase de inicio y continuaría hacia el acta de constitución del proyecto.

A partir de ahí, se abrirían dos caminos: si el acta de constitución no se aprueba, deberás ajustarla o cancelar el proyecto, lo cual lleva de nuevo al inicio o directamente a la cancelación. Si el acta de constitución del proyecto es aprobada, entonces se puede continuar con la fase de planificación.

El plan de proyecto

El proceso de planificación es complejo. Comienza con la planificación, la recopilación de requisitos y el desarrollo del alcance. Esto puede derivar en indicadores a nivel de proyecto o en un cuadro de mando del proyecto, ambos conduciendo al plan de proyecto. Ese plan lleva a definir recursos, presupuestos, cronogramas, etc. Cada uno de esos elementos lleva a otro punto dentro del diagrama de flujo, como el plan de comunicación o el plan de riesgos, que a su vez llevan al plan de control de cambios y al plan de gestión de calidad. Finalmente, se llega a la aprobación, que permite pasar a la ejecución del proyecto, o a la no aprobación, que obliga a volver al inicio.

La ejecución de un plan

La ejecución puede ser todo un diagrama de flujo de proyecto por sí sola, que lleva al desarrollo del equipo del proyecto, la obtención de recursos para el aseguramiento de la calidad y la forma en que se distribuye la comunicación. Una vez más, puedes ajustar, cancelar o continuar, y según lo que elijas, vuelves al inicio, cancelas esa fase o pasas al siguiente procedimiento.

Supervisión y control del proyecto

Naturalmente, existe un diagrama de flujo de proyecto para representar los procesos de seguimiento y control, el cual comienza con la supervisión y el control, y lleva a un plan de control integrado de cambios. Ese plan conduce al control de calidad, que a su vez lleva al reporte de riesgos y problemas, y así sucesivamente.

Cierre del proyecto

Incluso el cierre de un proyecto es un proceso que puede representarse mediante un diagrama de flujo. Comienza con el cierre del proyecto, seguido de las actividades derivadas de ello, como la verificación y aceptación de los entregables y operaciones del proyecto, y luego la transición hacia las lecciones aprendidas. ¡Y entonces estás listo para la firma final!

Todo el proceso del proyecto

Si lo prefieres, todo el proceso del proyecto puede capturarse en un único diagrama de flujo de gestión de proyectos que puede usarse junto con los otros o como una visualización independiente. Este macro-diagrama comenzaría con la creación del proyecto, avanzando hacia la documentación, asignación de tareas, reuniones, agendas, reportes, etc.

Cada uno de estos elementos puede ramificarse en su propio flujo; por ejemplo, la creación del proyecto lleva al seguimiento del estado, mientras que la documentación lleva al presupuesto, cronograma, etc.

¿Por qué es importante un diagrama visual para ver el proceso?

Los diagramas visuales son importantes porque ayudan a comprender sistemas complejos, lo que facilita llevar los proyectos a un final exitoso. Como se mencionó, un diagrama de flujo de proyecto es flexible y puede adaptarse a tus necesidades, sean cuales sean. De hecho, un diagrama de flujo puede ayudarte de manera similar a un diagrama de Gantt, ya que crea una visualización que permite ver el progreso más rápido y claramente que una pila de documentos.

El diagrama de flujo puede ser útil en todo tipo de procesos de proyecto, como la planificación de un nuevo producto, la documentación de ese proceso y la creación del modelo del proceso empresarial del proyecto. También puede ayudarte a gestionar el flujo de trabajo, los datos, el proceso de auditoría y cualquier otro aspecto basado en procesos.

Ejemplo de diagrama de flujo de proyecto

Para entender mejor como funciona un diagrama de flujo de proyecto, analizemos un ejemplo. Para este ejemplo de diagrama de flujo de proyecto, vamos a crear un diagrama para un proyecto de manufactura. Imaginemos que una empresa de producción de electrodomésticos va a hacer una orden para uno de sus clientes.

El proyecto comienza con la fase de inicio, donde se definen los objetivos generales y se recopilan los requisitos del cliente. Una vez que se cuenta con esta información, se evalúa si los requisitos están claros. Si no lo están, se retoma la comunicación con el cliente hasta obtener una definición precisa.

Con requisitos claros, el equipo procede al diseño del producto, generando planos y especificaciones técnicas. Este diseño debe pasar por una revisión para su aprobación. En caso de ser rechazado, el diseño se ajusta según el feedback recibido.

Tras aprobar el diseño, se pasa a la planificación de la producción, donde se elabora un plan de producción detallado. Luego, se realiza la adquisición de materiales necesarios para la fabricación. Si los materiales no están disponibles, se gestiona su compra o se buscan proveedores alternativos.

Una vez asegurados los insumos, se inicia la fase de fabricación y ensamblaje, seguida del control de calidad. Si el producto no cumple con los estándares, se realiza retrabajo o descarte según el caso.

Cuando el producto pasa la inspección, se elabora un informe de control de calidad y se procede al empaque y envío. Finalmente, se genera la documentación de entrega como la guía de remisión o factura. El proyecto concluye tras confirmar la satisfacción del cliente; si hay observaciones, se atienden mediante devoluciones o ajustes, cerrando el ciclo del proyecto.

Tipos de diagramas de flujo de proyecto

Existen diferentes tipos de diagramas de flujo que puedes usar para representar tu proceso. Un diagrama de flujo básico es una representación sencilla de una serie o secuencia de pasos que involucran decisiones. A continuación, se presentan algunas variaciones comunes.

Diagrama de flujo de procesos

Se utiliza para analizar el flujo de actividades al fabricar un producto o prestar un servicio. Muestra la relación entre los componentes principales necesarios para completar el plan de proyecto.

Diagrama de flujo de trabajo

Se usa para ilustrar y gestionar el flujo de trabajo. Puedes enfocarte en la integración de procesos, las tareas del equipo o ambos. El objetivo es crear calidad constante mediante la estandarización del proceso.

Diagrama de flujo tipo swimlane

Divide el flujo en columnas, lo que resulta útil para organizar actividades en categorías visuales separadas que ilustran diferentes responsabilidades o funciones.

Mapa de flujo de valor

Es un diagrama de flujo de tipo lean que se utiliza para analizar y diseñar el flujo de materiales e información a nivel de sistema, principalmente en manufactura y desarrollo de productos.

Diagrama de flujo de datos

Es una excelente herramienta para el análisis estructural. Muestra cómo se procesa la información y puede usarse en la gestión y modelado de datos, entre otros fines.

Elementos comunes en los diagramas de flujo

Existen muchos más tipos de diagramas de flujo, pero todos comparten ciertos elementos, como la visualización del proceso para comprenderlo de un vistazo. Los diagramas de flujo ofrecen la claridad visual necesaria para comunicar múltiples procesos. Pueden incluso sustituir reuniones en muchos casos, ya que clarifican procesos. Además, secuencian eventos para evitar sobrecargar al equipo, lo cual ahorra tiempo y recursos. Esto se traduce en mayor eficiencia, mejor análisis y una resolución de problemas más eficaz.

Buenas prácticas para hacer un diagrama de flujo de proyecto

El propósito de un diagrama de flujo es simplificar el proceso y facilitar la visualización de cómo una cosa lleva a otra dentro de tu proyecto. Para que eso sea lo más claro posible, es importante trabajar previamente: detalla tus actividades y divide el proyecto en fases.

En cuanto al diseño, debes mantener la consistencia. Cada forma, línea e incluso cuadro de texto no debe distraer del diseño general. Mantén las formas del mismo tamaño y un espaciado similar entre ellas. Usa la misma tipografía. El objetivo es destacar el proceso, no el diseño.

Y como la claridad es la meta, trata de que tu diagrama de flujo no ocupe más de una página. Puede que no siempre sea posible, y ciertamente no lo reduzcas si eso afecta la legibilidad. Pero como regla general, es ideal que todo quepa en una sola página.

¿En qué se diferencian los diagramas de flujo de proyecto de una EDT?

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) muestra las tareas de un proyecto, pero no sirve para mostrar procesos como lo hace un diagrama de flujo de proyecto. El software de EDT representa tus tareas como una descomposición jerárquica del alcance del proyecto, indicando lo que debe hacer el equipo para entregar los resultados requeridos.

Un diagrama de flujo de proyecto está mejor preparado para representar el proceso del proyecto. Comunica el flujo del trabajo de forma más efectiva, ayuda a analizar problemas y sirve como fuente de documentación y guía a lo largo del proyecto. Incluso facilita la depuración y el mantenimiento al enfocar los esfuerzos donde más se necesitan.

La EDT tiene su lugar dentro del plan del proyecto, pero está diseñada para una tarea más específica. El diagrama de flujo es más flexible y se enfoca en el proceso general del proyecto, no en tareas individuales.

ProjectManager te ayuda a optimizar el flujo de trabajo

Tu diagrama de flujo de proyecto es simplemente un mapa, una guía de cómo avanzarás a lo largo del proyecto. Para implementarlo de la mejor manera, necesitas ProjectManager. Con nuestras funciones de software de gestión de proyectos, puedes planificar, ejecutar, monitorear y cerrar tu proyecto siguiendo ese diagrama de flujo. Por ejemplo, con nuestro panel en tiempo real puedes seguir el avance del proyecto conforme a tu plan visual.

Gestión de tareas para mantener la productividad

Tu flujo de trabajo también se facilita con la galardonada herramienta de gestión de tareas de ProjectManager, que permite a tu equipo ver qué tareas deben completarse y cuándo, todo desde su lista personal. Las tareas se pueden asignar en varios proyectos y supervisar para asegurar que el trabajo avanza como lo planeaste en tu diagrama de flujo.

Kanban para visualizar las tareas

ProjectManager también cuenta con tableros kanban para visualizar tus tareas como tarjetas en un tablero. Mueve las tareas a medida que el equipo las completa. Es una excelente forma de ver qué tareas no se han comenzado, cuáles están en proceso y cuáles ya están finalizadas. Es una manera clásica de seguir el flujo de trabajo de un proyecto.

Los diagramas de flujo te ayudan a visualizar el proyecto, y el software de gestión de proyectos te proporciona las herramientas para ejecutarlo según ese plan visual. Usa nuestro ejemplo de diagrama de flujo de gestión de proyectos como plantilla para comenzar a implementar flujos de trabajo en tus propios proyectos.

¿Buscas un software de gestión de proyectos para implementar tus diagramas de flujo y mantener los proyectos encaminados? ProjectManager es tu solución. Nuestra herramienta en línea cuenta con funciones para guiar cada fase de tu proyecto hasta su finalización. Prueba gratuita de 30 días.

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• Informe diario del lugar de trabajo

El informe diario de obra lo elabora normalmente el jefe de obra y se genera de forma recurrente durante todo el proyecto. Es fundamental para monitorear el progreso y asegurar que todo esté documentado correctamente.

Con ProjectManager, puedes gestionar todo tu proyecto de construcción desde un solo lugar. Usa el diagrama de Gantt para crear un cronograma, establecer dependencias de tareas y planificar todas las actividades del sitio. Una vez recopilada la información del día, genera reportes en tiempo real y compártelos con los interesados. Comienza gratis.

¿Qué es un informe diario de obra?

Un informe diario de obra es un registro completo de lo ocurrido en una jornada laboral en el sitio de obra. Incluye condiciones climáticas, inventario de materiales, actividades realizadas, problemas encontrados y mucho más. Es una herramienta clave para contratistas generales, gerentes de proyecto y propietarios.

Su función es recopilar información detallada del sitio de construcción para generar un historial preciso del proyecto que facilite el análisis, la toma de decisiones y el cumplimiento del cronograma y presupuesto.

¿Quién participa en la elaboración del informe diario de obra?

Varios roles participan en la recopilación de datos para el informe diario de obra. Estos son los más comunes:

• Supervisor o capataz: Responsable principal de crear el informe. Registra datos sobre la fuerza laboral, equipos utilizados y condiciones generales.
• Gerente de construcción: Revisa y aprueba los informes. Verifica que estén alineados con el plan de construcción.
• Representante del contratista general: Documenta el trabajo realizado por su equipo, los recursos empleados y cualquier contratiempo.
• Supervisores de subcontratistas: Aportan datos específicos sobre sus actividades (electricidad, plomería, etc.).
• Responsable de salud y seguridad: Incluye reportes de incidentes, condiciones del sitio y medidas preventivas.
• Gerente del proyecto: Supervisa o redacta el informe en proyectos pequeños, asegurando que los datos se alineen con el cronograma y el presupuesto.

¿Para qué sirve un informe diario de obra?

El informe diario de obra es clave para comunicar el estado del proyecto a los interesados y facilitar que el trabajo continúe de forma organizada al día siguiente. Permite a los subcontratistas saber en qué punto quedaron sus tareas y si cuentan con el equipo y materiales necesarios para avanzar. Esto es esencial para mantener el cronograma de construcción al día.

Además, el informe diario de obra protege tanto a los trabajadores como a los responsables del sitio. Si ocurre un incidente, queda registrado y documentado, lo cual sirve como respaldo legal y evita que se responsabilice a quien no corresponde.

También proporciona visibilidad sobre lo que está ocurriendo en el sitio y permite ajustar los recursos para mejorar la eficiencia. Dado que los proyectos de construcción son complejos y simultáneos, este informe ayuda a que todos estén al tanto de las actividades para evitar interferencias.

Por último, el informe diario de obra comunica el estado general del proyecto, manteniendo informados a los stakeholders y fomentando la transparencia.

¿Qué debe incluir un informe diario de obra?

El informe diario de obra debe ser detallado y cubrir toda la información relevante del sitio de obra. A continuación, te mostramos los elementos esenciales que no deben faltar:

1. Información general: Incluye los datos básicos del proyecto al inicio del informe.
2. Condiciones climáticas: Registra el clima del día, ya que puede afectar el progreso del trabajo.
3. Personal en sitio: Lista los trabajadores presentes, tanto del contratista general como de subcontratistas.
4. Visitantes: Documenta cualquier visita al sitio por razones de seguridad y cumplimiento normativo.
5. Trabajo realizado: Detalla las tareas ejecutadas y su estado (pendiente, en proceso, finalizado).
6. Trabajo programado para el día siguiente: Prepara al equipo para las tareas del próximo día de trabajo.
7. Parte diario de horas: Muestra cómo se utilizaron las horas laborales para mejorar la gestión del equipo.
8. Equipos utilizados: Registra los equipos usados y el tiempo que estuvieron en operación.
9. Materiales de construcción: Haz un control del inventario de materiales disponibles y utilizados.
10. Entregas: Documenta todas las entregas recibidas y reporta si alguna no se cumplió.
11. Inspecciones de calidad: Incluye cualquier revisión de calidad realizada y sus resultados.
12. Eventos que causaron retrasos: Anota cualquier incidente que haya afectado el cronograma del proyecto.
13. Accidentes, incidentes y riesgos: Registra cualquier evento de seguridad que haya ocurrido.
14. Reuniones realizadas en obra: Lleva un control de las reuniones que tuvieron lugar en el sitio de construcción.
15. Firmas: El responsable del informe debe firmarlo para validarlo oficialmente.

Plantilla de informe diario de obra

Dado que este informe se realiza a diario, es recomendable utilizar una plantilla con todos los campos necesarios ya definidos. Así, simplemente debes llenar los datos correspondientes cada día. ProjectManager ofrece una plantilla gratuita de informe diario de obra que puedes descargar y personalizar según las necesidades de tu proyecto.

Además, puedes explorar más plantillas de gestión de proyectos de construcción en Excel para organizar cada aspecto de tu obra.

Beneficios de hacer un informe diario de obra

Los sitios de construcción son entornos dinámicos donde ocurren muchas actividades a la vez. Un informe diario de obra permite que todos estén informados y facilita la coordinación entre trabajadores y subcontratistas.

1. Facilita la gestión de recursos

El informe diario de construcción ayuda al supervisor de obra a identificar exactamente qué recursos se utilizaron durante el día, lo cual es clave para el control de costos y la gestión del inventario. También permite reasignar recursos para optimizar el rendimiento.

2. Ayuda a detectar riesgos e incidencias

El reporte diario permite identificar riesgos y problemas tan pronto como ocurren, lo cual es vital para evitar retrasos en el cronograma del proyecto y desvíos en el presupuesto. La revisión continua de datos facilita una reacción oportuna.

3. Asegura un seguimiento preciso del progreso

Con tantos elementos en movimiento, es fundamental contar con información precisa. El informe diario de obra permite acceder a los datos más recientes para realizar informes claros y confiables para los interesados en el proyecto.

4. Mejora la comunicación con las partes interesadas

El informe diario también comunica el estado del proyecto y mantiene informados a todos los involucrados en la ejecución de la obra.

5. Apoya los análisis de retrasos

El análisis de demoras en proyectos de construcción requiere evidencia clara sobre causas como clima, cambios de diseño o problemas logísticos. El informe diario de obra proporciona ese historial detallado para entender qué ocurrió y cómo prevenirlo en el futuro.

Cómo ProjectManager te ayuda con tu informe diario de obra

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que permite registrar datos en tiempo real, organizar tareas y generar reportes automáticamente. Si deseas reemplazar el informe diario en papel con una herramienta digital más eficiente, esta plataforma es ideal.

Asigna tareas diarias con diagramas de Gantt, listas y tableros kanban

Usa las herramientas de planificación de ProjectManager como el diagrama de Gantt, las listas de tareas o el tablero kanban para documentar fácilmente las actividades del día. Estos recursos permiten llevar un control visual de los trabajos y detectar cuellos de botella.

Gestiona la carga laboral y asignación de recursos

El control de recursos es esencial en todo proyecto de construcción. ProjectManager ofrece gráficos de carga de trabajo y una vista de equipo para redistribuir tareas según la disponibilidad y garantizar que el cronograma avance correctamente.

Controla los costos laborales con hojas de tiempo online

Los empleados pueden registrar sus horas desde el terreno o la oficina usando las hojas de tiempo integradas. Esto facilita el seguimiento de costos laborales y permite generar informes más precisos de forma automatizada.

Crea informes en segundos

Con la función de reportes automáticos, puedes generar un informe diario de construcción con un solo clic. Desde el estado del proyecto hasta la disponibilidad del equipo, todo está centralizado en un mismo lugar para ahorrar tiempo.

Mantén una visión general en tiempo real

El dashboard en tiempo real de ProjectManager transforma los datos ingresados en gráficos y paneles visuales para que puedas verificar rápidamente si estás cumpliendo con el presupuesto y los plazos.

Consejos y mejores prácticas para elaborar un informe diario de obra

El informe diario de construcción es una herramienta muy útil, pero también presenta algunos desafíos. Lo primero es la consistencia: no sirve de nada completarlo cada dos días. Estos informes se llaman “diarios” por una razón y deben completarse al final de cada jornada laboral.

También es importante mantener buenos registros. De nada sirve dedicar tiempo a completar un informe si no puedes encontrarlo cuando lo necesites. Asegúrate de archivar correctamente cada informe diario de obra. Esto refuerza la necesidad de contar con un software de gestión de proyectos que permita almacenar estos archivos de forma digital y organizada.

Para que tu informe diario de construcción sea lo más útil posible, sigue estos consejos:

1. Sé detallado: Encuentra el equilibrio adecuado. No seas tan general que el informe pierda valor, pero agrega detalles importantes como interrupciones o incidentes.
2. Sé oportuno: Completa el informe al final del día. Si esperas hasta la mañana siguiente, podrías olvidar detalles clave.
3. Sé claro: Aunque debes ser detallado, también debes ser conciso. El informe será leído por muchas personas, así que evita tecnicismos innecesarios.
4. Sé receptivo: Como gerente de obra no puedes ver todo lo que ocurre. Conversa con tu equipo antes de que se retiren para obtener información más completa.
5. Sé transparente: El informe diario de obra es una herramienta de comunicación. Debe informar al equipo del proyecto y ayudar a identificar problemas o avances.
6. Cumple con la normativa: Utiliza el informe para verificar que estás cumpliendo con el contrato, el código de edificación y otras regulaciones.
7. Optimiza el proceso: La mejor forma de ahorrar tiempo y dinero es integrar tus informes diarios en un software de gestión de proyectos de construcción. Esto agiliza la creación de informes y te permite aprovechar los datos en la planificación y ejecución del proyecto.

ProjectManager es una herramienta de gestión de proyectos que organiza tareas, equipos y presupuestos con funciones de informes en tiempo real, para que siempre sepas dónde estás y cuánto estás gastando. Únete a las miles de organizaciones que utilizan ProjectManager para ejecutar proyectos exitosos. Prueba gratuita por 30 días.

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El término documentación del proyecto se refiere a los documentos de gestión de proyectos que se crean a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Estos documentos, como el plan del proyecto, el cronograma del proyecto o el presupuesto del proyecto, definen actividades, procedimientos y directrices que el equipo debe seguir.

La documentación del proyecto tiene varios propósitos, como la planificación, la gestión de costos o la gestión de riesgos. Además, hay ciertos documentos que deben crearse en una fase específica del proyecto, ya que preparan el terreno para el siguiente paso. Por ejemplo, el plan de gestión del proyecto debe crearse antes de que pueda comenzar la fase de ejecución.

El software de gestión de proyectos puede ayudarte a organizar y compartir la información crítica para el éxito del proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos con funciones avanzadas de planificación, seguimiento y generación de informes, que incluye almacenamiento ilimitado y facilita la colaboración con tu equipo y partes interesadas. Todas sus vistas comparten una sola fuente de información para mantener la coherencia. Comienza gratis.

Documentación del proyecto por fase

Los proyectos varían en tamaño y complejidad, y algunos requieren documentación más detallada que otros. Aquí tienes una descripción general de los documentos que normalmente se crean durante el ciclo de vida del proyecto.

Inicio del proyecto

• Acta de constitución del proyecto
• Resumen del proyecto
• Caso de negocio
• Agenda de la reunión de inicio
• Registro de interesados
• Análisis de interesados
• Documento de viabilidad
• Declaración de alcance preliminar
• Registro de requisitos (gathering requirements)

Planificación del proyecto

• Plan de gestión del proyecto
• Estructura de desglose del trabajo (EDT)
• Presupuesto del proyecto
• Cronograma del proyecto
• Plan de gestión del alcance
• Plan de gestión de riesgos
• Plan de gestión de cambios
• Plan de gestión de recursos
• Plan de comunicación del proyecto
• Matriz RACI
• Plan de adquisiciones
• Plan de calidad
• Plan de gestión de interesados
• Plan de gestión del cronograma
• Plan de gestión de costos

Ejecución del proyecto

• Plan de ejecución del proyecto
• Solicitudes de cambio
• Órdenes de cambio
• Hojas de tiempo
• Informe de estado del proyecto
• Registro de problemas
• Registro de decisiones
• Actas de reuniones
• Formulario de solicitud de servicio o trabajo
• Registro de riesgos actualizado
• Registro de entregables
• Reportes de desempeño de recursos
• Comunicaciones del proyecto

Monitoreo y control

• Informe de estado del proyecto
• Registro de cambios
• Registro de riesgos actualizado
• Registro de problemas
• Registro de decisiones
• Reporte de variación
• Hojas de tiempo
• Matriz de trazabilidad de requisitos
• Checklist de calidad
• Auditorías de proyecto
• Informes de cumplimiento
• Tablero de control del proyecto

Cierre del proyecto

• Documento de lecciones aprendidas
• Lista de pendientes
• Informe final del proyecto
• Acta de cierre del proyecto
• Liberación formal de recursos
• Evaluación del desempeño del equipo
• Confirmación de cumplimiento del alcance
• Checklist de cierre
• Documentación entregada al cliente
• Aprobación del cliente o patrocinador
• Archivo de documentación final

Ahora que tienes una idea de qué documentación corresponde a cada fase del ciclo de vida del proyecto, veamos cuáles son los documentos más importantes en la gestión de proyectos.

Los 20 documentos clave que debes incluir en la documentación del proyecto

A continuación se presenta una breve descripción de los documentos más importantes de un proyecto, junto con una plantilla de gestión de proyectos correspondiente para cada uno. No olvides consultar nuestra biblioteca de plantillas gratuitas de gestión de proyectos, donde encontrarás decenas de recursos para construir tu documentación.

1. Plan del proyecto

El plan del proyecto es el documento más completo, ya que recopila todos los documentos generados durante la fase de planificación. Por ejemplo, debe incluir el presupuesto y el cronograma del proyecto.

2. Acta de constitución del proyecto

El acta de constitución del proyecto se redacta durante la fase de inicio y establece las bases para el plan del proyecto. Los gestores de proyectos la usan para proporcionar una visión general rápida a los interesados, patrocinadores y clientes.

3. Caso de negocio

Al igual que el acta de constitución, el caso de negocio es un documento creado durante la fase de inicio para convencer a las partes interesadas del valor del proyecto explicando los beneficios potenciales para la organización.

4. Cronograma del proyecto

El cronograma define el calendario para la ejecución de las tareas. Puede incluir responsables, recursos, holgura y ruta crítica. El diagrama de Gantt de ProjectManager es ideal para ello.

Permite vincular los cuatro tipos de dependencias, establecer líneas base y asignar recursos en tiempo real. Puedes desglosar el proyecto en subtareas y seguir los costos por fase. Comienza gratis y crea un mejor cronograma.

La plantilla de cronograma de ProjectManager es más potente que Excel. Pruébala ahora

5. EDT (Estructura de desglose del trabajo)

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es un documento fundamental que divide el alcance en partes más manejables. Desde el objetivo principal hasta tareas específicas, permite organizar proyectos complejos y mantener el control.

6. Matriz RACI

RACI significa responsable (Responsible), autoridad (Accountable), consultado (Consulted) e informado (Informed). Una matriz RACI ayuda a definir los roles y responsabilidades para diferentes tareas y entregables dentro de un proyecto o proceso. Su objetivo es eliminar confusiones sobre quién hace qué y mejorar la comunicación. Es una herramienta útil para proyectos de cualquier tamaño, especialmente aquellos con múltiples partes interesadas y flujos de trabajo complejos.

7. Registro de riesgos

Este documento permite registrar todos los riesgos potenciales del proyecto e incluye una breve descripción de su impacto y probabilidad. Un registro de riesgos es esencial para la gestión de riesgos, ya que sirve de base para el plan de gestión de riesgos, que reúne todas las estrategias, procedimientos y documentos relacionados.

8. Declaración del alcance

La declaración del alcance define las actividades que se ejecutarán para completar un proyecto. Los gestores de proyectos la utilizan para comunicar a los interesados lo que se incluirá y lo que no, estableciendo expectativas claras desde el principio. Es parte del plan de gestión del alcance, que incluye directrices y procedimientos sobre cómo se gestiona el alcance del proyecto.

9. Presupuesto del proyecto

El presupuesto del proyecto es uno de los documentos más críticos. Para crearlo, es necesario estimar los costos del proyecto, que pueden incluir mano de obra, materiales, equipos y cualquier otro recurso necesario para su ejecución.

10. Plan de comunicación del proyecto

Un plan de comunicación establece todas las directrices para la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto. Define los canales de comunicación que se utilizarán, la frecuencia de las comunicaciones, así como los roles y responsabilidades, entre otros aspectos que facilitan la comunicación durante todo el ciclo de vida del proyecto.

11. Informe de estado del proyecto

Los informes de estado del proyecto son herramientas imprescindibles porque permiten evaluar la salud del proyecto en cualquier momento y compartir información con las partes interesadas para mantenerlas informadas. Son breves e incluyen solo la información más relevante.

12. Plantilla de cierre del proyecto

Siempre es necesario generar documentación al final de la fase de cierre del proyecto. Los gestores de proyectos deben cerrar contratos, elaborar un documento de lecciones aprendidas y obtener la aprobación formal de las partes interesadas, entre otras tareas importantes. Todo esto debe documentarse para evitar que algo se pase por alto.

13. Propuesta de proyecto

Una propuesta de proyecto es un documento que ofrece una visión general de las áreas clave de un proyecto. Su objetivo principal es convencer a las partes interesadas del valor del proyecto durante la fase de inicio. Debe ser un documento persuasivo que destaque los beneficios, objetivos y requisitos principales.

14. Registro de incidentes

Un registro de incidentes permite gestionar los problemas o imprevistos que surgen durante un proyecto. Es una lista o una hoja de cálculo donde se documentan, supervisan y resuelven las incidencias que pueden afectar el cronograma, el presupuesto, el alcance o la calidad del proyecto. También ayuda a establecer responsabilidades y crear un historial útil para futuros proyectos.

15. Formulario de solicitud de cambio

Un formulario de solicitud de cambio es un documento estandarizado que propone, evalúa y aprueba formalmente modificaciones al plan original del proyecto. Ayuda a gestionar cambios en el alcance, presupuesto, cronograma u otros aspectos del proyecto de manera controlada. Este formulario permite mitigar el impacto negativo de cambios no controlados y mantiene el proyecto alineado con sus objetivos generales.

¿Qué vale la pena documentar en un proyecto?

No importa la estructura de tu organización, la capacidad de registrar y documentar todos los aspectos de un proyecto es vital para ser un director de proyectos exitoso. Informes, gráficas, diagramas, documentos, solicitudes de cambio y actualizaciones de estado deben mantenerse a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La documentación sirve como hilo conductor para integrar todas las piezas del proyecto y llevarlo a una conclusión exitosa.

Sin embargo, tu tiempo es limitado, al igual que la paciencia de muchas organizaciones ante trámites burocráticos. ¿Cómo mantener la eficiencia y documentar eficazmente el proyecto? Considera lo siguiente para determinar qué vale la pena documentar:

• Todo lo relacionado con el cliente: imagina que un cliente cuestiona una decisión tomada hace meses. Afirma que eligió un camino, pero tu empresa tomó otro durante la implementación. Documentar claramente las reuniones con el cliente (con notas, fechas, horarios y asistentes) ayuda a resolver estos malentendidos.
• Obligaciones legales: en ciertos proyectos, los equipos legales deben revisar documentación durante la ejecución del proyecto. En proyectos públicos, podría haber procesos de supervisión que revisen el proyecto al finalizar. Conoce desde el inicio qué documentación necesita el equipo legal. Intentar ponerse al día después es arriesgado.
• La cantidad adecuada de procesos: no quieres perderte en documentación al punto de descuidar la ejecución, pero necesitas cierta definición en torno al plan y los objetivos del proyecto. Deja que la estructura organizacional guíe cuántos procesos documentar. Por ejemplo, intentar operar sin procesos en un proyecto que requiere respaldo legal solo traerá problemas. Ante la duda, documenta.
• Cambios en el proyecto: es esencial documentar informes de seguimiento, especialmente cuando cambian los objetivos. Idealmente, usa un software de gestión de proyectos en línea para programar cambios en tiempo real y registrar incidencias conforme ocurren. Los cambios significativos en el plan deben agregarse a la documentación bajo control de versiones.

Buenas prácticas para la documentación del proyecto

¿Cuáles son las mejores estrategias para mantener tu documentación efectiva, eficiente y actualizada? Para alinear tu documentación con las mejores prácticas, deberías:

• Bloquear tiempo en tu agenda: usa tu calendario. No es solo para programar reuniones. Bloquea espacios de 2 a 3 horas para crear documentos esenciales sin interrupciones. Con concentración, lograrás avances significativos. También bloquea 10 a 15 minutos semanales para revisar y actualizar documentación.
• El nivel adecuado de detalle: la documentación para ingenieros requiere más detalle que la que se presenta a ejecutivos. Ellos quieren solo puntos clave, conclusiones y próximos pasos. Depende de ti definir el nivel adecuado según la audiencia.
• Almacenamiento inteligente: la documentación debe ser fácil de encontrar. Si está escondida o mal organizada, no servirá. Asegúrate de contar con una infraestructura que permita el acceso en línea y una estructura de carpetas clara e intuitiva.
• Compartir con otros: a muchos les molesta elaborar documentación, pero la aprecian cuando está bien presentada. Te sorprenderá saber que la gente sí la lee. Usa un software de gestión de proyectos para guardar documentos en línea en un entorno colaborativo y seguro.
• Control de versiones y actualización: mantener la documentación al día es difícil. Crear la versión inicial es fácil, pero actualizarla requiere disciplina. Una buena infraestructura de almacenamiento con control de versiones automático facilita el proceso y garantiza que los usuarios tengan siempre la versión más reciente.

Cómo ProjectManager ayuda con la documentación del proyecto

ProjectManager es un software de trabajo y gestión de proyectos que conecta equipos híbridos y fomenta la colaboración. Todos los documentos del proyecto pueden almacenarse en la herramienta, y quienes los necesiten tendrán acceso. Puedes crear planes de proyecto y mucho más, haciendo de ProjectManager el único software que necesitas para lograr el éxito.

Crea planes de proyecto con diagramas de Gantt interactivos

Uno de los documentos más importantes de un proyecto es el plan de proyecto. Puedes crearlo y compartirlo con nuestro diagrama de Gantt, que organiza todas tus tareas, enlaza dependencias y traza hitos para ayudarte a mantenerte dentro del cronograma. Incluso filtra la ruta crítica. Nuestros diagramas de Gantt en línea ofrecen datos en tiempo real y son fáciles de compartir para que todos trabajen con la información más actualizada.

Supervisa tu proyecto con paneles en tiempo real

La documentación del proyecto solo prepara el terreno para la ejecución. Para cumplir con los planes, necesitas una forma de supervisar el progreso y el rendimiento en tiempo real. Nuestro panel en vivo recopila, calcula y muestra métricas en tiempo real sobre tiempo, carga de trabajo y más. A diferencia de otras herramientas, no requiere configuración. Ves lo que está ocurriendo mientras el proyecto se desarrolla.

Analiza los datos con reportes en un clic

Cuando una vista general no es suficiente, puedes generar informes con solo presionar una tecla. Obtén información sobre tus costos, progreso y más. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que deseas ver. Puedes adjuntarlos a correos electrónicos para los interesados o imprimirlos para presentaciones.

ProjectManager es una herramienta flexible que te permite actualizar la documentación del proyecto conforme cambian las circunstancias. Todos reciben notificaciones por correo electrónico o alertas en la aplicación, por lo que nunca hay confusión sobre lo que se espera. Usa una herramienta que gestione tu plan de proyecto, recursos, costos y equipo mientras almacena toda la documentación necesaria para lograr el éxito.

Claro, la documentación puede ser la pesadilla de tu proyecto, pero es necesaria. Hay herramientas que pueden ayudarte a hacerla más fácil, mejor y rápida. El software en línea de ProjectManager es una excelente herramienta colaborativa para crear y almacenar tu documentación del proyecto, facilitando el acceso y el intercambio de documentos con tu equipo. Comienza gratis.

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On peut facilement affirmer que le triple contrainte est peut-être le concept le plus important de toute l’histoire de la gestion de projet. Combiné à un logiciel de gestion de projet efficace, il vous permet de mener vos projets vers le succès.

Qu’est-ce que le triple contrainte en gestion de projet ?

Alors, qu’est-ce que le triple contrainte ? C’est simple : c’est un modèle qui représente les contraintes inhérentes à la gestion d’un projet. Ces contraintes sont au nombre de trois :

1. Coût : Les contraintes financières d’un projet, également appelées budget du projet
2. Périmètre : Les tâches requises pour atteindre les objectifs du projet
3. Temps : Le calendrier prévu pour achever le projet

En résumé, le triple contrainte indique que la réussite d’un projet dépend de son coût, de son délai et de son périmètre. En tant que chef de projet, vous pouvez garder le contrôle de ces trois contraintes en les équilibrant par le biais de compromis. Nous expliquerons comment fonctionnent ces compromis dans la section suivante.

Il est également important de noter que le triple contrainte ne s’applique pas seulement aux projets, mais aussi aux programmes et même aux portefeuilles de projets.

C’est pourquoi les chefs de projet ont souvent besoin du soutien d’un bureau de gestion de projet (BGP) afin de garantir que les coûts, délais et périmètres de leur projet ne soient pas en conflit avec ceux d’autres projets ou programmes au sein du portefeuille de projets de leur organisation.

Bien qu’il soit vrai que le triple contrainte soit un élément essentiel de tout plan de projet réussi, il ne détermine pas à lui seul la réussite. Un projet est composé de nombreux éléments, bien plus que les trois qui constituent le triple contrainte. C’est pourquoi certains experts en gestion de projet ont ajouté trois contraintes supplémentaires au modèle, afin de mieux refléter les domaines les plus critiques d’un projet. Les voici :

• Qualité : Il existe des normes de qualité pour chaque projet, que le livrable final soit un produit tangible ou intangible. Les chefs de projet doivent disposer d’un plan de gestion de la qualité pour maîtriser cet aspect.
• Risque : Le risque est inhérent à tout projet. C’est pourquoi les chefs de projet doivent créer un plan de gestion des risques pour expliquer comment ces risques seront traités.
• Bénéfice : Il existe différents types de bénéfices issus d’un projet. Les chefs de projet doivent veiller à ce que les parties prenantes obtiennent le meilleur retour financier possible.

Comment fonctionne le triple contrainte ?

Comme mentionné précédemment, les chefs de projet peuvent ajuster le coût, le temps et le périmètre d’un projet par le biais de compromis afin de respecter les délais et le budget. Voyons comment ces compromis fonctionnent avec quelques exemples.

• Temps et périmètre : Vous pouvez réduire le périmètre de votre projet pour réduire également sa durée si vous êtes en retard. À l’inverse, vous pouvez allonger la durée du projet si les parties prenantes ajoutent de nouvelles activités.
• Coût et périmètre : En réduisant le périmètre du projet, vous aurez moins de tâches à exécuter, ce qui signifie des coûts plus faibles. À l’inverse, un périmètre plus large implique des coûts plus élevés.
• Coût et temps : Dans certains projets, le temps et le coût peuvent être directement liés. Par exemple, les coûts de location d’équipements ou de main-d’œuvre sont directement proportionnels à la durée pendant laquelle vous en avez besoin.

Tous ces scénarios appliquent le triple contrainte pour gérer le projet, mais il existe bien d’autres compromis possibles dans un projet, qui impliquent également la qualité, le risque et les bénéfices. Les chefs de projet ne prennent généralement pas ces décisions seuls, mais s’appuient sur leur équipe du bureau de gestion de projet (BGP).

En utilisant un tableau de bord de gestion de projet, un chef de projet peut garder une vue d’ensemble sur l’avancement du projet. Des indicateurs comme le calendrier, le coût et le périmètre du projet sont faciles à suivre. Grâce à ces informations, le chef de projet peut identifier les problèmes potentiels et ajuster le triple contrainte pour éviter qu’ils ne deviennent de véritables obstacles.

Diagramme du triple contrainte : le triangle de fer

Le diagramme ci-dessous illustre les trois contraintes interconnectées que sont le périmètre, le temps et le coût. Le périmètre représente les livrables, les fonctionnalités et les caractéristiques du projet. Le temps représente le calendrier et les échéances du projet, et le coût correspond au budget et aux ressources.

Une modification d’une contrainte a un impact sur la qualité du projet. Imaginez que l’espace à l’intérieur du triangle représente la qualité du projet. Si la forme du triangle change, la qualité du projet change également.

Comment gérer le triple contrainte

Le triple contrainte peut sembler simple, mais ce n’est qu’en apparence. Chacun des trois points de ce triangle peut être exploré en profondeur pour en révéler toute la complexité.

Coût

L’engagement financier d’un projet dépend de plusieurs variables. Il y a les ressources impliquées, des matériaux aux personnes, qui représentent toutes un coût.

Il y a également des coûts fixes et variables inhérents à tout projet, comme les équipements ou la main-d’œuvre, qui doivent être pris en compte. Cela prend toute son importance dans le cas de travailleurs contractuels ou d’une externalisation.

Voici ce que font les chefs de projet pour maîtriser les coûts :

• Estimer les coûts de toutes les tâches incluses dans le périmètre du projet
• Créer un budget de projet basé sur les coûts estimés
• Utiliser le budget comme référence pour contrôler les dépenses pendant l’exécution du projet
• Surveiller et maîtriser tous les coûts afin de respecter le budget du projet
• Ajuster le budget du projet si nécessaire

Téléchargez le modèle de budget de projet gratuit de ProjectManager pour Excel pour simplifier le processus.

Périmètre

Comme mentionné, le périmètre du projet fait référence à l’ensemble des travaux nécessaires à la réalisation du projet. Gérer ce travail est essentiel pour garantir le succès du projet. Lorsqu’on gère le périmètre, il est crucial de prioriser les tâches, ce qui permet de planifier et d’allouer les ressources de manière efficace.

Pour gérer le périmètre, les chefs de projet :

• Utilisent un plan de gestion du périmètre pour définir clairement les activités qui seront réalisées dans le cadre du projet
• Partagent le plan de gestion du périmètre avec toutes les parties prenantes afin d’aligner tout le monde
• Utilisent des ordres de changement pour éviter l’élargissement incontrôlé du périmètre et suivre toutes les modifications apportées
• Gèrent les attentes des parties prenantes pour préserver le périmètre initial
• Utilisent des outils et techniques de gestion des tâches pour suivre toutes les activités du projet incluses dans le périmètre

Ces actions de gestion du périmètre menées par les chefs de projet sont toutes essentielles, car le temps requis pour chaque tâche a un impact direct sur le coût et la qualité du livrable final. Cela peut avoir une forte incidence sur le calendrier et le budget, notamment dans les projets de grande envergure.

Temps

À la base, le calendrier du projet correspond à la durée estimée pour achever le projet ou produire le livrable final. En général, cette estimation commence par l’évaluation du temps que prendra chaque tâche du projet.

Une structure de découpage du travail (SDT) est utilisée pour identifier toutes les activités du projet. Ensuite, les chefs de projet peuvent recourir à différentes techniques de planification telles que la méthode du chemin critique ou les diagrammes PERT pour déterminer la durée totale du projet.

Voici ce que font les chefs de projet pour gérer le temps :

• Utilisent un diagramme de Gantt pour visualiser le calendrier du projet, définir les séquences de tâches et suivre la durée de chacune
• Créent des politiques, procédures et documents pour planifier, exécuter et surveiller le calendrier
• Allouent efficacement les ressources à l’aide d’un calendrier des ressources afin d’éviter les goulets d’étranglement
• Comparent la ligne de base du calendrier aux progrès réels pour vérifier si le projet est sur la bonne voie

Exemples du triple contrainte en pratique

Explorons quelques exemples du triple contrainte afin de mieux comprendre comment cela se manifeste dans un contexte réel.

• Exemple du triple contrainte dans un projet de construction : Imaginons qu’un petit magasin de détail soit en construction, d’environ 185 mètres carrés. Le délai est de 6 mois avec un budget de 300 000 $. Si une demande de dernière minute du client ajoute 50 mètres carrés supplémentaires, cela augmente le périmètre. En retour, soit le délai doit être prolongé, soit le budget doit être augmenté pour répondre aux critères de réussite du projet.
• Exemple du triple contrainte dans un projet informatique : Si une équipe commerciale a besoin d’un nouveau système de gestion de la relation client (CRM), elle peut disposer d’un délai de 9 mois et d’un budget de 250 000 $. En termes de périmètre, le CRM doit inclure la gestion des leads, les rapports de vente et le suivi des contacts. Si l’équipe commerciale souhaite que le système soit prêt en 6 mois, il faudra soit réduire le périmètre, soit augmenter le budget.
• Exemple du triple contrainte dans un projet industriel : Imaginons qu’une entreprise fabrique 5 000 unités d’un nouvel appareil domotique. Il doit inclure une application mobile et la commande vocale, le coût de production par unité ne doit pas dépasser 50 $, et toutes les unités doivent être produites en 3 mois. Si une modification du budget impose un coût de production maximum de 40 $ par unité, la production devra soit ralentir (ce qui allonge les délais), soit le périmètre sera réduit.

Maintenant que nous avons vu ce que font la plupart des chefs de projet pour maîtriser le triple contrainte, découvrons les outils de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour vous aider dans ce processus.

Maîtriser le triple contrainte avec ProjectManager

Comme mentionné en début d’article, utiliser le triple contrainte avec un logiciel de gestion de projet est la meilleure façon de garder le contrôle de votre projet et de le mener à bien. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud, avec des données en temps réel, qui donne aux chefs de projet le pouvoir de gérer chaque aspect du triple contrainte : les coûts, le temps et le périmètre.

Coûts

ProjectManager vous aide à suivre les coûts du projet pour éviter les dépassements budgétaires. Vous pouvez créer des budgets, ajouter des dépenses et saisir des taux horaires pour toutes vos ressources. Le tableau de bord en temps réel suit les coûts et cinq autres indicateurs clés du projet, et les affiche instantanément dans des graphiques clairs et faciles à lire. C’est un moyen simple de garder un œil sur vos coûts et de vérifier que vous respectez votre budget. Ainsi, vous pouvez détecter les problèmes budgétaires avant qu’ils ne deviennent critiques.

Temps

Votre calendrier peut rapidement vous échapper, mais pas avec ProjectManager. Dès qu’une tâche est mise à jour, cela se reflète instantanément dans tout le logiciel. Cela signifie que vos rapports et votre tableau de bord sont toujours à jour. Vous pouvez même suivre l’avancement des tâches individuelles dans le diagramme de Gantt en ligne, où la barre de durée indique la progression de chaque tâche.

Les feuilles de temps du projet sont synchronisées avec les tâches de l’équipe, ce qui permet aux membres de simplement sélectionner leur tâche et d’entrer leur temps. Celui-ci est alors automatiquement transféré dans la feuille de temps, qui peut être visualisée et approuvée en quelques clics.

Périmètre

Le périmètre évoluera tout au long du projet, et ProjectManager propose les outils nécessaires pour s’adapter à ces changements. Il existe plusieurs vues de projet, ce qui vous permet de passer du diagramme de Gantt à la vue kanban pour obtenir une meilleure visibilité sur votre flux de travail. Les cartes kanban, qui représentent les tâches, sont organisées par priorité, laquelle peut être ajustée en fonction de la pertinence des tâches.

L’avantage des tableaux kanban est qu’ils sont conçus pour affecter les tâches aux membres de l’équipe uniquement lorsque les ressources et la capacité sont disponibles pour les exécuter. Ainsi, lorsque le périmètre du projet évolue, le tableau kanban peut facilement s’adapter.

Si vous remarquez que certaines équipes sont surchargées ou sous-utilisées, vous pouvez rééquilibrer les charges de travail sur la page de gestion des ressources. Cette page affiche des graphiques codés par couleur permettant de voir en un coup d’œil qui est surchargé et qui est disponible. Vous pouvez réaffecter les tâches rapidement et facilement afin de rester dans le périmètre du projet.

Le triple contrainte vous aidera à gérer votre projet. Planifier le calendrier, le périmètre et le coût de votre projet vous permettra d’atteindre vos objectifs. ProjectManager, un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud, vous fournit les outils pour appliquer efficacement ce modèle. Découvrez comment nos tableaux de bord en temps réel et nos diagrammes de Gantt interactifs peuvent vous aider en profitant de cet essai gratuit de 30 jours.

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What Is an Issue Log?

An issue log is a simple list or spreadsheet that helps managers track the issues that arise in a project and prioritize a response to them. We have created an Excel Issue Log template you can download for free. It’s an easy way for you to manage those issues that always disrupt a project and resolve them before they develop into a problem that takes the project plan off track and grounds it in failure.  

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Why Is an Issue Log Important?

An issue log is a critical project management tool that provides a structured and systematic way to identify, track, manage and resolve problems that appear throughout a project. It offers a central repository for all identified problems, questions or concerns that could impact the project. Everyone on the team and relevant stakeholders can see this information, helping to improve visibility.

It also helps with proactive problem-solving. A formal issue-logging process can help identify and document potential problems before they escalate into major crises. As each issue is usually assigned to a person or team member, it’s clear who is accountable for taking action.

Issue logs also help establish a structured management process. It offers a consistent and standardized process for managing issues and ensuring all problems are handled in an organized manner. The team can then focus on addressing the most critical issues first.

An issue log template is great, but it’s not integrated with the rest of your project. ProjectManager has multiple project views that let teams use the tools they prefer to log issues. For example, teams can see their issue log of a task list and work their way through it. Managers can add priorities and even customize workflow and set up automated task approvals to make sure only they’re authorized to change the status to done. Get started with ProjectManager for free today!

Who Creates and Manages the Issue Log?

The project manager is usually responsible for creating and managing the issue log. They will set up the initial log, often on a spreadsheet, database or project management software. Then, they will define the fields to be tracked, such as the issue name, date reported, priority, status, assignee, etc.

This means the project manager is also responsible for logging issues, either documenting issues themselves or guiding team members on how to do so. They will track and monitor the log regularly to understand the current status of all issues.

Other roles, such as team members or senior leadership, may also be involved. This is especially the case when an issue escalates or requires strategic decision-making. Senior leadership, for example, can review escalated issues and choose to allocate additional resources as needed.

What Are the Components of an Issue Log?

An issue log is, at its most basic, a list where issues are collected as either ongoing or closed. This way you can track the issue from the time it’s identified until you have resolved it.

But an issue log can be more dynamic. They can order and organize issues by type and severity, which can help you prioritize and manage them—a key part of issue management. Therefore, you want to have column titles such as the following.

• Issue Number: If you want to track the issue, you should have an easy way to differentiate it from the others, because there’ll always be more than one.
• Status: It’s important to note whether the issue is open, in progress, blocked or done. This is where you’ll keep track of resolving it.
• Issue Description: Write down what the issue is, in detail. It might sound obvious, but you don’t want to have the same issue tracked repeated in your log, and you want the person who will resolve the issue able to clearly understand what has happened, so they don’t have to chase people up and delay the response.
• Category: You might want to categorize issues by department or vendor, or define the type of issue it is. These might vary depending on the project or team.
• Priority: You might not have time or resources to address every issue, so it’s crucial that you prioritize them. Are they low, medium or high priority? Now you can filter the log and work on those issues that are most important to the project.
• Assigned to: This is also of paramount importance. If the issue doesn’t have an owner, it’s likely never to get resolved. This is where you note the team member who is assigned to follow that issue to its resolution.
• Raised by: This is different from the assigned to owner, who will shepherd the issue through the project and work on resolving it. This person is the one who first identified it, and they should be noted here, as they might prove a resource later in terms of answering questions that work towards its resolution.
• Open Date: You want to have a time frame, and to do so you must have a beginning, which is the day the issue was identified.
• Closed Date: Now you have a firm timeline from start to finish, which can help when and if you go back to look at historic data when dealing with a similar issue in a later project.
• Comments: You always want space to jot down important information like how the issue was resolved, whether it was connected to another task, and the likelihood of recurrence, etc.

Issue Log Template

Our free issue log template helps you log issues as team members find them while working on the project. But more than just a list of issues, you can use this free issue tracking template for Excel to monitor progress as your team works to resolve the issue. Add the date opened and closed, priority, impact and more.

Issue Log Best Practices

When using an issue log there are a number of things you need to understand in order to get the most out of it. One is that you want to make sure you touch on all the components of an issue log. It might seem like a waste of time—you just want to get the issue fixed—but outlining what type of issue, describing it and so forth is all key to capturing and resolving the issue.

It’s also important to have a plan with milestones. Meet with the team member who owns the issue and together come up with a way to quickly eradicate the issue. By adding milestones to the plan, you have a simple and effective way to track their progress. If they’re not meeting those milestones then you might have to review the plan or add resources to keep it on track.

Related Issue Tracking Templates

If you’re not using project management software you can still log issues with our free templates. We have many project management templates for Excel and Word that help you manage every aspect of your project. Here are some that can help you create an issue log, track progress and report back to stakeholders to keep them updated.

Risk Register Template

This free risk register template helps you list down potential project risks before they turn into issues. By doing this you can be prepared to mitigate issues faster, which could help you reduce the impact that issues might cause in your project budget or schedule.

Project Dashboard Template

Our free project dashboard template for Excel furthers your ability to monitor and track the work being done by your team to get those issues resolved. While not able to monitor in real time as in project management software, you can still set up metrics to track your tasks, workload, task lengths and costs in colorful graphs.

Project Status Report Template

Another free template is ideal for stakeholder presentations as you update them on issues in the project. Our free project status report template for Excel is a snapshot of the project that is great for communicating where you’re at and where you’re going. You have places to put milestones you’ve met, list key risks and issues.

Using ProjectManager for Issue Management

Now that you know the basic framework for creating an issue log, how do you manage project issues? An issue log is a great tool to have in your project management toolbox. It can help you manage both your team and stakeholders.

That’s because an issue log delivers more than just a resolution of the issue, but creates trust and satisfies your stakeholders that you’re handling the project promptly and properly. Stakeholders and your team will feel they’re being heard and these issues won’t impact the project.

You’ve already created the issue log, which is great. It should, at best, be a collaborative document, or even better, integrated with ProjectManager, an online project management tool. If you can share it online, so everyone has access to it. You’ve streamlined the process and made sure that no issue gets lost.

Kanban Boards as Issue Logs

The next step is logging in an issue once it’s been identified. You can do this online, where the person who first notes the issue has the responsibility to put it in the log. ProjectManager has online kanban boards that can track the issue.

When it’s first identified, there can be a column that collects the issue. Then that card, which is the issue, can be assigned to a point person who is responsible. Now the team knows to go to them and they know it’s their responsibility to log the issues as they arise.

Follow the protocol of the issue log we outlined above. After assigning someone to take on that issue as their own, they are responsible for working on a resolution and tracking the progress of that action through the course of solving the issue.

This project tracking features are why ProjectManager is so much more than an issue log. Not only can it assign an owner, who can collect documents directly to that task, as well as comment and @ team members for collaboration, but it also offers transparency to monitor the issue log. The final responsibility for the resolution of these issues doesn’t sit on the shoulders of those who are assigned to own it but on your own.

Monitoring Issues

Part of the monitoring process is assessing the impact of the issue and the actions in place to resolve it. Maybe you need to put all your resources on this one issue, but maybe that level of attention and effort is counterproductive. So, you must know what issues need to be escalated and which don’t.

Along those lines, you want to ensure your actions are right for the issue at hand. Maybe this issue can wait. Maybe it needs immediate attention. That, of course, can change, which is why monitoring and continual assessment are important. You can see how the ProjectManager dashboard lets you monitor your tasks in one simple view, so you can ensure that your issues are being addressed.

While a team member might have ownership of the issue, once a course of action is developed to address it and, hopefully, resolve the issue, it’s now up to you to make final approval before implementing. Then you must make sure the plan is in fact effective and resolving the issue. If it’s not, then it’s back to the drawing board. Last but not least, the best part is when the issue has been resolved. Now you can strike the issue from your issue log. It feels good, doesn’t it?

ProjectManager is online project management software that can help you better manage the issues in your project. You’re online and connected to your team, getting real-time data, which keeps you more on top of the issue and better equipped to resolve it. Try it out for yourself and see what it can do for you and your teams, with this free 30-day trial.

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Of course, there are many indicators of project success, but what do you need to be measuring while the project is in motion?

At various points during the project, you want to evaluate five points: schedule, quality, cost, stakeholder satisfaction and performance against the business case. You should be doing this informally anyway. A formal project evaluation is of use during the end of a phase or stage as it can give you a clear indication of how the project is performing against the original estimates. This information can then be used to grant (or withhold) approval from moving on with the next chunk of work.

Let’s look at the seven items you should be evaluating.

1. Schedule Baseline

Project management success is often determined by whether or not you kept to the original project schedule. Experienced project managers know how hard that is, but it’s a little bit easier if you continually evaluate your progress as you go. You’ll update your project schedule regularly – I recommend at least weekly. The schedule evaluation is something you can do more formally at the end of the stage or phase, or as part of a monthly report to your senior stakeholder group or Project Board. It’s easy to update your project schedule if you build it on an online Gantt chart, where tasks and deadlines are made into visual timelines.

Look at your major milestones and check if they still fall on the same dates as you originally agreed. Work out the slippage, if any, and how much of an impact this will have on your overall project timescales.

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2. Quality Assurance

The end of a project phase is a good time for a quality review. You can check both the quality of your project management practices – are you following the change management process every time and so on – and also the deliverables.

A quality review can evaluate whether what you are doing meets the standards set out in your quality plans. Best find out now before the project goes too far, as it might be too late to do anything about it then.

It helps to have project management software to make sure you’re checking off everything you need to when reviewing quality. ProjectManager has a sheet view that leaves others in the dust. More than just a to-do list, our tool can assign tasks, attach files and even show you the percentage complete for each item on your quality review. Our cloud-based tool connects everyone on your team in real time, which facilitates the quality review process. Have a quality tool to review the quality of your project. Take a free trial of ProjectManager today.

3. Project Budget

Many executives would rate cost management as one of their highest priorities on a project, so evaluating how the project is performing financially is crucial. Compare your current actual spend to your project budget at this point. If there are variances, look to explain them. You can use a project dashboard to check your actual spend in real time.

You’ll also want to look forward and re-forecast the budget to the end of the project. Compare that to your original estimate, too and make sure it is close enough for your management team to feel that the work is on track. If your forecasts go up too much, it is a sign that your spending will be out of control by the end of the project – again, something it is better to know about now.

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4. Stakeholder Satisfaction

Your wider team – your stakeholders – are essential in getting much of the work done, so it’s worth checking in with them. Find out how they are feeling about the project right now and what you could be doing differently.

This is a difficult measure to document statistically, although there’s nothing to stop you from asking them for a rating out of 10. Even if you are evaluating their satisfaction subjectively, it is still a useful exercise. If you notice that stakeholders are not fully supportive, you can put plans in place to engage them thoroughly to try to influence their behavior.

5. Performance to Business Case

Finally, you’ll want to go back to the business case and see what you originally agreed upon. How is your project shaping up? Check that the benefits are still realistic and that the business problem this project was designed to solve does still exist. It happens – project teams work on initiatives that sound great, but by the time they are finished the business environment has moved on and the project is redundant. No one bothered to check the business case during the project’s life cycle and so no one realized that the work was no longer needed.

Don’t work on something that nobody wants! Check the business case regularly and evaluate it in light of the current business objectives.

You can add other items to this list. In fact, it should reflect what is important to you and your team – you should be evaluating things that matter, so feel free to add extra elements or ditch some of the ones that you are less worried about.

6. Return on Investment (ROI)

This is a powerful tool to measure project success as it quantifies the financial benefits generated compared to the project’s costs. First, let’s define how to calculate the ROI percentage.

ROI = (Net profit / total investment) x 100

The higher the ROI, the more successful the project. Before the project begins, establish baseline metrics for key performance indicators (KPIs), as this allows for a more accurate comparison when the project is finished. Once it’s over, measure the financial benefits such as increased revenue, reduced costs or improved efficiency. If there’s a positive ROI, the project generated a profit, while a negative ROI means the project resulted in a loss.

7. Long-Term Project Impact

A project’s long-term impact can also determine its success. Think beyond the immediate impact of the deliverables and consider the lasting effects and value generated over time. Projects with long-term impact can enhance the organization’s reputation and credibility.

Look at project metrics that outline the project’s sustained influence, such as increased market share over several years, revenue growth, improved customer retention rates or increased employee productivity. Ideally, there will be a tracking system in place that can track these metrics over 3-5 years.

Templates to Help You Measure Project Success

Project success should be tangible, so teams need the right tools to help capture data along the way. Here are some top tools that can outline whether a project was successful.

KPI Dashboard Template

A KPI dashboard template offers a centralized and visual representation of critical project metrics such as costs, budgets, workload, labor costs, equipment utilization and more. All key project KPIs are gathered into a single dashboard to make data and trends easier to understand. Project managers and key stakeholders can reference these dashboards throughout projects to spot issues before they become detrimental and see what in the project needs to be changed.

Gantt Chart Template

A Gantt chart is one of the most essential tools to help keep project schedules on track. Another tool to measure project success is a Gantt chart template. It helps visually track project tasks and outlines the duration of the project. The visual representation of the Gantt chart’s project timeline helps spot task overlaps and potential bottlenecks. From there, make adjustments to the schedule to keep the project on track.

Stakeholder Analysis Template

A stakeholder analysis template is also integral to measuring project success as it has the details teams need to better communicate with stakeholders. As stakeholders have a vested interest in the project, it’s important to understand their expectations in order to manage them and give them the information they need throughout the project. The template has space for the project overview, basic stakeholder information, project information and commitment level.

Project Closure Template

A project isn’t successful if it isn’t closed out properly. Use a project closure template to formally finalize and close a project, capturing the essential project information for future reference. This can include general project information, deliverable acceptance, planned vs. actual budget information, resources, stakeholder satisfaction and a final project report. Reference this data as needed in future projects and use it to determine if the project was successful.

Perform a Project Evaluation at the End

When your project is over you’ll want to carry out a full and final evaluation. This could be as part of a lessons learned review, but typically it is different. A lessons learned review is where all the project stakeholders comment on what worked and what didn’t. You take away key messages and tasks to improve how projects are delivered in the future. It’s an essential part of project closure, but it isn’t a formal evaluation. You get a lot of feedback, anecdotes and stories but even the most structured lessons learned workshop generally gives you narrative rather than statistics.

Related: Lessons Learned Template

A project evaluation is about figures. The stories form part of it too, but a smaller part. During a project evaluation you look at:

• Schedule
• Quality
• Cost
• Stakeholder satisfaction
• Performance to business case

Sound familiar? Yes, it’s the same list of topics that you evaluate as you go through the project. Anything that you are going to be evaluating at the end should also be assessed during the project’s life cycle, or you risk not hitting the targets you have set for yourself.

You can include your final end-of-project evaluation in your project closure document. Note down how close you were to your original timescales, budget and quality targets. Add a few sentences to describe whether your evaluations showed that stakeholders were satisfied with the end result and also if the project met the needs described in the business case.

Software Tools for Managing Project Success

If you need help working out what’s important, project management software can help with tracking. ProjectManager has a live dashboard to monitor progress and performance. Don’t use inferior tools that make you set up your dashboard. Ours is ready to use the moment you log on. It also captures real-time data for more insightful decision-making. We calculate costs, time and more for an instant status report.

How to Use ProjectManager to Measure Success

ProjectManager is an online project management software that gives you numerous tools to track the success of your projects. Our most helpful, and visual, tools for measuring success are our real-time dashboards. Each project or project portfolio has a dashboard that displays key metrics in real time. That means that as your team updates their tasks, your project dashboard updates right before your eyes. This is great for giving stakeholders and team members a live look at your project progress.

One-Click Project Reports to Reflect Progress

Of course, it’s hard to beat a status report when it comes to measuring your success. Status reports are a staple in project management for getting a detailed look at how your project plan is unfolding.

ProjectManager lets you create status reports, and dozens of other project reports, with just one click. This can save managers so much time when it comes to paperwork, giving them more time to make impactful project decisions. These reports are key to performing a proper project evaluation as well, which is critical to see if your project really was a success after all.

Project evaluations are largely about having the right data, so you need a project management tool that can allow you to monitor your project throughout the lifecycle of your project. ProjectManager has a suite of dashboard, task, resource and reporting tools that help make evaluating your project fast and simple. Start your free trial today.

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