In der Welt der Planung gibt es keine Knappheit an Softwareangeboten, die es ermöglichen, Projekte zu planen und durchzuführen. Microsoft Planner, das Teil der Microsoft-365-Plattform ist, ist ein wichtiger Akteur im Bereich der Projektplanung und Aufgabenverwaltung.

Microsoft Planner ist ein Tool, das dabei hilft, alle Elemente eines Projekts zu erfassen und einen Projektplan mit einem Anfang, einem Mittelteil und einem Ende zu erstellen. MS Planner gehört zu einer Suite von Tools, die Microsoft Projektmanagerinnen, Projektmanagern und ihren Teams zur Verfügung stellt.

Die Wahl einer Projektmanagement-Lösung kann jedoch schwierig sein, und Microsoft Planner bildet dabei keine Ausnahme. Wie die meisten Projektmanagement-Softwares hat es Einschränkungen, darunter begrenzte Funktionalität, verwirrende Preisstufen, einen sich ständig entwickelnden Funktionsumfang und vor allem keine Unterstützung für das Microsoft-Project-Dateiformat (MPP-Dateien), sodass man diese in Planner nicht anzeigen oder bearbeiten kann.

Ist Microsoft Planner also die richtige Software für Ihre Anforderungen im Vergleich zu Microsoft Project, einem weiteren Projektmanagement-Tool von Microsoft, oder sollten Sie sich vielleicht nach einer Microsoft-Project-Alternative umsehen? Bevor Sie entscheiden, welches Tool Sie für Ihr nächstes Projekt nutzen, werfen wir einen genaueren Blick darauf, was bei Microsoft Planner gut funktioniert und was nicht.

Was ist Microsoft Planner?

Microsoft Planner ist eine Aufgabenmanagement-Software mit Kanban-Boards und To-Do-Listen. Microsoft Planner ist Teil der Microsoft-365-Plattform und dient eher als To-Do-Listen-App als als vollwertige Projektplanungssoftware, da es an Projektmanagement-Funktionen mangelt. Die Benutzeroberfläche von Microsoft Planner verwendet Aufgabenkarten in einem Kanban-Board-Layout. Es ist eine leichtgewichtige App, die sowohl auf Mobilgeräten als auch auf Desktop-Computern verwendet werden kann.

Für ein wirklich vollständiges Projektmanagement-Erlebnis benötigen Sie Software, die mehrere Werkzeuge für die Aufgabenverwaltung bietet – wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Aufgabenlisten und Kalender –, die einfach zu bedienen sind und nicht zu viel kosten. ProjectManager verfügt über diese und weitere Funktionen, um Projekte zu planen, zu terminieren und zu verfolgen.

Microsoft Planner Premium-Preispläne

Die nächste Stufe für Benutzer oder Teams, die erweiterte Projektmanagement-Funktionen benötigen.

• Planner-Plan 1: 9,40 €/Nutzer/Monat, jährlich abgerechnet
• Planner und Project Plan 3: 28,10 €/Nutzer/Monat, jährlich abgerechnet
• Planner und Project Plan 5: 51,50 €/Nutzer/Monat, jährlich abgerechnet

Was ist Microsoft Planner? Es ist ein grundlegendes Aufgabenmanagement-Tool mit Raster-, Board-, Diagramm- und Terminplan-Ansichten sowie Funktionen für Aufgaben­erstellung, Zuweisungen, Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Buckets, Bezeichnungen, Checklisten und wiederkehrende Aufgaben. Doch selbst mit diesen Upgrades bleiben die Projektmanagement-Funktionalität, Anpassung und Berichterstellung von Microsoft Planner im Vergleich zu ProjectManager begrenzt.

Unsere Software bietet mehrere Projektansichten wie Gantt-Diagramm, Liste, Board, Kalender und Tabelle sowie Aufgaben­verknüpfung über Projekte hinweg, benutzerdefinierte Felder, farbcodierte Indikatoren und Ressourcenauslastungs-Diagramme an einem Ort. Teams können Kosten verwalten, Baselines festlegen, Ressourcen ausgleichen und in Echtzeit Dashboards erhalten, ohne zwischen Apps zu wechseln. Mit AI Project Insights können Risiken identifiziert, Aufgaben neu zugewiesen und Termine eingehalten werden. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Es ist wichtig, dass Fachleute, die ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool suchen, wissen, dass es mehr Produkte gibt als Microsoft Planner. Eine Software, die alles kann, was MS Planner bietet – und mehr – ist die preisgekrönte Projekt- und Portfoliomanagement-Software ProjectManager.

Nachdem wir nun besser verstehen, was alle aktuellen Versionen von Microsoft Planner bieten, betrachten wir seine Ansichten und Funktionen im Detail.

Microsoft Planner-Ansichten

Um den Wert von Microsoft Planner besser zu verstehen, ist es wichtig, die verschiedenen Ansichten zu betrachten. Diese Ansichten ermöglichen es Teams und einzelnen Nutzern, Aufgaben aus unterschiedlichen Perspektiven zu verwalten, organisiert zu bleiben und Termine einzuhalten. Nachfolgend finden Sie eine vollständige Liste der Microsoft Planner-Ansichten einschließlich der jeweils benötigten Lizenz.

• Board-Ansicht (Basic & Premium): Ein Kanban-Layout, das Aufgaben in Buckets organisiert. Aufgaben können per Drag & Drop verschoben werden, um den Fortschritt sichtbar zu machen – besonders beliebt bei agilen Teams.
• Diagramme-Ansicht (Basic & Premium): Bietet eine visuelle Aufteilung der Aufgaben nach Status, Fälligkeit und Zuweisung. Teams können schnell den Gesamtfortschritt einschätzen und mögliche Engpässe erkennen.
• Terminplan- / Kalenderansicht (Basic & Premium): Zeigt Aufgaben anhand ihrer Fälligkeitsdaten in einem Kalenderlayout an. Diese Ansicht hilft bei der Planung rund um Deadlines und unterstützt Stakeholder beim Nachverfolgen von Meilensteinen.
• Meine Aufgaben (Basic & Premium): Eine persönliche Ansicht aller Aufgaben, die einer Person über mehrere Pläne hinweg zugewiesen sind. Aufgaben können nach Fälligkeit, Fortschritt oder Priorität sortiert werden.
• Rasteransicht (Basic & Premium): Eine tabellenartige Ansicht, die Aufgabendetails in Spalten darstellt und den Vergleich von Start- und Enddaten oder Prioritäten erleichtert.
• Zeitleistenansicht (Premium / Plan 1 und höher): Ein Gantt-ähnliches Diagramm, das Aufgaben entlang einer Zeitachse mit Start- und Enddatum abbildet. Abhängigkeiten werden unterstützt, jedoch ist es kein vollwertiges Gantt-Diagramm wie das von ProjectManager.
• Personenansicht (Premium / Plan 1 und höher): Gruppiert Aufgaben nach Teammitglied, damit Manager die Auslastung beurteilen und Aufgaben neu zuweisen können.
• Ziele-Ansicht (Premium / Plan 1 und höher): Konzentriert sich auf Projektziele und Meilensteine und stellt die Verbindung zwischen Aufgaben und strategischen Ergebnissen her.
• Portfolio-Ansicht (Project Plan 3 / 5): Ermöglicht die übergreifende Überwachung von Zeitplänen, Fortschritt und Leistung über mehrere Pläne hinweg.
• Backlog- & Sprint-Ansichten (Premium / Plan 1 und höher): Unterstützen agile Teams bei iterativer Planung, indem Aufgaben in Backlogs und Sprints strukturiert werden.
• Aufgabenverlauf-Ansicht (Premium / Plan 1 und höher): Verfolgt Änderungen an Aufgaben über die Zeit, um mehr Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.

Microsoft Planner-Funktionen

Microsoft Planner bietet eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Einzelpersonen und Teams Aufgaben verwalten, zusammenarbeiten und Termine einhalten können. Einige Funktionen sind in der Basic-Version enthalten, die mit Microsoft-365-Abonnements bereitgestellt wird, während fortgeschrittene Funktionen Premium- oder Project-Pläne erfordern. Hier ist die vollständige Liste:

• Fortschrittsverfolgung (Basic & Premium): Verfolgen des Aufgabenstatus über Diagramme, Statuskennzeichnungen und Fälligkeitsdaten.
• Integration mit Microsoft 365 (Basic & Premium): Funktioniert nahtlos mit anderen Microsoft-Projektmanagement-Tools wie Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive und To Do.
• Kommunikation & Zusammenarbeit (Basic & Premium): Kommentare hinzufügen, Dateien teilen und Diskussionen direkt an Aufgaben führen; erweitert durch Teams-Integration.
• Aufgaben gruppieren & filtern (Basic & Premium): Aufgaben nach Fälligkeit, Kennzeichnung, Priorität oder Zuweisung filtern, um schnell das Wichtigste zu erkennen.
• Kollaboratives Aufgabenmanagement (Basic & Premium): Alle zugewiesenen Aufgaben über „Meine Aufgaben“ einsehen; Teammitglieder können Dateien anhängen und Notizen hinzufügen.
• Mehrfachzuweisung (Basic & Premium): Eine Aufgabe mehreren Personen zuweisen, um gemeinsame Verantwortung sicherzustellen.
• Gastzugriff (Basic & Premium, mit IT-Freigabe): Externe Benutzer wie Auftragnehmer oder Lieferanten mit eingeschränktem Zugriff einladen, wenn Gastfreigaben in Microsoft 365 aktiviert sind.
• Outlook-Integration (Basic & Premium): Planner-Pläne als iCalendar-Feed in Outlook-Kalender integrieren, um Deadlines zu synchronisieren.
• E-Mail-Benachrichtigungen (Basic & Premium): Benachrichtigungen bei Aufgabenaktualisierungen, neuen Zuweisungen und bevorstehenden Fälligkeiten.
• Wiederkehrende Aufgaben (Basic & Premium): Wiederkehrende Aufgaben einrichten, um Routinearbeiten zu automatisieren.
• Anhänge & Bezeichnungen (Basic & Premium): Dateien, Bilder und farbcodierte Etiketten für bessere Struktur hinzufügen.
• Pläne exportieren & kopieren (Basic & Premium): Plandaten nach Excel exportieren und bestehende Pläne duplizieren, um Strukturen zu wiederverwenden.
• Benutzerdefinierte Felder (Premium / Plan 1 und höher): Eigene Datenfelder hinzufügen, um Planner an Projekterfordernisse anzupassen.
• Abhängigkeiten & Kritischer Pfad (Premium / Plan 1 und höher): Aufgaben verknüpfen, Abhängigkeiten darstellen und kritische Vorgänge im Projektzeitplan hervorheben.
• Meilensteine (Premium / Plan 1 und höher): Wichtige Ereignisse oder Liefergegenstände markieren, um Fortschritt besser zu messen.
• Backlogs & Sprints (Premium / Plan 1 und höher): Agile Arbeitsweise mit Backlog- und Sprint-Ansichten unterstützen.
• Ziele (Premium / Plan 1 und höher): Aufgaben auf strategische Ziele ausrichten und den Zielerreichungsgrad verfolgen.
• Aufgabenverlauf (Premium / Plan 1 und höher): Änderungen an Aufgaben nachvollziehen, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu verbessern.
• Portfolios (Project Plan 3 / 5): Projekte übergreifend mit Portfolio-Dashboards und konsolidierten Berichten steuern.
• Erweitertes Reporting (Project Plan 3 / 5): Umfangreichere Analysen, Dashboards und anpassbare Berichte für einzelne oder mehrere Projekte.
• Enterprise-Ressourcenmanagement (Project Plan 5): Arbeitslasten über mehrere Projekte hinweg mit fortgeschrittener Ressourcenzuteilung ausgleichen.

Wofür wird Microsoft Planner verwendet?

Aus der Sicht des Projektmanagements können die Kanban-Boards von Microsoft Planner Projektmanagerinnen, Projektmanagern und ihren Teams dabei helfen, Pläne zu erstellen und Aufgaben zuzuweisen. Außerdem gibt es eine Chatfunktion zur Förderung der Zusammenarbeit sowie grundlegende Aufgabenverfolgungs-Diagramme, die den Fortschritt anzeigen.

Man kann es als eine Möglichkeit betrachten, Teams und Aufgaben zu organisieren – ähnlich wie mit Apps wie Slack und Trello. Microsoft positioniert dieses Aufgabenmanagement-Tool für eher gelegentliche Nutzer, die persönliche Projekte umsetzen möchten. Für professionelle Projektmanagerinnen und Projektmanager kann MS Planner als Einstieg in Microsoft Project, Teams und SharePoint dienen.

Verwandt: Microsoft Project vs. Microsoft Planner: Detaillierter Vergleich

Vor- und Nachteile der Verwendung von Microsoft Planner

Microsoft Planner ist ein geeignetes Aufgabenmanagement-Tool für einfache Projekte, weist jedoch deutliche Schwächen im Projektmanagement auf. Im Vergleich zu anderer Projektmanagement-Software treten Probleme deutlicher zutage. Hier sind einige Vor- und Nachteile von Microsoft Planner.

Vorteile von Microsoft Planner

• Schneller Einstieg durch eine benutzerfreundliche Kanban-Board-Oberfläche – vereinfacht das Onboarding für Teams.
• E-Mail-Benachrichtigungen in der Microsoft Planner-App helfen dabei, die Aufgabenliste im Blick zu behalten und keine Deadlines zu verpassen.
• Alle benötigten Informationen zur Zusammenarbeit, Verwaltung und Fertigstellung von Aufgaben befinden sich an einem Ort – inklusive Aufgabenkarte, Checkliste, Labels und Kommentaren.
• Die Projektkalenderansicht ermöglicht flexible Terminplanung.
• Microsoft Planner unterstützt wiederkehrende Aufgaben, was Zeit spart – sowohl in Projekten als auch im Programm- und Portfoliomanagement.
• Alle Aufgaben Ihres Teams einsehen, um Arbeitslast besser zu managen und Fortschritt zu verfolgen.
• Für jede Planung steht eine eigene Outlook-E-Mail zur Verfügung – für bessere Organisation der Projektkommunikation.
• Die Microsoft Planner-App integriert sich vollständig in Office 365.

Nachteile von Microsoft Planner

• Ohne ein vollwertiges Gantt-Diagramm können abhängige Aufgaben nicht richtig verknüpft, Meilensteine nicht gesetzt und Aufgaben nicht chronologisch auf einer Zeitachse dargestellt werden.
• Microsoft Planner erlaubt keinen direkten Import von MPP-Dateien aus Microsoft Project. Der einzige Umweg besteht darin, die Datei zunächst in Microsoft Project zu öffnen und Aufgaben anschließend manuell in Planner zu übertragen oder zu exportieren.
• Es gibt keine native Aufgabenlistenansicht in Microsoft Planner – diese ist nur über die Integration mit Microsoft To Do verfügbar.
• Sogar in der Premium-Version sind Abhängigkeiten im Vergleich zu vollwertiger Projektmanagement-Software sehr eingeschränkt.
• Es gibt keine Funktion für Risikomanagement, was die Identifikation und Steuerung möglicher Probleme erschwert.
• Die Reporting-Funktionen im Planner Hub sind eingeschränkt – nur einfache Diagramme zu Status und Fälligkeiten, jedoch keine anpassbaren Berichte.
• Es gibt keine Zeiterfassung, wodurch Terminplanung und Fortschrittskontrolle erschwert werden.
• Dashboards sind außerhalb des Projektteams nicht zugänglich, wodurch ein wichtiges Werkzeug für Stakeholder-Updates fehlt.
• Es können in der Board-Ansicht keine mehreren Checklisten pro Aufgabe erstellt werden.
• Keine Möglichkeit, die Team-Auslastung und Ressourcenverteilung auf derselben Seite einzusehen oder anzupassen. Diese Funktion ist nur in Planner Premium verfügbar – gegen Aufpreis.
• Kein Portfoliomanagement, keine Portfolio-Roadmaps und keine Dashboards – es lässt sich immer nur ein Projekt zur gleichen Zeit verwalten.
• Keine Verfügbarkeitsprüfung für Teammitglieder – Aufgabenplanung ist erschwert, da unklar ist, wer Kapazitäten hat.
• Wenig Möglichkeiten zur Anpassung von Aufgabenfeldern in Basic; benutzerdefinierte Felder nur in Premium.
• Projektmanager können geplante vs. tatsächliche Werte in Basic und Premium nicht vergleichen (nur in Project-Plänen).

ProjectManager ist die beste Microsoft Planner-Alternative

Wenn Sie nach einer Software wie Microsoft Planner suchen, aber mehr Funktionen und leistungsfähigere Projektmanagement-Tools benötigen, probieren Sie ProjectManager aus. Es bietet dieselben Funktionen wie Microsoft Planner – mit dem zusätzlichen Vorteil robuster Projektmanagement-Funktionalitäten.

Mehr Funktionen für Planung & Terminierung

Es ist, als würde man das leistungsstarke Kanban-Board von Microsoft Planner nehmen und Gantt-Diagramme, Echtzeit-Dashboards und umfassende Kollaborationstools hinzufügen – für ein komplett integriertes Projektmanagement-Erlebnis. ProjectManager ist Online-Software, wodurch Aktualisierungen in Echtzeit erfolgen. Selbst große Remote-Teams werden zu einem besseren Preis unterstützt.

Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche ist keine Schulung erforderlich. In Business- und Enterprise-Plänen sind Onboarding-Gebühren bereits enthalten. So kann Ihr Team schnell produktiv arbeiten. Außerdem steht ein erstklassiger Kundensupport zur Verfügung.

Leistungsstarke Ressourcenmanagement-Tools

ProjectManager verfügt über fortschrittliche Funktionen zur Ressourcenzuteilung, die in mehreren Projekten eingesetzt werden können. Mit Kapazitätsplanung können Manager prüfen, ob ihr Team weitere Arbeit übernehmen kann. Beim Onboarding werden Fähigkeiten und Verfügbarkeiten wie Urlaub, PTO und globale Feiertage erfasst, um eine optimale Aufgabenverteilung zu ermöglichen. Microsoft Planner bietet ein Aufgabenboard – dieses reicht jedoch bei weitem nicht an die Gantt-Diagramme von ProjectManager heran, mit denen Ressourcen in Echtzeit geplant, verwaltet und überwacht werden können.

Echtzeit-Dashboards & Berichte zur Projektverfolgung

Unsere Tracking- und Reporting-Tools lassen Microsoft Planner deutlich hinter sich, das sich stärker auf Aufgabenverwaltung und einfaches Reporting konzentriert. Wer den vollständigen Überblick braucht, kann auf das Echtzeit-Projekt- und Portfoliodashboard wechseln. Sobald im Gantt eine Baseline gesetzt ist, sammelt das Dashboard automatisch Live-Daten zu Kennzahlen wie Zeit, Kosten, Arbeitslast und mehr – für einzelne oder mehrere Projekte. Für tiefere Analysen stehen anpassbare Berichte bereit, die sowohl detaillierte Einblicke für Teams als auch übersichtliche Updates für Stakeholder bieten.

Microsoft Planner FAQ

Die Wahl des richtigen Aufgabenmanagement-Tools zur Verwaltung der Teamarbeit ist eine wichtige Entscheidung für Projektmanagerinnen, Projektmanager oder Teamleitungen. Hier sind einige häufige Fragen zu Microsoft Planner, um mehr über diese Software zu erfahren.

Können MPP-Dateien in Microsoft Planner importiert werden?

Nein, MPP-Dateien können in Microsoft Planner nicht geöffnet, angezeigt oder bearbeitet werden. Wenn Sie mit MPP-Dateien arbeiten müssen, benötigen Sie Microsoft Project oder ein kompatibles Tool wie ProjectManager, bevor Aufgaben manuell in Planner nachgebildet werden.

Ist Microsoft Planner kostenlos?

Microsoft Planner ist nicht kostenlos. Es ist Teil der Microsoft-365-Plattform und in Business-, Education- und Enterprise-Abonnements verfügbar.

Ist Microsoft Planner dasselbe wie Microsoft Project?

Microsoft Planner und Microsoft Project klingen ähnlich, dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken. Microsoft Planner konzentriert sich auf Aufgabenmanagement und Planung, während Microsoft Project ein breiteres Spektrum an Projektmanagement-Funktionen bietet.

Ist Microsoft Planner ein Projektmanagement-Tool?

Microsoft Planner ist ein grundlegendes Projektmanagement-Tool, das auf Kanban-Boards und To-Do-Listen basiert. Diese Einfachheit kann für Einsteigerinnen und Einsteiger geeignet sein, es fehlen jedoch Funktionen, um als vollwertige Projektmanagement-Software zu gelten.

Ist Microsoft Planner eine Desktop-App?

Microsoft Planner ist eine webbasierte App innerhalb der Microsoft-365-Suite. Es gibt keine dedizierte Desktop-Anwendung.

ProjectManager kann noch viel mehr für Sie tun – sowohl in großen als auch in kleinen Projekten. Die Software ist leistungsstark und gleichzeitig einfach zu bedienen, egal ob Sie ein Projekt, ein Programm oder ein Portfolio verwalten. Starten Sie noch heute mit der Planung Ihres nächsten Projekts in ProjectManager über die kostenlose 30-tägige Testversion.